慈善组织档案管理规范.docxVIP

T/ZCLXXX—XXXX

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慈善组织管理规范

1范围

本标准规定了慈善组织档案的分类代码、管理原则、制度建设、收集整理、鉴定销毁、存储保管、开发利用和信息化建设要求。

本标准适用于慈善组织档案的技术管理。

2规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T9705文书档案案卷格式GB/T11821照片档案管理规范

GB/T11822科学技术档案案卷构成的一般要求

GB/T17678.1CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求GB/T18894电子文件归档与管理规范

DA/T1档案工作基本术语

DA/T2科学技术研究课题档案管理规范

DA/T12全宗卷规范

DA/T13档号编制规则

DA/T15磁性载体档案管理与保护规范DA/T18档案著录规则

DA/T22归档文件整理规则

DA/T31纸质档案数字化技术规范

DA/T32公务电子邮件归档与管理规则DA/T62-2017录音录像档案数字化规范DA/T63录音录像类电子档案元数据方案JGJ25档案馆建筑设计规范

3术语和定义

DA/T1确立的及下列术语和定义适用于本文件。3.1

慈善组织档案archivesofcharitableorganization

慈善组织在开展慈善服务和管理过程中形成的有保存与应用价值的各种形式的原始纪录。

3.2

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档案管理archivesmanagement

档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、开发和利用等活动的统称。

4分类代码

4.1分类

慈善组织档案应按照DA/T13和DA/T22给出的规则和慈善组织开展业务情况进行分类。慈善组织档

案的类别可分为：

——募捐档案；——项目档案；——活动档案；——会议档案；——科研档案；——文书档案；——人事档案；——会计档案；——照片；

——录音；

——录像；

——数据；

——邮件；

——网页；

——实物档案；——其他档案。

4.2代码

各类慈善组织档案的代码用字母表示。

档案类别

代码

档案类别

代码

募捐档案

MJ

项目档案

XM

活动档案

HD

会议档案

HY

科研档案

KY

文书档案

WS

人事档案

RS

会计档案

KJ

照片

ZP

录音

LY

录像

LX

数据

SJ

邮件

YJ

网页

WY

实物档案

SW

其他档案

QT

5管理原则

5.1真实性原则

慈善组织档案的收集应真实、可靠。

5.2规范性原则

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慈善组织档案的整理应规范、有序。

5.3安全性原则

慈善组织档案的保管应安全、可靠。

5.4准确性原则

慈善组织档案的鉴定应准确、及时。

5.5实用性原则

慈善组织档案的开发应实用、可行。

5.6便捷性原则

慈善组织档案的利用应便捷、高效。

6制度建设

6.1文件归档制度

慈善组织在制定档案管理办法的同时，应制定文件归档制度，明确文件归档范围、保管期限、归档时间、归档程序、归档文件质量要求及有关措施。

6.2档案鉴定制度

慈善组织应制定档案鉴定制度，明确档案鉴定工作的组织、职责、原则和方法。

6.3档案保管制度

慈善组织应制定档案保管制度，明确各类档案保管条件、保管方式、档案清点检查办法、受损档案修复处置、档案进库、档案出库和库房管理要求。

6.4档案统计制度

慈善组织应制定档案统计制度，明确档案统计范围、统计内容、统计频次、统计手段、统计要求和统计数据分析方法。

6.5档案开发制度

慈善组织应制定档案开发制度，明确档案研究开发的方式方法和开发成果的表现形式。

6.6档案利用制度

慈善组织应制定档案利用制度，明确档案提供利用的途径、查阅档案的范围权限和审批手续和档案利用要求及注意事项。

6.7档案保密制度

慈善组织应制定档案保密制度，明确档案密级和档案工作人员应承担的保密责任及奖惩办法。

7收集整理

7.1文件形成

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7.1.1慈善组织应编制本单位《文件材料归档范围明细和保管期限》并提出归档材料技术要求。

7.1.2文件材料应采用耐久、可靠、满足长期保存需求的记录载体。

7.1.3会计、文书和人事档案的形成从其专门规定。

7.2文件收集

7.2.1慈善组织各文件形成部门应及时收集各岗位工作的文件材料，对归档文件材料进行登记。

7.2.2各部门形成的