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人事档案管理制度及规范

1目的

现代企业竞争中，档案机密是企业机密的一部分，对人事档案进行妥善保管，

能有效地保守机密；同时为了规范人事档案管理工作，提高档案管理水平，有效

地保护和利用档案，使之科学化、规范化、制度化，在企业经营活动中充分发挥

人事档案的作用，更好地为爱迪特各项工作服务，特制定本管理制度规范。

2适用范围

适用于爱迪特所有员工。

3职责

3.1行政部负责编制、修改和完善人事档案管理制度与实施规范；负责本公司人

事档案管理的组织实施及检查、监管工作。

3.2人事档案管理实行专员责任制，对档案实行密级管理，由人事专员负责保管

与整理；人事专员负责执行本制度，按要求分级建立规范的人事档案，负责公司

所有员工的人事档案管理工作。

4人事档案分类

4.1员工档案按类别、按部门进行存放。

人事档案

员工档案转正人员劳动合同文书档案

（其他人事材料）

应聘者档案在职员工档案离职员工档案

储备通过淘汰试用期正式员工试用期离职转正后离职

4.2人事档案分为员工档案、转正人员劳动合同、文书档案。

4.2.1员工档案分为：应聘者档案、在职员工档案、离职员工档案。

4.2.1.1应聘者档案（下设三个大类：储备人员、面试通过人员、淘汰人员）分

为：员工应聘登记表、应聘者个人简历（非必要）、销售人员笔试题、外贸英语

笔试题、质检笔试题。

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4.2.1.2在职员工档案分为：试用期员工档案、正式员工档案。

4.2.1.2.1试用期员工档案分为：人事证件档案、入职须知、保密协议、诚信承诺

书、知识产权承诺书（非所有人员）、职工备案表、试用期劳动合同、实习生协

议（非所有人员）。

4.2.1.2.1.1人事证件档案分为：两张一寸照片、身份证复印件、毕业证复印件、

学位证复印件、工行银行卡复印件、资格证书复印件（非必要）、在校成绩单复

印件（非必要）、培训或专业技术情况的材料复印件（非必要）、员工创造发明

或科研成果或译著或有重大影响的论文等相关证明复印件（非必要）、所获奖励

材料复印件（非必要）、其他可以证明能力的材料复印件（非必要）、其它可供

参考或有保留价值的材料复印件（非必要）。

4.2.1.2.2正式员工档案分为：转正申请表、员工调查表、转正谈话表。

4.2.1.3离职员工档案（下设两个大类：试用期离职、转正后离职）分为：辞职

信（非必要）、员工离职表、工作交接表、离职人员保密责任确认书。

4.2.2转正人员劳动合同分为：劳动合同书、劳动合同变更（补充）协议。

4.2.3文书档案（其他人事材料）分为：商业机密确认函、员工培训相关资料、

员工绩效考核资料、招聘结果汇总表、员工花名册、人力资源规划或相关计划、

月度考勤结果、社会保险缴纳证明、员工职务任（免）命书、职位调动通知、奖

惩记录、其他人事政策性通知及资料等。

5人事档案密级

5.1档案密级按照重要程度和秘密程度划分，分为秘密级、机密级、绝密级。

a.秘密级