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山西公司会议管理制度

第一章总则

第一条目的。加强会议管理，规范会议秩序，保证会议质量，提高工作效率，从严控制会议费用。

第二条适用范围。本制度适用于公司组织召开的会议。

第二章会议管理原则及分类

第三条计划管理原则。加强会议的计划管理，编制会议计划，报总经理审定，并严格按计划组织实施。

第四条精简原则。从严控制会议数量，精简各类会议。

第五条规范原则。组织召开会议必须严格执行会议管理程序，明确部门职责，严格执行有关标准。

第六条节俭原则。从简办会，严格控制会议成本。

第七条会议分类。根据会议的重要程度，将公司会议分为一级会议、二级会议和三级会议。

（一）一级会议

1.公司的综合性会议，包括董事会、党委会议、总经理办公会、月度工作例会、年度工作会议、年中工作会议、领导班子成员碰头会等。

2.公司领导出席的向公司、市级及以上政府部门的汇报会。

3.公司党委书记、总经理出席的重要会议。

4.经公司总经理授权、由公司副职领导主持召开的重要会议。

（二）二级会议

1.公司领导出席的专业会议或学术会议。

2.公司领导出席的向公司总部汇报工作的汇报会。

3.集团公司总部部门组织召开的电视电话会议。

4.公司领导召集分管部门召开的会议。

（三）三级会议。各部门主持召开的各类会议。

第三章职责

第八条办公室是公司会议的归口管理部门，负责组织编制公司会议计划，审核一级、二级会议的会议方案，负责组织公司综合性会议的会务工作。

第九条每个会议必须明确主办部门。主办部门负责起草会议方案、会议通知，负责会议的组织实施、会议记录、起草会议纪要、督办会议决定事项。

（一）办公室为一级会议和所对应专业会议的主办部门。

（二）对口业务部门为二级、三级会议的主办部门。

第四章会议流程

第十条起草会议方案。大中型会议（50人以上参加）必须制定会议方案，由主办部门负责起草。会议方案一般应包括会议名称、会议任务、会议内容、会议议程、时间、地点、参会人员、筹备工作分工、经费预算等。

第十一条会议方案的审批

（一）一级会议方案经办公室审核后，报总经理审批。

（二）二级会议方案由主办部门起草，经办公室审核后，报公司分管领导审批。

（三）三级会议方案由主办部门自行起草和审核。

第十二条会议通知。主办部门根据审定的会议方案起草会议通知。会议通知一般应包括会议名称、时间、地点、参加人员、报到时间、会期和报名回执等内容。

（一）一级会议通知由办公室审核下发。公司内会议通知一般不行文，主要通过OA系统发布。

（二）二级会议通知经办公室审核，确认会议时间不会与公司一级会议和领导行程发生冲突后由主办部门发布。

（三）三级会议通知由主办部门审核和发布。

第十三条会议文件

（一）会议文件一般包括公司领导主持词、讲话稿、汇报材料、交流材料、会议日程安排、提交会议讨论的文件稿等。

（二）会议主办部门负责起草会议文件。

1.一级会议的公司领导讲话稿和主持词经办公室审核后，报公司领导审批。提交会议讨论的文件稿、大会交流材料经办公室审核后，报公司分管领导审批。重要文件或讲话稿须经公司党委会或总经理办公会议讨论通过。

2.二级会议的公司领导讲话稿、主持词，报出席会议公司领导审定,其它会议文件由主办部门负责审核。

（三）需要形成会议纪要或备忘录的，由主办部门起草完成。一、二级会议的纪要原则上会后3天内完成起草、送签。其它会议的纪要按参加会议的公司领导要求完成并送签。

（四）需要对外宣传的，宣传稿件由会议主办部门撰写，经公司分管领导审核后对外报出。

第十四条会务工作

（一）大型会议的会务工作包括布置会场、制作会议证件和报名等会前准备工作；包括签到、入场、会议记录、分组讨论、会场秩序管理和后勤服务、会间宣传报道等会间会务工作；包括会后宣传报道、会务总结、会议纪要、费用结算、会议决议和决定事项的督办等会后工作。

（二）主办部门负责会议的会务工作。其他相关部门应予以配合。

（三）原则上三级会议由主办部门自行负责会务工作。

（四）小型会议（50人以下）原则上在公司会议室召开。会议室由办公室统一管理。各部门使用会议室，应按会议室管理办法向办公室预约。

（五）大、中型会议在协议宾馆会议室召开，由办公室统一联系协调。

第五章会议费用

第十五条会议费用包括印制会议文件资料、布置会场、宣传、住宿、用餐等发生的费用。

第十六条办公室归口管理会议经费。大中型会议的费用按照审批的会议预算严格控制，会议费用报销按着财务有关规定执行。

第六章附则

第十七条本办法由铁路公司办公室负责解释。