办公室-公文流转管理制度.docxVIP

PAGE

1-

办公室-公文流转管理制度

一、总则

(1)为规范公司公文处理工作，确保公文的质量和效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。

(2)本制度适用于公司内部所有公文，包括但不限于通知、报告、请示、函件、纪要等。公文是公司进行信息交流、决策指挥、工作协调的重要手段，对保障公司正常运营和各项业务发展具有重要意义。

(3)本制度旨在明确公文的管理职责、流程、格式要求及监督检查机制，加强公文规范化管理，提高公文处理效率，确保公文安全、准确、及时地传递和归档，促进公司管理水平的提升。

二、公文分类及格式

(1)公司公文根据内容性质、紧急程度、涉密程度等因素，分为以下几类：一般公文、重要公文、紧急公文、秘密公文和机密公文。其中，一般公文占公司公文总数的60%，重要公文占20%，紧急公文占10%，秘密公文和机密公文各占5%。

(2)公文格式方面，公司公文统一采用A4纸，双面打印，左侧装订。标题居中，字体为黑体二号字，副标题左对齐，字体为宋体三号字。正文内容分为一级标题、二级标题和三级标题，分别采用黑体三号字、黑体四号字和黑体五号字。正文行间距为1.5倍行距，每页页边距上、下、左、右分别为2.54厘米。

(3)以2022年度为例，公司共发布各类公文500份，其中通知类公文占80%，报告类公文占15%，请示类公文占5%。在格式方面，发现存在标题不规范、字体不统一、页边距不符合要求等问题，整改后合格率达到95%。通过加强公文格式管理，有效提升了公司公文的整体质量。

三、公文流转程序

(1)公文流转程序分为拟稿、审核、签发、分发、承办、回复、归档等环节。拟稿阶段，由公文拟稿人根据工作需要，起草公文，确保公文内容准确、完整、简洁。审核阶段，由部门负责人对公文内容进行初步审核，确保符合公司政策、法律法规及公司规章制度。签发阶段，由公司领导对审核通过的公文进行签发，确定公文正式生效。

(2)分发环节，由文书工作人员根据签发后的公文，按照收文单位、负责人进行分类，并通过公司内部邮件系统或直接送达的方式发送给相关责任人。承办环节，收文单位负责人组织相关部门对公文内容进行研究，提出处理意见，并在规定时间内完成回复。回复环节，承办部门将处理结果以书面形式回复至发文单位，确保问题得到及时解决。

(3)归档环节，公文办理完毕后，由文书工作人员对公文进行整理、归档。归档要求按照公文类别、年份、编号等进行分类，确保档案完整、有序。同时，建立公文档案查询系统，方便相关人员查询和调阅。此外，公司每年对公文流转情况进行总结，分析存在的问题，提出改进措施，以持续优化公文流转程序，提高工作效率。

四、公文处理及归档

(1)公文处理应遵循“及时、准确、保密”的原则。收文后，文书工作人员需在第一时间进行登记，并按照公文分类进行分拣。对于紧急公文，需立即通知相关部门负责人。公文处理过程中，应确保公文内容不外泄，对于涉及保密内容的公文，必须严格按照国家保密法律法规执行。

(2)公文归档工作应遵循“集中管理、分类存放、方便查阅”的原则。所有公文在办理完毕后，应按照规定的格式和顺序进行整理，包括公文标题、文号、收发日期、办理情况等。归档文件应分类存放，一般分为永久、长期、短期三种保管期限。对于不同保管期限的公文，应采取不同的保管措施，确保档案的安全和完整。

(3)归档后的公文，应建立完善的档案查询系统，方便相关人员查询和调阅。文书工作人员需定期对档案进行清理，对破损、遗失的公文及时补办。同时，公司应定期组织档案检查，对档案管理情况进行评估，确保公文处理及归档工作的规范性和有效性。对于违反公文处理及归档规定的行为，公司将依法依规进行处理，以维护公司档案的权威性和严肃性。

五、监督与考核

(1)公司设立公文管理监督小组，负责对公文处理及归档工作进行监督和检查。监督小组由公司领导、相关部门负责人和文书工作人员组成，定期召开会议，研究解决公文管理中的问题。监督小组对公文处理流程、格式规范、保密要求等方面进行严格审查，确保公文处理工作的规范性。

(2)考核方面，公司将公文处理及归档工作纳入年度绩效考核体系。考核内容包括公文处理效率、公文质量、保密程度、归档及时性等方面。具体考核指标包括：公文处理平均时间、公文质量合格率、保密公文处理无泄密事件、归档文件完整性等。考核结果将作为员工晋升、评优的重要依据。

(3)对于公文处理及归档工作中的优秀个人和团队，公司将给予表彰和奖励，以提高员工的责任感和荣誉感。同时，对违反公文处理及归档规定，导致公文内容泄露、处理失误等行为的个人或部门，公司将依法依规进行处理，包括通报批评、经济处罚、取消评优资格等。通过监督与考核机制的建立，确保公文处理及归档工作的规范性和高效性，促进公司管理水平的持续提升。