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神华集团人事档案管理制度(试行)

第一章总则

第一章总则

(1)本制度旨在规范神华集团人事档案的管理工作，确保人事档案的真实性、完整性和安全性，为集团人力资源管理提供准确、及时的信息支持。

(2)本制度适用于神华集团及其各级子公司、分支机构、所属单位中所有员工的人事档案管理。人事档案包括员工的基本情况、工作经历、培训经历、考核评价、奖惩情况等。

(3)神华集团人事档案管理工作遵循以下原则：坚持党管干部原则，保证人事档案的真实性和可靠性；坚持依法管理原则，遵循国家有关档案管理的法律法规；坚持科学管理原则，运用现代技术手段，提高档案管理效率；坚持保密原则，确保人事档案的安全。

(4)集团人力资源部负责本制度的制定、修订和解释，指导、监督和检查全集团的人事档案管理工作。

(5)各级人力资源部门是本制度实施的责任主体，应明确分管领导和责任人，建立健全档案管理规章制度，落实档案管理责任。

(6)员工应自觉遵守本制度，按时提交相关资料，确保人事档案的准确性、完整性和有效性。

(7)人事档案管理工作应与其他人力资源管理环节相衔接，实现人事信息资源共享，提高人力资源管理水平。

第二章人事档案管理范围和原则

第二章人事档案管理范围和原则

(1)神华集团人事档案管理范围包括员工入职、在岗、离职等各个阶段形成的各类人事文件，涵盖员工个人信息、教育背景、工作经历、薪酬福利、绩效考核、培训发展、奖惩记录等。

(2)人事档案管理应遵循真实性原则，所有档案材料必须真实反映员工情况，不得伪造、篡改、虚报；遵循完整性原则，确保档案材料的齐全和连续性，防止遗漏和破损；遵循安全性原则，采取有效措施防止档案丢失、泄密和损坏。

(3)神华集团人事档案管理原则包括：坚持集中统一管理，明确管理职责，实行分级负责；坚持标准化管理，规范档案分类、编号、装订、保管等流程；坚持信息化管理，利用现代信息技术提高档案管理的效率和质量；坚持服务原则，确保档案为人力资源管理决策和员工个人提供有效服务。

第三章人事档案的收集、整理和归档

第三章人事档案的收集、整理和归档

(1)人事档案的收集是档案管理的基础环节，应遵循及时、准确、完整的原则。员工入职时，需提交身份证、学历证明、工作经历等相关材料。在岗期间，应及时更新员工信息，包括工作调动、岗位变动、考核结果等。离职员工需提交离职证明、社会保险缴纳证明等材料。收集过程中，需对材料进行核实，确保信息的准确性。

(2)人事档案的整理是档案管理的关键环节，按照档案管理规范进行分类、编号、装订。档案分类应遵循档案内容性质、形成时间、保管期限等因素，确保档案的有序性。编号规则应统一，便于查询和管理。装订时应使用标准档案盒，按照档案规格进行整理，保证档案整洁、便于翻阅。整理过程中，需对档案内容进行审核，剔除无关材料，确保档案的纯净性。

(3)人事档案的归档是档案管理的重要环节，归档工作应在员工离职后进行。归档时，应按照档案分类、编号、装订等要求，将档案整理成册，并填写归档登记表。归档登记表应包括档案名称、编号、形成单位、保管期限等信息。归档完成后，由档案管理员对档案进行验收，确保归档档案的完整性和准确性。档案验收合格后，应及时入库，实行集中统一保管。

第四章人事档案的保管、利用和销毁

第四章人事档案的保管、利用和销毁

(1)人事档案的保管是确保档案安全的重要环节。神华集团设立了专门的档案库房，库房面积达到1000平方米，配备了温湿度自动控制系统，确保档案在适宜的环境中保存。库房内实行24小时监控，配备专业保管人员，每年对档案进行两次全面检查，防止虫蛀、霉变等问题。例如，2022年度检查中，共发现并处理了10起档案损坏事件，及时避免了档案信息的丢失。

(2)人事档案的利用是档案管理的核心目的。神华集团建立了一套完善的档案查询系统，实现了档案的电子化和信息化管理。员工可通过内部网络查询自身档案，人力资源部门也可根据工作需要快速检索档案信息。据统计，2023年前三个月，档案查询系统共接待查询请求500余次，有效支持了人力资源管理决策。例如，在一次员工晋升评审中，人力资源部门通过档案查询系统迅速找到了相关员工的详细工作记录，为评审提供了重要依据。

(3)人事档案的销毁是档案管理的重要环节，需严格按照国家相关法律法规和集团规定执行。神华集团每年对到期档案进行销毁前，会成立专门的销毁工作小组，对档案进行严格审查，确保销毁档案符合规定。销毁过程中，采用专业的碎纸机对纸质档案进行粉碎，同时将电子档案进行格式转换和加密处理，确保档案信息不被泄露。例如，2022年度共销毁过期档案1000余卷，涉及员工档案信息20,000余条，整个过程得到了员工和相关部门的认可。