华夏物流公司档案管理办法.docxVIP

华夏物流公司档案管理办法

总则

第一条为规范华夏物流公司(以下简称“华夏物流公司”或“公司”)档案工作，加强档案业务建设,不断提高档案管理水平,更好地贯彻党和国家档案法规和方针政策以及上级要求，为华夏物流公司的生产经营和管理发展服务，制定本办法。

第二条华夏物流公司档案是指华夏物流公司本部及所属各单位在生产经营和管理等活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、不同载体的历史记录，包括纸质档案、电子档案、照片档案、磁性载体档案和实物档案等。

第三条本办法适用于华夏物流公司本部和所属各单位。

第二章管理机制和要求

第四条华夏物流公司办公室归口管理华夏物流公司档案工作，对华夏物流公司本部及所属各单位档案工作实行统筹规划、组织协调和监督指导。主要职责如下：

（一）贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和法律、法规以及上级规章制度，建立健全华夏物流公司档案工作的各项管理制度，并对执行情况实施监督和检查。

（二）编制华夏物流公司档案工作发展规划和工作计划，统一部署、组织实施。

（三）对华夏物流公司所属各单位档案管理工作进行监督、检查和业务指导。

（四）负责华夏物流公司本部档案统计报表的编制及所属二级单位档案统计年报的汇总上报工作。

（五）负责华夏物流公司档案信息的开发和利用工作，负责管理华夏物流公司档案的对外公布工作。

（六）负责组织协调并指导各单位档案科研、档案保护、档案宣传及档案干部的教育培训工作。

（七）负责华夏物流公司本部的档案管理和档案信息化建设工作，对华夏物流公司本部各部门文件材料的形成、收集、整理和归档工作进行监督、检查和指导，为华夏物流公司各项业务提供档案利用服务。

第五条本部各部门及各单位必须依据《档案法》的规定，坚持“三纳入”、“四参加”、“四同步”制度，把档案工作纳入发展规划和年度计划，为档案工作发展创造良好条件。

（一）“三纳入”：将档案工作纳入工作计划和发展规划；纳入生产、技术管理各个环节；纳入领导和工作人员的岗位责任制。

（二）“四参加”：档案人员参加生产、项目招投标等重要会议；参加科研成果鉴定和基建项目竣工验收；参加合同会签与工程项目付款会签；参加重要仪器、设备的开箱验收。

（三）“四同步”：下达工程计划任务与提出技术文件材料归档要求同步；检查计划进度与检查文件材料形成情况同步；验收项目工程、鉴定科研成果与验收档案同步；上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员晋级考核与档案部门出具专题归档情况证明材料同步。

第六条各级领导要重视、支持档案管理工作。华夏物流公司本部及各单位应根据《中华人民共和国档案法》和国家档案局颁布的档案馆人员编制标准和上级有关规定，配备适应档案工作需要的专职和兼职档案人员，保证档案人员的待遇、保持档案机构和工作人员的相对稳定。各单位要将档案工作经费列入本单位的财务预算，按着有关规定的要求每年按比例安排一定数额的经费，保证档案工作的正常开展和现代化建设需要。

第七条各级档案人员应具备规定的专业技术职称和工作能力，政治上可靠，业务上合格。

第八条华夏物流公司本部及各单位档案工作必须严格遵守国家和集团公司有关保密的规定，加强对各个环节的管理，严防泄密事故的发生。

第三章文件材料的归档要求

第九条归档范围、要求

（一）凡在科研、生产、建设、经营管理等各项工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，均应由文件材料形成部门向档案部门归档。各级领导和承办人员办理完毕的文件材料应及时交有关部门整理、立卷，任何单位和个人不得据为己有。

（二）因公出国学习考察和外出参加重要会议所形成的文件材料，应由当事人在考察活动和会议结束后及时归档。

（三）文件材料归档时，将文件的电子版本或缩微品与纸质版本同时归档，电子文件的收集与整理按国家有关标准执行。

（四）纸质版本文件材料归档一份(科技档案两份)，重要的、使用频繁的和有专门需要的可按需求增加份数。

（五）归档要求：完整、准确、系统；归档清单一式两份由单位分管领导审核签字，方能办理交接手续。

第十条归档时间

本部各部门及所属各单位形成的文件材料(含财务)，由专职或兼职档案员整理立卷，于第二年上半年之前归档；科技档案由项目责任人整理，竣工验收后一个半月内归档。

第十一条归档工作的程序

（一）文件材料的形成、积累、整理、立卷、归档工作要纳入科研、生产、基本建设等工作管理制度和工作程序。在下达工作计划任务的同时提出文件材料的归档要求，在检查计划任务完成情况的同时检查文件材料的归档情况。

（二）建设工程、科研课题、技术改造等项目，从立项开始，就要指定专人负责文件材料的收集整理归档，档案部门应随时对文件材料的质量和整理情况进行指导和检查。

第十二条档案整理

（一）科技档案

1.整理原则：遵循科技文件