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办公室设备采购审批制度

#办公室设备采购审批制度

##一、目的

为规范公司办公室设备采购审批流程，确保采购活动的合规性、合理性与经济性，有效控制采购成本，满足公司各部门办公需求，特制定本制度。

##二、适用范围

本制度适用于公司各部门办公室设备的采购审批管理。

##三、相关法律法规、行业标准及最佳实践引用

1.《中华人民共和国政府采购法》

2.《中华人民共和国合同法》

3.行业内关于办公设备采购的质量标准与规范

4.参考同行业公司在采购审批流程管理方面的优秀实践经验

##四、职责分工

1.**采购部门**

-负责汇总各部门采购需求，制定采购计划。

-执行采购审批流程，选择供应商并开展采购谈判。

-跟进采购合同的签订、执行与验收工作。

2.**需求部门**

-提出办公室设备采购需求，填写采购申请单。

-配合采购部门进行采购设备的验收工作。

3.**财务部门**

-对采购预算进行审核与控制。

-参与重大采购项目的审批，负责采购资金的支付与核算。

4.**审批领导**

-负责对采购申请进行审批，确保采购符合公司战略与预算要求。

##五、采购审批流程

1.**需求提出**

-各部门根据工作需要，填写《办公室设备采购申请单》，详细注明设备名称、规格型号、数量、预计金额、采购原因等信息。

-部门负责人对申请单进行初步审核，确认需求的合理性与必要性后签字提交采购部门。

2.**需求汇总与采购计划制定**

-采购部门收到各部门的采购申请单后，进行汇总整理。

-根据公司预算、现有设备情况以及业务发展需求，制定《办公室设备采购计划》，明确采购项目、预算金额、采购时间等内容。

-《办公室设备采购计划》需经采购部门负责人签字后，提交财务部门审核。

3.**财务审核**

-财务部门对《办公室设备采购计划》进行预算审核，检查采购项目是否在预算范围内，资金来源是否合理。

-财务部门在《办公室设备采购计划》上签署审核意见，如预算超支，需说明原因并提出调整建议。审核通过后，将计划提交审批领导审批。

4.**审批领导审批**

-审批领导根据公司整体战略、预算安排以及业务需求，对《办公室设备采购计划》进行最终审批。

-对于重大采购项目（超过一定金额标准），审批领导可组织相关部门进行专项讨论后再做出审批决定。

-审批通过的《办公室设备采购计划》返回采购部门执行；如审批不通过，采购部门需根据审批意见与需求部门沟通调整。

5.**采购执行**

-采购部门依据审批通过的《办公室设备采购计划》，按照公司采购管理相关规定，选择合适的供应商进行采购。

-对于常规采购项目，采购部门可通过询价、比价等方式确定供应商；对于重大采购项目，应采用招标、邀标等方式进行采购，确保采购过程的公平、公正、公开。

-采购部门与供应商签订采购合同，明确双方的权利义务、设备规格、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。合同签订后，采购部门将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门备案。

6.**验收与付款**

-设备到货后，采购部门组织需求部门、使用人员等相关人员按照合同要求进行验收。验收内容包括设备数量、规格型号、质量状况等。

-验收合格后，验收人员在《设备验收单》上签字确认；如验收不合格，采购部门应及时与供应商沟通协商解决，如退货、换货、补货等。

-财务部门根据采购合同、发票、《设备验收单》等相关凭证，审核无误后办理付款手续。

##六、特殊情况处理

1.如因紧急业务需求，需临时采购办公室设备，需求部门可填写《紧急办公室设备采购申请单》，经部门负责人和审批领导特批后，直接提交采购部门执行采购。采购完成后，补办相关审批手续。

2.在采购过程中，如因市场价格波动、供应商变更等原因导致采购预算调整，采购部门应及时填写《采购预算调整申请单》，说明调整原因及金额，按照原审批流程重新提交审批。

##七、监督与审计

1.公司内部审计部门定期对办公室设备采购审批流程进行审计监督，检查采购活动是否符合本制度及相关法律法规的要求，采购过程是否规范、透明，采购资金使用是否合理。

2.对于审计过程中发现的问题，内部审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。对违反本制度的行为，将按照公司相关规定追究责任。

##八、制度的内部评审、法律审核及反馈修改

1.**内部评审**

-本制度初稿完成后，由制度起草部门组织相关部门进行内部评审。评审内容包括制度的合理性、可操作性、与公司现有制度的协调性等。

-各部门应在