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采购质量管理与持续改进制度

#采购质量管理与持续改进制度

##一、目的

为加强公司采购质量管理，确保所采购的物资和服务符合公司生产、运营及发展需求，降低采购风险，提高整体运营效率，并通过持续改进机制不断提升采购质量水平，特制定本制度。

##二、适用范围

本制度适用于公司所有采购活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、服务等的采购。涉及采购活动的各部门、采购人员以及供应商均应遵守本制度。

##三、职责分工

1.**采购部门**

-负责制定采购计划，选择和管理供应商，组织采购谈判和合同签订。

-对采购产品和服务的交付及时性、数量准确性负责。

-收集、整理供应商反馈信息，协同质量部门推进采购质量改进。

2.**质量部门**

-制定采购物资和服务的质量标准与检验规范。

-对采购物资进行检验和验收，对服务质量进行评估。

-负责处理采购质量问题，组织质量改进活动，跟踪改进效果。

3.**使用部门**

-提出采购需求，明确采购物资和服务的技术、性能等要求。

-在采购过程中提供技术支持，参与采购产品的验收工作。

-反馈采购产品和服务在使用过程中的质量问题。

##四、采购质量管理流程

1.**采购需求与质量标准确定**

-使用部门根据业务需求填写《采购需求申请表》，详细说明采购物资或服务的规格、型号、数量、质量要求等信息。

-质量部门依据公司标准、行业规范及使用部门要求，制定具体的采购质量标准和检验规范，作为采购和验收的依据。

2.**供应商选择与评估**

-采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。

-对潜在供应商进行初步调查，包括供应商的资质、信誉、生产能力、质量保证体系等方面。

-质量部门协同采购部门对潜在供应商进行实地考察或样品检测，评估供应商的质量控制能力。

-综合评估后，选择合格供应商并纳入《合格供应商名录》，定期对供应商进行复评。

3.**采购合同签订**

-采购部门与选定的供应商就采购物资或服务的价格、数量、质量标准、交货期、售后服务等条款进行谈判，达成一致后签订采购合同。

-合同中应明确质量责任、验收标准、质量问题处理方式等内容，确保双方权益。

4.**采购物资检验与验收**

-物资到货前，采购部门通知质量部门准备验收工作。

-质量部门依据质量标准和检验规范对采购物资进行检验，包括外观、尺寸、性能、功能等方面的检查。

-对于重要物资或批量较大的采购，可采用抽样检验的方法。检验合格后，填写《验收报告》，办理入库手续；检验不合格的，按照不合格品处理流程执行。

5.**服务采购质量评估**

-对于服务采购项目，使用部门应在服务过程中进行监督，记录服务质量情况。

-服务完成后，使用部门按照合同要求和服务标准对服务质量进行评估，填写《服务质量评估报告》。评估结果作为后续合作的重要参考。

##五、不合格品处理

1.采购物资检验过程中发现不合格品，质量部门应立即标识、隔离，并填写《不合格品报告》，通知采购部门和使用部门。

2.采购部门负责与供应商沟通，要求供应商在规定时间内给出处理方案，处理方式包括退货、换货、补货、降价接收、返工返修等。

3.质量部门跟踪不合格品处理结果，确保处理后的物资符合质量要求。对于因不合格品导致的生产延误、成本增加等问题，采购部门应与供应商协商责任承担。

##六、持续改进机制

1.**数据分析与绩效评估**

-质量部门定期收集、整理采购质量数据，包括检验合格率、退货率、质量投诉率等。

-采购部门根据采购任务完成情况、成本控制、供应商交货及时性等指标对采购绩效进行评估。

-定期召开采购质量分析会议，共同分析采购质量数据和绩效评估结果，找出存在的问题和潜在风险。

2.**改进措施制定与实施**

-针对分析会议提出的问题，由质量部门牵头，组织采购部门、使用部门等相关部门制定改进措施。

-明确改进措施的责任部门、责任人、时间节点和预期目标，确保改进措施得到有效执行。

3.**供应商改进**

-对于频繁出现质量问题的供应商，采购部门协同质量部门向供应商发出《质量改进通知》，要求供应商制定整改计划并限期整改。

-对供应商的整改情况进行跟踪和验证，对于整改不力或无法满足公司质量要求的供应商，予以淘汰。

4.**制度优化**

-根据持续改进的结果和公司内外部环境的变化，定期对本制度进行审查和修订，确保制度的有效性和适应性。

##七、内部评审、法律审核与反馈

1.**内部评审*