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采购部门内部管理与沟通协作制度

#采购部门内部管理与沟通协作制度

##一、目的

为加强采购部门的内部管理，提升团队协作效率，确保采购工作的顺利开展，提高采购质量和效率，降低采购成本，同时保障与公司内部其他部门的有效沟通与协作，特制定本制度。

##二、适用范围

本制度适用于公司采购部门全体员工。

##三、制定依据

本制度依据国家相关法律法规（如《中华人民共和国民法典》中关于采购合同的相关规定）、采购行业标准（如ISO20400可持续采购标准中的部分原则），结合公司的文化特点、组织架构以及过往采购工作中的最佳实践和内部资料制定。

##四、内部管理规定

###（一）岗位职责与分工

1.**采购经理**

-全面负责采购部门的日常管理工作，制定采购计划和预算，并监督执行。

-建立和维护良好的供应商关系，组织供应商评估和选择工作。

-协调与其他部门的沟通协作，解决采购过程中的重大问题。

2.**采购专员**

-根据采购需求，负责寻找、筛选和评估潜在供应商，建立供应商信息库。

-执行采购任务，与供应商进行商务谈判，签订采购合同，并跟进订单执行情况。

-收集市场信息，分析采购成本，为采购决策提供支持。

3.**采购助理**

-协助采购专员处理日常事务，如文件整理、数据统计、订单跟踪等。

-负责采购发票的收集、整理和报销工作，确保财务流程的顺畅。

-协助采购经理组织内部会议和活动。

###（二）工作流程与规范

1.**采购需求确认**

-采购部门应定期与需求部门沟通，了解采购需求。需求部门需提交详细的采购申请单，注明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、交付时间等信息。

-采购专员对采购申请单进行初步审核，如有疑问及时与需求部门沟通确认。审核通过后，提交采购经理审批。

2.**供应商选择与评估**

-采购专员通过多种渠道寻找潜在供应商，收集供应商信息，建立供应商信息库。

-对潜在供应商进行初步筛选，选择符合基本要求的供应商进行实地考察或要求提供样品。

-组织相关部门（如质量控制部门、技术部门等）对供应商进行评估，评估内容包括供应商的资质、生产能力、质量保证体系、价格水平、交货期、售后服务等方面。

-根据评估结果，确定合格供应商名单，并定期对供应商进行重新评估，淘汰不合格供应商。

3.**采购谈判与合同签订**

-采购专员与选定的供应商就采购价格、交货期、质量标准、付款方式等条款进行商务谈判。谈判过程中应做好记录，确保双方达成一致意见。

-谈判成功后，采购专员起草采购合同，合同条款应明确双方的权利和义务，符合法律法规的要求。合同草案提交采购经理审核，审核通过后报公司法务部门进行法律审核。

-经法律审核无异议的合同，由采购经理代表公司与供应商签订正式合同。合同签订后，采购专员应将合同副本分发给相关部门（如需求部门、财务部门、质量控制部门等）。

4.**订单执行与跟踪**

-采购专员根据合同约定，向供应商下达采购订单，并要求供应商确认订单信息。

-定期跟踪订单执行情况，及时了解供应商的生产进度、发货情况等，如发现问题及时与供应商沟通协调解决。

-货物到达公司后，采购专员应及时通知需求部门和质量控制部门进行验收。验收合格后，办理入库手续，并将相关单据提交给采购助理进行报销。

5.**采购成本控制**

-采购专员在采购过程中应密切关注市场价格动态，通过招标、询价、谈判等方式争取最优惠的采购价格。

-对采购成本进行分析和评估，定期向采购经理汇报采购成本控制情况。如发现采购成本超支，应及时查找原因并采取措施进行整改。

6.**采购档案管理**

-采购助理负责采购档案的管理工作，包括采购申请单、供应商信息、采购合同、订单、发票、验收报告等文件的整理、归档和保管。

-采购档案应按照时间顺序和项目类别进行分类存放，便于查询和使用。同时，应做好档案的保密工作，防止信息泄露。

###（三）绩效评估与激励

1.**绩效评估指标**

-采购任务完成率：考核采购专员是否按时、按质、按量完成采购任务。

-采购成本控制率：评估采购专员在采购过程中对成本的控制能力，计算公式为（预算采购成本-实际采购成本）/预算采购成本×100%。

-供应商满意度：通过对供应商的调查，了解供应商对采购部门工作的满意度。

-内部客户满意度：收集需求部门对采购部门服务质量的反馈，评估采购部门与内部客户的沟通协作效果。

2.**绩效评估周期**

-采购部