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办公室公务接待与礼仪制度

#办公室公务接待与礼仪制度

##一、目的

为进一步规范本组织办公室的公务接待工作，展现良好的组织形象，遵循礼仪规范，确保接待工作的高效、有序、得体，促进各项工作的顺利开展，结合本组织实际情况，特制定本制度。

##二、适用范围

本制度适用于本组织办公室负责的各类公务接待活动。

##三、制定依据

1.国家相关法律法规，如《中华人民共和国公务员法》等涉及公务活动规范的条款。

2.行业内关于商务接待、政务接待的通用标准和规范。

3.参考其他同类型优秀组织在公务接待与礼仪方面的最佳实践案例。

4.本组织内部过往接待工作的经验总结及相关资料。

##四、具体内容

###接待原则

1.**对等原则**：根据来访人员的身份、职务和来访目的，安排相应级别和职责的人员进行接待。

2.**节俭原则**：严格控制接待费用，杜绝铺张浪费，做到既热情周到又务实节俭。

3.**规范原则**：接待工作要严格按照既定的程序和标准进行，确保各项环节有序衔接。

4.**尊重原则**：尊重来访人员的风俗习惯、宗教信仰和文化差异，展现出包容和友好的态度。

###接待准备

1.**信息沟通**：在接到公务接待任务后，接待人员应及时与来访方取得联系，明确来访目的、人员构成（姓名、职务、性别、民族等）、抵离时间、交通方式等信息。

2.**方案制定**：根据来访信息，制定详细的接待方案，包括接待流程、陪同人员、活动安排、用餐住宿标准等内容，并报上级领导审批。

3.**场地布置**：根据接待规格和活动内容，合理布置接待场地，确保环境整洁、舒适、美观，体现本组织的文化特色。同时，准备好必要的接待设备和用品，如投影仪、音响设备、会议资料、饮用水等。

4.**车辆安排**：根据来访人数和实际需要，安排合适的车辆接送。车辆应保持清洁卫生，司机要提前熟悉行车路线，确保准时接送。

###接待流程

1.**迎接**：接待人员应提前到达指定地点迎接来访人员。迎接时，主动与来访人员打招呼、握手，并进行自我介绍。对于重要来访人员，可安排献花等欢迎仪式。

2.**引导**：在引导来访人员前往接待场地或活动场所时，接待人员应走在前方左侧，与来访人员保持适当距离，并适时介绍相关情况。上下楼梯时，应让来访人员走在前面；乘坐电梯时，接待人员应先进入电梯，按住电梯按钮，待来访人员进入后再关闭电梯门；出电梯时，接待人员应按住电梯按钮，让来访人员先走出电梯。

3.**会见**：到达会见地点后，接待人员应先请来访人员入座，然后安排本组织陪同人员依次入座。会见过程中，要注意保持良好的坐姿和仪态，认真倾听来访人员的发言，并做好记录。如有需要，可安排摄影或摄像人员记录会见场景。

4.**参观考察**：如需安排来访人员参观本组织的办公区域、生产车间、项目现场等，接待人员应提前协调相关部门做好准备工作，并安排专人进行讲解。讲解过程中，要突出本组织的特色和优势，解答来访人员的疑问。

5.**用餐安排**：根据来访人员的人数、用餐时间和口味偏好，合理安排用餐地点和菜品。用餐标准应严格按照规定执行，不得超标准接待。用餐过程中，要注意礼仪规范，尊重来访人员的饮食习惯，避免出现劝酒等不当行为。

6.**送别**：来访活动结束后，接待人员应提前安排车辆送来访人员前往机场、车站等地点。送别时，要与来访人员一一握手道别，感谢他们的来访，并表示欢迎再次光临。对于重要来访人员，可安排相关领导前往送别。

###礼仪规范

1.**仪表仪态**：接待人员应保持良好的仪表仪态，着装得体、整洁大方。男士一般着西装、打领带，女士着职业套装或正装。接待过程中，要保持微笑、眼神专注、举止文雅，避免出现抖腿、弯腰驼背等不良姿势。

2.**语言沟通**：使用礼貌、规范的语言进行沟通交流，语速适中、语调平和。称呼来访人员时，要使用恰当的称谓，如“先生”“女士”“领导”等。在介绍本组织情况和相关工作时，要简洁明了、重点突出，避免使用过于专业或生僻的词汇。

3.**社交礼仪**：在社交场合中，要遵循一定的礼仪规范。例如，在介绍双方人员时，应先将本组织人员介绍给来访人员；握手时，应等女士、长辈、上级先伸手，然后再与之握手，握手时间不宜过长或过短，一般以3-5秒为宜；交换名片时，应双手递上自己的名片，同时用双手接过对方的名片，并认真阅读名片内容，妥善保管。

###接待费用管理

1.**预算编制**：办公室应根据年度公务接待任务，编制接待费用预算，并报财务部门审核、组织领导审批。预算应明确各项接待费用的标准和额度，严格控制接待支出。

2.**费用报销**：接待费用报销应严格按照本组织财务管理制度执行，报销凭证必须真实、合法、有效。接待人员在完成接待任务后，应及时整理相关票据，填写