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采购过程合规性与纪律要求制度

#采购过程合规性与纪律要求制度

##一、目的

为加强公司采购管理，确保采购活动合法、合规、公正、透明，提高采购质量和效率，防范采购风险，维护公司利益，特制定本制度。

##二、适用范围

本制度适用于公司所有采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等。涉及采购活动的所有部门及人员均应遵守本制度。

##三、制定依据

本制度依据国家相关法律法规（如《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国招标投标法》等）、行业标准以及公司内部管理要求，并结合公司实际情况制定。

##四、具体内容

###采购流程合规性

1.**采购需求申请**：需求部门应根据实际业务需求，填写采购需求申请表，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、交付时间等信息，并经部门负责人审批后提交至采购部门。

2.**采购计划制定**：采购部门根据需求申请，结合公司预算和库存情况，制定采购计划。采购计划应明确采购项目、采购方式、预计采购时间、采购预算等内容，并报公司相关领导审批。

3.**供应商选择与管理**

-采购部门应建立供应商评估和选择机制，对潜在供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等方面进行综合评估，选择合格的供应商并建立供应商库。

-定期对供应商进行考核，根据考核结果对供应商进行分类管理，对于表现不佳的供应商应及时采取措施，如警告、暂停合作或终止合作。

4.**采购方式选择**：根据采购项目的性质、金额和特点，选择合适的采购方式，包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购等。采购方式应符合法律法规和公司规定，并确保采购过程的公平、公正、公开。

5.**采购合同签订与执行**

-采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物品或服务的名称、规格、数量、价格、质量标准、交付时间、交付地点、付款方式、违约责任等条款。合同条款应符合法律法规和公司利益，避免出现法律风险和漏洞。

-采购部门应严格按照合同约定执行采购任务，跟踪供应商的供货进度和质量，确保按时、按质、按量完成采购项目。如遇合同变更或解除等情况，应按照规定的程序办理相关手续。

6.**验收与付款**

-采购项目完成后，采购部门应组织需求部门、质量检验部门等相关人员对采购物品或服务进行验收。验收应严格按照合同约定的质量标准和验收程序进行，确保采购物品或服务符合要求。

-验收合格后，采购部门应及时办理付款手续。财务部门应严格审核采购发票、合同、验收报告等相关凭证，确保付款金额准确无误，付款流程合规合法。

###采购纪律要求

1.**廉洁自律**：采购人员应严格遵守廉洁自律的各项规定，不得接受供应商的贿赂、回扣、礼品、宴请等不正当利益。严禁利用职务之便为自己或他人谋取私利，损害公司利益。

2.**保密义务**：采购人员在采购过程中知悉的公司商业秘密、供应商信息以及其他敏感信息，应严格保密，不得泄露给任何第三方。未经公司批准，不得将采购文件、资料等带出工作场所或提供给无关人员。

3.**利益冲突回避**：采购人员在采购活动中如涉及与本人或其近亲属有利害关系的供应商或采购项目，应主动申请回避，确保采购活动的公正性。

4.**公平公正**：采购人员应公平对待所有供应商，不得偏袒或歧视任何一方。在采购过程中，应严格按照规定的程序和标准进行操作，确保采购结果的公正性。

5.**严禁违规操作**：严禁采购人员通过虚假采购、虚报价格、以次充好等手段骗取公司资金或谋取不正当利益。严禁违反规定擅自变更采购方式、采购内容或采购金额，确保采购活动的合法性和规范性。

###监督与处罚

1.**监督机制**：公司设立专门的采购监督小组，负责对采购活动进行全程监督。监督小组由公司内部审计部门、纪检部门等相关人员组成，定期对采购项目进行检查和审计，发现问题及时提出整改意见。

2.**违规处理**：对于违反本制度的部门或个人，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、降职、撤职、解除劳动合同等。如因违规行为给公司造成经济损失的，应依法承担赔偿责任。构成犯罪的，将依法移送司法机关处理。

##五、制度评审与完善

1.**内部评审**：本制度制定完成后，应组织公司内部相关部门进行评审，广泛征求意见和建议。评审内容包括制度的合理性、可行性、完整性以及与公司现有管理制度的协调性等方面。

2.**法律审核**：将制度提交给公司法律顾问进行法律审核，确保制度内容符合法律法规的要求，避免出现法律风险。

3.**相关部门反馈**：根据内部评审和法律审核的意见，对制度进行修改完善。修改后的制度应再次征求相关部门的意见，确保各部门对制度内容理解一致，且制度能够满足各利益相关方的需求和期