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城市道路施工档案管理制度

#城市道路施工档案管理制度

##一、目的

为加强城市道路施工档案的科学管理，确保施工档案的完整、准确、系统和安全，有效利用档案信息资源，为城市道路建设、维护及管理提供有力支持，特制定本制度。

##二、适用范围

本制度适用于公司承担的所有城市道路施工项目档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用等全过程管理。

##三、职责分工

1.**项目经理**：负责领导和协调项目施工档案管理工作，确保档案管理工作与项目施工同步进行，为档案管理工作提供必要的资源保障。

2.**项目技术负责人**：负责组织制定项目施工档案管理计划，审核档案整理方案，对档案的完整性、准确性和系统性负责。

3.**各部门及岗位人员**：负责本部门或岗位在施工过程中形成的文件材料的收集、整理和移交工作，确保文件材料的真实、有效。

4.**档案管理人员**：负责施工档案的集中管理，包括档案的接收、整理、分类、编目、装订、保管、利用等工作，定期对档案管理情况进行检查和统计，向项目经理汇报档案管理工作情况。

##四、档案收集

1.**收集范围**：涵盖城市道路施工项目从规划、设计、招投标、施工到竣工验收全过程中形成的各类文件材料，包括但不限于施工图纸、技术文件、施工记录、质量检验报告、工程变更通知、会议纪要、来往信函等。

2.**收集要求**

-各部门及岗位人员应在文件材料形成后及时收集，确保文件材料的完整性和准确性。对于重要文件材料，应确保原件归档。

-收集的文件材料应字迹清晰、签字盖章齐全，采用耐久性强的书写材料，严禁使用铅笔、圆珠笔等易褪色的书写工具。

-电子文件应按照相关标准进行收集，确保文件格式规范、存储安全，同时注明文件的形成日期、责任人等关键信息。

##五、档案整理

1.**整理原则**：遵循档案形成的规律，保持文件材料之间的有机联系，区分不同的保管期限和密级，便于保管和利用。

2.**整理方法**

-**分类**：按照项目阶段、文件性质、专业类别等进行分类，如规划设计类、招投标类、施工管理类、质量检验类等。

-**编号**：为每份档案编制唯一的编号，编号应遵循一定的规则，便于识别和查找。

-**编目**：编制档案目录，目录应包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等内容。

-**装订**：对纸张规格不一、零散的文件材料进行整理装订，确保整齐、牢固，便于保管。

##六、档案归档

1.**归档时间**：项目施工过程中形成的文件材料应定期归档，一般每月进行一次小归档，每季度进行一次大归档。项目竣工验收后，应在[具体期限]内完成全部档案的归档工作。

2.**归档流程**

-各部门及岗位人员将整理好的文件材料移交至档案管理人员，填写《档案移交清单》，双方签字确认。

-档案管理人员对移交的档案进行审核，如发现问题应及时退回相关人员进行补充或整改。审核合格后，将档案进行统一编号、编目、装订，并上架保管。

##七、档案保管

1.**保管条件**：设立专门的档案库房，配备必要的保管设备，如档案柜、温湿度控制设备、防火防盗设备等，确保档案库房的温湿度、防火、防潮、防虫、防盗等条件符合档案保管要求。

2.**保管期限**：根据档案的重要程度和相关规定，确定不同档案的保管期限，一般分为短期（1-5年）、中期（5-10年）和长期（10年以上）。保管期限届满的档案，应按照规定进行鉴定和销毁。

3.**档案盘点**：档案管理人员应定期对档案进行盘点，确保档案的数量、完整性和存放位置准确无误。如发现档案缺失、损坏等情况，应及时查明原因并采取相应措施进行处理。

##八、档案利用

1.**利用申请**：公司内部人员因工作需要查阅、借阅档案的，应填写《档案利用申请表》，注明利用目的、档案名称、利用期限等信息，经部门负责人和项目经理审批后，到档案管理人员处办理相关手续。

2.**利用方式**：档案一般仅供在档案库房内查阅，如因特殊情况需要借阅的，应严格按照审批后的借阅期限归还。借阅人员应妥善保管档案，不得擅自涂改、损坏、转借或丢失档案。

3.**利用登记**：档案管理人员应对档案的利用情况进行详细登记，包括利用人员、利用时间、利用目的、档案名称等信息，以便跟踪和统计档案的利用情况。

##九、档案鉴定与销毁

1.**鉴定组织**：成立档案鉴定小组，由项目经理担任组长，项目技术负责人、档案管理人员及相关部门人员为成员，负责对保管期限届满或失去保存价值的档案进行鉴定。

2.**鉴定方法**：档案鉴定小组应根据档案的内容、价值、保管期限等因素，综合评估档案是否仍有保存必要。对于确定无保存价值的档案，应编制《档案销毁清单》。