高效会议管理技巧.ppt

1.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。2.决定开会时间前要先考虑交通时间。3.如果人们不能出席则应该重新安排会议。4.在议程各个项目旁列出发言人姓名。5.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。6.任何议程变动都必须通知主持人。7.议程要尽可能短小简单。8.尽量将议程限制于一页纸上。9.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。10.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。11.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。12.必须将电话转移出会场。13.将有可能出问题的会议安排在中立地开。14.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。15.要找个确保没有干扰的会场。16.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。17.使用圆桌可使会议定调为非正式。18.务必使全体与会者既能看见又能被看见。19.座位之间应有一臂长的间隔。20.不能让与会者受太阳直接曝晒。21.要求与会者关闭移动电话和传呼机。22.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。23.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。24.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。25.要确保特殊饮食在需要时能有供应。26.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。会议准备为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。第22页，共50页，星期日，2025年，2月5日

1.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。

2.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。

3.尽量于会前认识新来者。

4.要于会前透彻研究主要观点的领袖。

5.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。

6.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。

7.让迟到者知道他们的行为对会议不利。

8.要制止支流辩论和私下交谈。

9.请记住，你有权决定何时闭会。10.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。

11.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。

12.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。

13.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。

14.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。

15.驱逐任何捣乱份子须在不得已时而为之。预先与保安人员商讨处理捣乱份子的程序规则.面对抗议示威要保持冷静，示威可能会自行消失。

16.必须尽量以积极的调子结束会议。

17.向每位到会者、所有的发言人致谢。

18.要区别书面规则与非书面仪式。

19.可为正式会议录音以确保会议记录的准确性。

20.会场吵闹时要站起身显示主席的权威。

21.不要过多使用程序，因为这样有可能会抑制自由讨论。

22.可将复杂问题委托给一个工作小组，由他们晚些时候汇报。

23.为重要会议录像，以便将来参考。

24.要尽可能简化程序规则。

25.如果与会者大发脾气，可宣布短暂休会。

4、主持会议每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。

第23页，共50页，星期日，2025年，2月5日第四篇成功会议的三种策略如何做开场白如何分配发言时间如何达成决议—决策方式第24页，共50页，星期日，2025年，2月5日定义：3~5分钟的谈话，系统、简洁及有明确宗旨。内容：开会目的，时间安排，议事方式，纪律规则等。程序：概观会议进行程序；提供与会议有关的资讯；规范议程；指定会议记录者；征求对议程设计的意见。主持人发言最多的原因:1、对会议的议题特别熟2、地位最高而且声音较大3、负担较多的行政责任1、如何做开场白主持人的发言时间应掌握在20%要尽量保证每个人发言机会均等；尽量开成一种互动的会议氛围2、如何分配发言时间第25页，共50页，星期日，2025年，2月5日1.发言时不可长篇大论，滔滔不绝；2.不可取用不正确的资料；3.不要尽谈些期待性的预测；4.不可做人身攻击；6.不可打断他人的发言；7.不可不懂装懂，胡言乱语；8.不要谈到抽象论或观念论；9.不可对其他发言者吹毛求疵；3、与会者发言时要注意避免发生如下情形：第26页，共50页，星期日，2025年，2月5日3、如何达成决议—决策方式用足够多的时间检视困难所在，并与参会者达成共识列举或图示各提案并开始讨论客观比较各提案的优劣，避免意气之争估计各提案之获益率估计有无采集更多参考资料的需要征求反对意见以中立角