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（会议管理）会议制度

会议制度

1、目的

完善公司之会议管理。

2、适用范围

公司所有定期与不定期座谈会议；已有预约的电话会议。

3、适用部门

公司所有责权/能部门。

4、职责

4.1会议主持/召集人员：认真、负责、全面、深入的作好会前准备工作；会

议中积极调动与会人员积极性。

4.2会议记录人员：认真、负责、详细、真实的记录会议中所有发言人谈及的重

要问题，会后记录的传阅、鉴名发放。

4.3与会人员：积极作好会议准备（资料、数据、文件），认真听取会议中发言，

全面、负责的落实会议精神。

5、内容

5.1会前准备

5.1.1会议召集人员会前应将本次会议内容、主题、会议具体时间、详细地点以

书面通知的形式告知各需与会人员（定期会议除外），并给予充分的时间作

准备（预约电话会议予半天时间做准备；不定期或者临时会议予一天的时

间作准备）。

5.1.2会议召集人员应于会前十分钟整理会场，以保证会议的正常举行。

5.1.3会议参与人员会前应根据会议通知之会议主题，于会前收集、整理相关的

资料、数据、文件。

5.1.4会议召集人员须指定相应的人员作会议记录。

5.2会议召开

5.2.1各与会人员应于会议举行前两分钟到达会场，最晚不得超过会议的举行时

间。

5.2.2会议召集人员在会议举行前应组织各与会人员签到，并发放相关的资料或

文件。

5.2.3电话会议的各与会人员应于会议举行前5分钟在本部门内等候。

5.2.4会议中各与会人员应积极发言，提出自己的合理的意见和建议。

5.2.5会议记录人员对会议中各发言人的重点讲话作公正、全面、详细的记录。

5.2.6各与会人员在会议中应尽量避免相互推诿责任，出现问题应从自身查起，

寻找自己的责任。

5.2.7因有其他原因，的确不能参加会议的人员，须向会议主持/召集人员提出书

面申请，获得准许后方可免予参加或指定其他可代替其参加会议的人员参

加会议。

5.2.8会议召开过程中，的确因工作需要需中途离开会场的人员，须经得会议主

持/召集人员同意后方能离开会场。

5.2.9在会议举行前，确因生产所需，需要延迟到达会场的人员，须于会前提前

半小时书面或口头通知会议主持/召集人员（说明所需延迟的时间段），获

准许后方能延迟；在半小时内出现此类情况的相关与会人员须指定相关人

员替代（电话会议适用）。

5.3会议精神的落实

5.3.1会议记录人员应于会后半天内（需要重新录入、打印的不超过一天）将会

议记录整理完善，并交与各与会人员传阅、签字（传阅时间不得超过两天）。

5.3.2传阅收回的会议记录经会议记录人员重新整理、总经理确认后统一复印相

应人数发放于各与会人员作为会议精神落实之传达文件并由会议精神落实

部门签注其具体落实时间。

5.3.3各参会部门/人员应全面、彻底落实会议记录中所拟定的会议精神。

5.4会议异常状况处理办法

5.4.1对已通知于具体时间召开会议，而未按会议制度程序提出来的迟到的与

会人员，每迟到一分钟罚款RMB5元，累计总罚款额不超过RMB50元。

5.4.2对已通知于具体时间召开会议，而未按会议制度程序提出来的不到会的

与会人员，予以罚款RMB50元，并且记大过一次。

5.4.3对于会议召集/主持人在会前通知中未明确会议的时间/地点/主题导致会议

无法正常召开/延迟/准备不充分的，会议召集/主持人员每次予以罚款RMB30

元。

5.4.4由于与会人员准备不充分（未按会议通知准备相关资料、数据、文件）导

致会议不能正常举行，相关与会人员予以罚款RMB20元。

5.4.5由于会议召集/主持人员未按会议制度规定时间到达会场、整理会场，导

致会议召开不正常（各与会人员等待会议主持人或开会时间整理会场的），

对会议召集/主持人每次予以罚款RMB30元。

5.4.6在会议举行中未经会议主持人员允许擅自离开会场的与会人员，每次予以

RMB50元罚款并记大过一次。

5.4.7会议精神的落实力求快捷、准确、持久，对未按签定时间落实会议精神的

各部门责任人第一次记大过，并要求整改；累计记大过2次者调离工作岗

位并根据情节轻重进入培训室或予以辞退。

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