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报销流程说明文书示例

一、报销申请准备

1.1收集报销凭证

在进行报销申请之前，首先需要仔细收集各类报销凭证。这些凭证包括但不限于发票、收据、行程单、消费清单等。发票应保证是正规的税务发票，内容清晰完整，包括交易日期、交易内容、金额、开票单位等信息。收据则需注明收款单位、收款金额、收款事由等。行程单应详细记录出行的时间、地点、交通方式等信息。消费清单需明确列出每一项消费的具体内容和金额。同时要注意凭证的真实性和合法性，避免使用虚假或不符合规定的凭证进行报销。

1.2填写报销申请表

填写报销申请表是报销流程中的重要环节。报销申请表应填写清晰、准确，包括申请人的基本信息、报销部门、报销事由、报销金额、报销凭证等内容。在填写报销金额时，要保证与所附报销凭证的金额一致，不得虚报或漏报。报销事由应详细说明报销的原因和用途，以便审批人员能够清楚了解报销的必要性和合理性。同时要按照规定的格式和要求填写报销申请表，不得随意涂改或遗漏重要信息。

1.3审核报销凭证

在提交报销申请之前，需要对所收集的报销凭证进行审核。审核内容包括凭证的真实性、合法性、完整性等方面。对于发票，要检查发票的真伪、开票单位的合法性、发票内容是否与报销事由相符等。对于收据，要检查收据的真实性、收款单位的合法性、收款金额是否与实际消费金额一致等。对于行程单和消费清单，要检查其内容的准确性和完整性，是否能够清晰反映出行和消费的情况。如发觉凭证存在问题，应及时与相关人员沟通并进行处理，保证报销凭证的质量。

1.4确认报销信息

在填写完报销申请表并审核完报销凭证后，需要对报销信息进行再次确认。确认内容包括报销金额、报销事由、报销凭证等方面。要保证报销信息的准确性和完整性，避免因信息错误而导致报销申请被驳回。同时要仔细核对报销申请表和报销凭证上的各项信息，保证两者一致。如发觉信息不一致，应及时进行修改和调整，以保证报销申请的顺利进行。

二、报销审批流程

2.1提交给直属领导审批

完成报销申请准备工作后，需将报销申请表及相关报销凭证提交给直属领导进行审批。直属领导应认真审核报销申请的合理性和必要性，对报销金额、报销事由等进行仔细核对。如果发觉问题，应及时与申请人沟通并要求其进行修改或补充说明。直属领导审批通过后，应在报销申请表上签字并注明审批意见。

2.2提交给财务部门审批

经过直属领导审批通过的报销申请，需提交给财务部门进行进一步审批。财务部门应根据公司的财务制度和相关规定，对报销申请进行全面审核，包括报销凭证的真实性、合法性、报销金额的合理性等方面。财务人员应仔细核对报销凭证的各项信息，如发票金额、发票日期、发票内容等，保证与报销申请表上的信息一致。同时要对报销金额进行核算，保证符合公司的费用报销标准。财务部门审批通过后，应在报销申请表上签字并注明审批意见。

2.3跨部门审批（如有）

如果报销申请涉及多个部门，还需要进行跨部门审批。例如，采购费用的报销可能需要采购部门、使用部门和财务部门的共同审批。在进行跨部门审批时，申请人应将报销申请表及相关报销凭证分别提交给各个相关部门的负责人进行审批。各个部门的负责人应按照各自的职责和权限，对报销申请进行审核，并在报销申请表上签字并注明审批意见。跨部门审批通过后，报销申请将继续提交给财务部门进行最终审批。

2.4审批流程的跟进与沟通

在报销审批流程中，申请人应及时跟进审批进度，与各个审批环节的相关人员保持沟通。如发觉审批进度缓慢或出现问题，应主动与审批人员联系，了解情况并寻求解决办法。同时申请人应积极配合审批人员的工作，提供必要的协助和说明，保证审批工作的顺利进行。

三、财务审核与报销

3.1财务核对报销凭证

财务部门在收到报销申请后，首先会对报销凭证进行核对。核对内容包括报销凭证的真实性、合法性、完整性等方面。对于发票，财务人员会通过税务系统等渠道核实发票的真伪和开票单位的合法性。对于收据，会检查收据的真实性和收款单位的合法性。同时会对报销凭证的各项信息进行仔细核对，如发票金额、发票日期、发票内容等，保证与报销申请表上的信息一致。如发觉报销凭证存在问题，财务人员会及时与申请人联系，要求其进行修改或补充说明。

3.2财务进行报销核算

在核对报销凭证无误后，财务部门会进行报销核算。核算内容包括报销金额的计算、费用的分类、预算的控制等方面。财务人员会根据公司的财务制度和相关规定，对报销金额进行准确计算，并将费用分类到相应的科目中。同时会对报销金额进行预算控制，保证报销金额不超过预算范围。如发觉报销金额超过预算，财务人员会及时与申请人和审批人员沟通，寻求解决方案。

3.3报销款项的准备

经过财务审核和报销核算后，财务部门会准备报销款项。如果报销申请通过审批，财务人员会根据报销金额开具付款凭证，并将付款凭证提交给财务负