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工艺礼品公司信息化管理制度

一、总则

1.目的：为加强公司信息化建设与管理，规范信息化相关工作流程，提高公司运营效率，确保信息系统安全、稳定、高效运行，结合公司实际情况，特制定本制度。

2.适用范围：本制度适用于公司全体员工及涉及公司信息化建设、使用、维护等相关的所有活动。

3.管理职责

信息化管理小组：由公司管理层、信息技术部门负责人及相关业务骨干组成，负责制定信息化发展战略、规划及重大决策，协调各部门间信息化工作的开展。

信息技术部门：负责公司信息化系统的日常维护、技术支持、安全管理，以及信息化项目的实施与推进。

各部门：负责本部门信息化系统的使用、信息录入与更新，配合信息技术部门开展信息化建设相关工作。

二、信息化系统与平台管理

1.系统选型与建设

各部门根据业务需求，提出信息化系统建设申请，经信息化管理小组评估审核后，由信息技术部门负责选型调研，选择符合公司实际情况与发展需求的信息化系统。

新系统建设项目需制定详细的项目计划，明确项目目标、范围、进度、预算及责任人，经信息化管理小组审批后实施。

2.系统使用与培训

信息技术部门负责组织信息化系统的培训工作，确保相关人员熟练掌握系统操作技能。

员工应严格按照操作规程使用信息化系统，不得擅自更改系统设置、删除系统数据等。

各部门需指定专人负责本部门信息化系统的日常管理，包括数据审核、备份等工作。

3.系统维护与升级

信息技术部门应定期对信息化系统进行巡检，及时发现并解决系统运行过程中出现的问题。

根据系统使用情况及业务发展需求，信息技术部门适时提出系统升级计划，经信息化管理小组审批后实施。在系统升级前，需做好数据备份及风险评估工作，确保系统升级平稳进行。

三、办公自动化（OA）系统管理

1.日常使用

员工应每日登录OA系统，及时处理工作流程、查看通知公告等信息。

工作流程发起应严格按照公司规定的审批流程进行，不得越级或随意更改流程。

员工应妥善保管个人OA系统账号及密码，不得转借他人使用。

2.信息发布与管理

各部门需发布通知公告、规章制度等信息时，应提交至信息技术部门审核，审核通过后方可发布。

对于OA系统中的各类文件、资料等信息，应定期进行整理与清理，确保系统存储空间合理利用。

四、客户关系管理（CRM）系统管理

1.客户信息录入与更新

业务部门员工应及时将客户信息准确录入CRM系统，包括客户基本资料、业务往来记录、沟通跟进情况等。

当客户信息发生变更时，相关人员应在24小时内更新CRM系统中的信息，确保客户信息的及时性与准确性。

2.客户数据分析与利用

信息技术部门与业务部门共同负责对CRM系统中的客户数据进行分析，为公司市场营销、客户服务等工作提供数据支持。

基于客户数据分析结果，业务部门应制定针对性的客户开发与维护策略，提高客户满意度与忠诚度。

五、企业资源计划（ERP）系统管理

1.基础数据管理

信息技术部门协同各相关部门负责ERP系统基础数据的录入、维护与管理，确保基础数据的准确性与完整性。基础数据包括但不限于产品信息、物料清单、供应商信息、客户信息等。

对基础数据的修改应遵循严格的审批流程，经相关部门负责人及信息化管理小组审批后方可进行。

2.业务流程执行

各部门应严格按照ERP系统设定的业务流程开展工作，确保业务数据在系统中的准确流转。

在ERP系统运行过程中，如发现业务流程与实际工作存在不符之处，相关部门应及时反馈至信息技术部门，由信息技术部门组织评估并进行流程优化。

六、信息安全管理

1.网络安全

信息技术部门应采取有效的网络安全防护措施，如防火墙设置、入侵检测、防病毒软件安装等，确保公司网络环境安全。

员工不得私自搭建无线网络、接入不明网络设备，不得在公司网络环境下进行任何可能危害网络安全的行为。

2.数据安全

信息技术部门应定期对公司重要数据进行备份，备份数据应存储在安全的介质上，并异地存放。

员工应妥善保管涉及公司商业机密的数据，不得随意泄露。对因工作需要使用敏感数据的人员，需经过严格的审批流程，并签署保密协议。

3.信息系统安全

信息技术部门应设置合理的用户权限，根据员工工作职责分配相应的系统操作权限，确保信息系统数据的安全性与保密性。

定期对信息系统进行安全漏洞扫描与修复，及时更新系统补丁，防止黑客攻击与恶意软件入侵。

七、信息化设备管理

1.设备采购与配置

各部门因工作需要购置信息化设备（如电脑、打印机、服务器等），应提交采购申请，经信息化管理小组审批后，由公司采购部门统一采购。

信息技术部门负责对新购置的信息化设备进行配置与调试，确保设备正常运行并接入公司信息系统。

2.设备使用与维护

设备使用人负责设备的日常使用与保养，保持设备清洁、正常运行。如设备出现故障，应及