实名制系统管理制度.docx

?一、总则

（一）目的

为加强公司实名制系统的管理，规范人员信息录入、使用及维护，确保系统安全稳定运行，保障公司各项业务的正常开展，特制定本管理制度。

（二）适用范围

本制度适用于公司内部所有涉及实名制系统使用的部门、员工及相关合作单位人员。

（三）基本原则

1.真实性原则：确保录入实名制系统的人员信息真实、准确、完整。

2.安全性原则：采取有效措施保障系统数据安全，防止信息泄露、篡改等情况发生。

3.合规性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业规定，规范系统使用行为。

二、管理职责

（一）系统管理部门

1.负责实名制系统的整体规划、建设与维护，确保系统的正常运行。

2.制定系统操作手册、用户指南等相关文档，为用户提供操作指导。

3.对系统数据进行定期备份，制定数据恢复计划，保障数据安全。

4.监控系统运行状态，及时处理系统故障和异常情况。

（二）信息录入部门

1.负责本部门人员信息的收集、整理和录入工作，确保信息准确无误。

2.对新入职、离职、岗位变动等人员信息及时进行更新维护。

3.配合系统管理部门进行系统测试、优化等工作。

（三）使用部门

1.按照规定使用实名制系统，不得擅自更改系统设置和数据。

2.发现系统问题或异常情况及时向系统管理部门反馈。

3.对本部门使用实名制系统的人员进行培训和管理。

（四）审计部门

1.定期对实名制系统的使用情况进行审计，检查信息录入、使用等环节是否合规。

2.对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况。

三、人员信息管理

（一）信息录入

1.新员工入职时，由所在部门负责收集其个人基本信息（包括姓名、性别、身份证号码、联系方式、入职时间、岗位等），并填写《实名制系统人员信息录入表》。

2.信息录入人员应认真核对录入信息，确保准确无误后提交系统管理部门进行录入操作。

3.系统管理部门在收到信息录入表后，应在[具体时间]内完成信息录入工作，并对录入信息进行审核。审核通过后，信息正式生效。

（二）信息更新

1.员工岗位变动、联系方式变更等信息发生变化时，所在部门应在[具体时间]内填写《实名制系统人员信息变更申请表》，并提交相关证明材料。

2.系统管理部门收到变更申请表后，应及时进行审核，审核通过后在系统中进行信息更新。

3.员工离职时，所在部门应在办理离职手续后的[具体时间]内通知系统管理部门，系统管理部门将该员工信息从系统中删除。

（三）信息审核

1.系统管理部门对新录入和变更的人员信息进行审核，主要审核信息的完整性、准确性、合规性等。

2.审核过程中如发现信息有误或不符合要求，应及时通知信息录入部门进行修正。

3.对于重要岗位人员的信息审核，可根据实际情况增加审核环节或要求提供更多证明材料。

（四）信息安全与保密

1.严格遵守公司信息安全管理制度，对实名制系统中的人员信息予以保密。

2.限制系统访问权限，只有经过授权的人员才能访问和操作相关信息。

3.严禁将人员信息泄露给无关人员或用于非公司规定的用途。

四、系统操作管理

（一）用户账号管理

1.根据员工工作职责和系统使用需求，为其分配相应的实名制系统账号和初始密码。

2.用户应妥善保管自己的账号和密码，不得将账号转借他人使用。

3.如发现账号被盗用或密码泄露，应及时通知系统管理部门进行处理，并修改密码。

（二）系统操作流程

1.用户登录实名制系统后，应按照系统提示和操作手册进行相应操作。

2.在进行信息录入、查询、修改等操作时，应仔细核对相关信息，确保操作准确无误。

3.操作完成后，应及时保存相关数据，并退出系统。

（三）数据查询与统计

1.各部门根据工作需要，可在授权范围内查询本部门及相关人员的实名制系统信息。

2.如需进行跨部门数据查询或统计分析，应填写《实名制系统数据查询申请表》，经相关部门负责人审批后，由系统管理部门协助查询。

3.系统管理部门应定期对系统数据进行统计分析，为公司决策提供数据支持。

（四）系统故障处理

1.当系统出现故障时，系统管理部门应及时启动应急预案，进行故障排查和修复。

2.在故障处理过程中，应尽量减少对公司业务的影响，并及时向相关部门和人员通报故障情况及预计修复时间。

3.对系统故障进行记录和分析，总结经验教训，采取措施防止类似故障再次发生。

五、培训与宣传

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