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?一、总则
(一)目的
为加强公司实名制系统的管理,规范人员信息录入、使用及维护,确保系统安全稳定运行,保障公司各项业务的正常开展,特制定本管理制度。
(二)适用范围
本制度适用于公司内部所有涉及实名制系统使用的部门、员工及相关合作单位人员。
(三)基本原则
1.真实性原则:确保录入实名制系统的人员信息真实、准确、完整。
2.安全性原则:采取有效措施保障系统数据安全,防止信息泄露、篡改等情况发生。
3.合规性原则:严格遵守国家法律法规及相关行业规定,规范系统使用行为。
二、管理职责
(一)系统管理部门
1.负责实名制系统的整体规划、建设与维护,确保系统的正常运行。
2.制定系统操作手册、用户指南等相关文档,为用户提供操作指导。
3.对系统数据进行定期备份,制定数据恢复计划,保障数据安全。
4.监控系统运行状态,及时处理系统故障和异常情况。
(二)信息录入部门
1.负责本部门人员信息的收集、整理和录入工作,确保信息准确无误。
2.对新入职、离职、岗位变动等人员信息及时进行更新维护。
3.配合系统管理部门进行系统测试、优化等工作。
(三)使用部门
1.按照规定使用实名制系统,不得擅自更改系统设置和数据。
2.发现系统问题或异常情况及时向系统管理部门反馈。
3.对本部门使用实名制系统的人员进行培训和管理。
(四)审计部门
1.定期对实名制系统的使用情况进行审计,检查信息录入、使用等环节是否合规。
2.对发现的问题提出整改意见,并跟踪整改落实情况。
三、人员信息管理
(一)信息录入
1.新员工入职时,由所在部门负责收集其个人基本信息(包括姓名、性别、身份证号码、联系方式、入职时间、岗位等),并填写《实名制系统人员信息录入表》。
2.信息录入人员应认真核对录入信息,确保准确无误后提交系统管理部门进行录入操作。
3.系统管理部门在收到信息录入表后,应在[具体时间]内完成信息录入工作,并对录入信息进行审核。审核通过后,信息正式生效。
(二)信息更新
1.员工岗位变动、联系方式变更等信息发生变化时,所在部门应在[具体时间]内填写《实名制系统人员信息变更申请表》,并提交相关证明材料。
2.系统管理部门收到变更申请表后,应及时进行审核,审核通过后在系统中进行信息更新。
3.员工离职时,所在部门应在办理离职手续后的[具体时间]内通知系统管理部门,系统管理部门将该员工信息从系统中删除。
(三)信息审核
1.系统管理部门对新录入和变更的人员信息进行审核,主要审核信息的完整性、准确性、合规性等。
2.审核过程中如发现信息有误或不符合要求,应及时通知信息录入部门进行修正。
3.对于重要岗位人员的信息审核,可根据实际情况增加审核环节或要求提供更多证明材料。
(四)信息安全与保密
1.严格遵守公司信息安全管理制度,对实名制系统中的人员信息予以保密。
2.限制系统访问权限,只有经过授权的人员才能访问和操作相关信息。
3.严禁将人员信息泄露给无关人员或用于非公司规定的用途。
四、系统操作管理
(一)用户账号管理
1.根据员工工作职责和系统使用需求,为其分配相应的实名制系统账号和初始密码。
2.用户应妥善保管自己的账号和密码,不得将账号转借他人使用。
3.如发现账号被盗用或密码泄露,应及时通知系统管理部门进行处理,并修改密码。
(二)系统操作流程
1.用户登录实名制系统后,应按照系统提示和操作手册进行相应操作。
2.在进行信息录入、查询、修改等操作时,应仔细核对相关信息,确保操作准确无误。
3.操作完成后,应及时保存相关数据,并退出系统。
(三)数据查询与统计
1.各部门根据工作需要,可在授权范围内查询本部门及相关人员的实名制系统信息。
2.如需进行跨部门数据查询或统计分析,应填写《实名制系统数据查询申请表》,经相关部门负责人审批后,由系统管理部门协助查询。
3.系统管理部门应定期对系统数据进行统计分析,为公司决策提供数据支持。
(四)系统故障处理
1.当系统出现故障时,系统管理部门应及时启动应急预案,进行故障排查和修复。
2.在故障处理过程中,应尽量减少对公司业务的影响,并及时向相关部门和人员通报故障情况及预计修复时间。
3.对系统故障进行记录和分析,总结经验教训,采取措施防止类似故障再次发生。
五、培训与宣传
(一
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