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日常办公用品管理方案

日常办公用品管理方案是指企业为了统一限量、控制用品规格以及节约经费开支，

而对办公用品的购买、使用和保管进行管理的文书。

中小企业日常办公用品管理方案的主要内容如下：

1.办公用品的购买

2.办公用品的申请、分发领用

3.办公用品的保管

4.办公用品使用的监督与调查

范例1

XX公司日常办公用品管理方案

一、办公用品的购买

1.所有办公用品的购买，都由行政办公人员统一负责。

2.办公用品库存量情况以及消耗水平定期向行政办公室主管报告，确定订购数量。如

果办公印刷制品需要调整格式，或者未来某种办公用品的需要量将发生变化，也一

并向主管提出。

调整印刷制品格式，由使用部门以文书形式提出正式申请，经办公室审核确定大致

的规格、纸张质地与数量后，到专门商店采购，选购价格合适、格式相近的印刷制

品。

3.在办公用品库存不多或者有关部门提出特殊需求的情况下，要选择直接去商店购买

或订购的方式。

4.在各部门申请的办公用品中如果包含有需要订购的办公用品，申请部门需另填一份

订购单，经办公用品部门确认后，直接向有关商店订购。

办公室依据订购单，填写“订购进度控制卡”，卡中写明订购日期、订购数量、单

价以及向哪个商店订购等。

5.按订购单以及订购进度控制卡检查所订购的办公用品在预定日期内送达与否。

6.所订购的办公用品送到后，按送货单进行验收，核对品种、规格、数量与质量，确

保没有问题后，在送货单上加盖印章，表示收到。然后，在订购进度控制卡上做好

登记，写明到货日期、数量等。

7.收到办公用品后，对照订货单与订购进度控制卡，开具支付传票，经办公室主管签

字盖章，做好登记，转交财务部门支付或结算。

8.办公用品由公司统一采购、分发给各个部门。如有特殊情况，允许各部门在提出“办

公用品购买申请书”的前提下就近采购。在这种情况下，办公用品部门有权进行审

核，并且把审核结果连同申请书一起交付监督检查部门保存，作为日后使用情况报

告的审核与检查依据。

二、办公用品的申请、分发领用及报废处理

1.各部门的申请书一式两份，一份用于分发办公用品；另一份用于分发领用用品台账

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登记。在申请书上写明所需物品名称、数量与单价金额。

2.办公用品的分发领用

（1）接到各部门的申请书（两份）之后，行政办公人员要进行核对并在申请受

理册上做好登记，写上申请日期、申请部门、用品规格与名称以及数量，

然后再填写一份用品分发传票给发送室。

（2）发送室进行核对后，把申请所要的全部用品备齐，分发给各部门。

（3）用品分发后做好登记，写明分发日期、品名与数量等。一份申请书连同用

品发出通知书，转交办公室记账存档；另一份作为用品分发通知，连同分

发品一起返回各部门。

3.对决定报废的办公用品做好登记，在报废处理册上写清用品名称、价格、数量及报

废处理的其他有关事项。

三、办公用品的保管

1.所有入库办公用品一一填写台账（卡片）。

2.清楚地掌握办公用品的库存情况，经常整理与清扫，实行防虫等措施。

3.办公用品仓库一年盘点两次（6月与12月）。盘点工作由办公室主管负责。盘点要

求做到账物一致，如果不一致要查找原因，然后调整台账，使两者一致。

4.印刷制品与各种用纸按照盘存的台账为基准，对领用的数量随时进行记录并计算出

余量。一批消耗品用完后，应写好报告递交行政办公室主管。

5.对公司各部门所拥有的办公日用低值易耗品，主要针对各种用纸与印刷制品进行调

查。调查方式是，每月5日对前一月的领用量、使用量以及