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会务代理公司信息化管理制度

一、总则

1.目的：为加强公司信息化管理，规范信息化建设、使用和维护等工作，提高公司运营效率和管理水平，特制定本制度。

2.适用范围：本制度适用于公司全体员工及与公司信息化相关的各类活动，包括但不限于信息系统、网络设备、办公软件等的使用与管理。

二、信息化管理职责

1.信息化管理小组

负责制定公司信息化发展战略和规划，结合公司业务需求，确定信息化建设的方向和重点项目。

统筹协调信息化建设项目的实施，包括项目立项、招标、建设过程监督、验收等工作，确保项目按时、按质完成。

制定和完善信息化管理制度及相关流程，并监督制度的执行情况，定期对制度进行评估和修订。

2.各部门

负责本部门信息化需求的收集、整理和提交，配合信息化管理小组进行需求分析和项目规划。

在信息化管理小组的指导下，负责本部门信息系统的日常使用、维护和数据更新，确保数据的准确性和及时性。

负责本部门员工信息化技能的培训和提升，督促员工遵守公司信息化管理制度。

三、信息系统管理

1.系统建设与选型

各部门根据业务发展需要，提出信息系统建设或升级需求，填写《信息系统建设需求申请表》，详细说明需求背景、功能要求、预期效果等内容，提交信息化管理小组。

信息化管理小组对需求进行评估和审核，确定是否立项。对于立项项目，组织相关人员进行市场调研，选择符合公司业务需求和技术标准的信息系统产品或开发商。

在选择信息系统时，应综合考虑系统的功能、性能、安全性、易用性、可扩展性、售后服务及成本等因素，确保所选系统能够满足公司长期发展的需要。

2.系统实施与验收

信息化管理小组与选定的开发商或供应商签订项目实施合同，明确双方的权利和义务、项目进度、质量标准、验收方式等内容。

开发商按照合同要求进行系统开发、部署和调试工作，信息化管理小组和相关部门应密切配合，提供必要的支持和协助。在实施过程中，如遇问题或变更需求，应及时与开发商沟通协调，办理相关变更手续。

系统开发完成后，由开发商提出验收申请，信息化管理小组组织相关部门按照合同约定的验收标准进行验收。验收内容包括系统功能、性能、安全性、数据准确性等方面。验收通过后，双方签署《信息系统验收报告》，正式交付使用。

3.系统维护与升级

信息系统的日常维护工作由信息化管理小组指定专人负责，定期对系统进行巡检、备份、优化等操作，确保系统的稳定运行。同时，建立系统故障应急预案，及时处理系统故障，减少对公司业务的影响。

随着公司业务的发展和技术的进步，信息系统需要适时进行升级。各部门根据业务需求提出系统升级建议，信息化管理小组评估后确定是否进行升级。升级工作应按照系统实施的相关流程进行，确保升级过程的安全和稳定。

四、网络与硬件设备管理

1.网络管理

公司网络由信息化管理小组统一规划和管理，包括网络拓扑结构设计、IP地址分配、网络设备选型与配置等。未经信息化管理小组许可，任何部门和个人不得擅自更改网络设置或搭建新的网络。

为保障公司网络安全，应在网络出口处部署防火墙、入侵检测系统等安全设备，对网络流量进行监控和过滤，防止外部非法入侵和恶意攻击。同时，定期对网络安全设备进行检查和升级，确保其正常运行。

员工在使用公司网络时，应遵守国家法律法规和公司相关规定，不得从事与工作无关的网络活动，如浏览非法网站、下载盗版软件、传播不良信息等。

2.硬件设备管理

公司硬件设备包括计算机、服务器、打印机、复印机、传真机等，由信息化管理小组负责统一采购、登记、调配和报废处理。各部门根据工作需要，填写《硬件设备购置申请表》，经审批后由信息化管理小组负责采购。

硬件设备采购后，信息化管理小组应及时进行登记，建立设备台账，记录设备的型号、规格、购置日期、使用部门、使用人等信息。设备使用部门和使用人应妥善保管和使用设备，定期进行清洁和维护，确保设备正常运行。

硬件设备出现故障时，使用人应及时向信息化管理小组报修，填写《硬件设备维修申请表》。信息化管理小组根据故障情况安排维修人员进行维修，如设备无法修复或已达到报废条件，应按照规定办理报废手续。

五、数据与信息安全管理

1.数据管理

公司数据包括客户信息、业务数据、财务数据等，是公司的重要资产。各部门应指定专人负责本部门数据的管理工作，建立数据备份制度，定期对重要数据进行备份，并将备份数据存储在安全的地方。

数据的录入、修改和删除应严格按照规定的流程进行，操作人员应确保数据的准确性和完整性。未经授权，任何人不得擅自查询、修改或删除公司数据。

为防止数据丢失或损坏，信息化管理小组应定期对公司数据进行检查和恢复测试，确保备份数据的可用性。同时，随着数据量的增加和存储技术的发展，适时对数据存储设备进行升级和扩容。

2.信息安全管理

加强员工信息安全意识教育，定期组织信息安全培训，使员工了解信