会议室设备管理规定.docx

?一、总则

1.目的

为了加强会议室设备的管理，确保设备的正常运行，提高设备的使用效率，保障会议的顺利进行，特制定本规定。

2.适用范围

本规定适用于公司内所有会议室的设备管理，包括但不限于投影仪、音响系统、电脑、桌椅、空调等。

3.管理原则

遵循统一管理、分级负责、合理使用、定期维护的原则，确保会议室设备的安全、完整和有效使用。

二、设备管理职责

1.行政部门职责

-负责会议室设备的统一采购、调配和报废处理。

-制定会议室设备管理制度和操作规程，并监督执行。

-定期组织对会议室设备进行检查、维护和保养，确保设备正常运行。

-负责协调解决会议室设备使用过程中出现的问题。

2.使用部门职责

-负责本部门会议室设备的日常使用和管理，指定专人负责设备的开关、操作和清洁等工作。

-按照操作规程正确使用设备，不得擅自拆卸、改装或损坏设备。

-发现设备故障或异常情况时，及时通知行政部门进行维修，并做好记录。

-协助行政部门做好会议室设备的定期维护和保养工作。

3.使用人员职责

-严格按照操作规程使用会议室设备，爱护设备，不得随意丢弃或损坏设备。

-使用完毕后，及时关闭设备电源，整理好设备和桌面，保持会议室整洁。

-如发现设备故障或异常情况，应立即停止使用，并及时向本部门负责人报告。

三、设备采购与配置

1.采购需求申请

各部门根据工作需要，如需新增或更换会议室设备，应提前填写《会议室设备采购申请表》，详细说明设备名称、型号、规格、数量、用途及采购预算等内容，经部门负责人审核后提交行政部门。

2.采购审批

行政部门收到《会议室设备采购申请表》后，对采购需求进行审核，报公司领导审批。审批通过后，按照公司采购流程进行采购。

3.设备配置

行政部门根据会议室的功能和使用需求，合理配置设备。配置完成后，填写《会议室设备配置清单》，明确设备的名称、型号、规格、数量、放置位置等信息，并将设备移交使用部门。

四、设备使用与操作

1.使用预约

使用部门如需使用会议室，应提前通过公司内部会议预订系统进行预约，填写《会议室使用申请表》，注明使用时间、会议主题、参会人数等信息。行政部门根据预约情况进行统筹安排，并及时反馈预约结果。

2.使用培训

新设备投入使用前，行政部门应组织使用人员进行培训，使其熟悉设备的性能、操作方法和注意事项。使用人员应认真参加培训，掌握设备的正确使用方法。

3.操作规范

-投影仪：使用前检查投影仪电源线是否连接正常，打开投影仪电源开关，等待投影仪启动完成后，通过遥控器调整画面清晰度、亮度、对比度等参数。使用完毕后，关闭投影仪电源开关，待投影仪散热风扇停止转动后，再拔掉电源线。

-音响系统：使用前检查音响设备的连接线是否连接牢固，打开音响设备电源开关，调节音量大小。使用过程中，注意避免音量过大对设备造成损坏。使用完毕后，关闭音响设备电源开关。

-电脑：使用前检查电脑电源线是否连接正常，打开电脑电源开关，等待电脑启动完成后，输入用户名和密码登录系统。使用过程中，注意保护电脑系统安全，避免安装不明软件或访问不安全网站。使用完毕后，关闭电脑电源开关。

-其他设备：如桌椅、空调等，使用人员应按照相关操作规程进行操作，确保设备正常运行。

4.设备借用

因工作需要借用会议室设备的，应填写《会议室设备借用申请表》，经部门负责人审核后，到行政部门办理借用手续。借用期限一般不得超过[X]天，如需延长借用期限，应提前办理续借手续。借用人员应妥善保管借用设备，不得转借他人或用于其他非工作用途。使用完毕后，及时归还设备，并由行政部门进行检查验收。

五、设备维护与保养

1.日常维护

-使用人员在每次使用会议室设备前，应对设备进行外观检查，确保设备无损坏、无故障。

-使用过程中，如发现设备出现异常情况，应立即停止使用，并及时通知行政部门进行维修。

-使用完毕后，使用人员应按照操作规程关闭设备电源，并对设备进行清洁，保持设备整洁。

2.定期维护

-行政部门应定期组织对会议室设备进行全面检查和维护，确保设备正常运行。

-投影仪、音响系统等设备应每[X]个月进行一次清洁和调试，电脑等设备应每[X]周进行一次系统维护和杀毒。

-定期维护工作应填写《会议室设备维护记录》，详细记录维护时间、维护内容、维护人员等信