物资台帐管理办法.docx

?一、总则

1.目的

为了加强公司物资管理，规范物资台帐的建立、使用和维护，确保物资信息的准确、完整和及时，提高物资管理效率，降低物资成本，特制定本办法。

2.适用范围

本办法适用于公司内所有物资的台帐管理，包括原材料、辅助材料、设备备件、办公用品、劳保用品等各类物资。

3.职责分工

-物资管理部门

-负责制定和完善物资台帐管理制度，并组织实施。

-负责建立和维护物资总台帐，及时记录物资的出入库、库存等信息。

-定期对物资台帐进行核对和盘点，确保帐物相符。

-指导和监督各部门物资台帐的建立和管理工作。

-采购部门

-负责提供采购物资的相关信息，包括物资名称、规格型号、数量、供应商等，确保信息准确无误。

-协助物资管理部门做好采购物资的入帐工作。

-使用部门

-负责本部门物资台帐的建立和管理，记录物资的领用、消耗等情况。

-定期向物资管理部门报送物资使用情况报表。

-配合物资管理部门进行物资盘点工作。

-财务部门

-负责审核物资台帐的相关数据，确保物资成本核算的准确性。

-依据物资台帐和相关凭证进行帐务处理，提供物资财务信息。

二、物资台帐的建立

1.台帐格式

物资台帐应采用统一的格式，包括物资编码、名称、规格型号、计量单位、库存数量、出入库日期、出入库数量、结存数量、供应商、备注等栏目。

2.物资编码

-物资管理部门应制定物资编码规则，对各类物资进行唯一编码。物资编码应具有系统性、逻辑性和扩展性，便于物资的分类管理和查询统计。

-物资编码一经确定，不得随意更改。如有特殊情况需要更改，应经过相关部门审批，并及时通知各相关部门进行相应调整。

3.入帐信息

-物资采购入库时，采购部门应及时将物资的相关信息传递给物资管理部门。物资管理部门根据采购发票、入库单等凭证，按照物资编码规则进行编码，并在物资台帐中准确记录物资的名称、规格型号、数量、供应商、入库日期等信息。

-物资内部转移、领用等业务发生时，使用部门应填写相应的单据，经审批后交物资管理部门。物资管理部门根据单据在物资台帐中记录物资的出入库情况，更新库存数量。

-对于自制物资，生产部门应提供物资的相关信息，物资管理部门按照规定进行编码入帐。

三、物资台帐的日常管理

1.数据录入

-物资管理部门应指定专人负责物资台帐的数据录入工作，确保录入数据的准确、及时。录入人员应认真核对原始凭证，按照台帐格式要求准确录入各项信息。

-数据录入完成后，应进行自校和互校，确保数据的准确性。如发现数据错误，应及时更正，并记录更正情况。

2.信息更新

-物资台帐应实时反映物资的动态变化情况。当物资发生出入库、库存调整等业务时，物资管理部门应及时更新台帐信息。

-定期对物资台帐中的信息进行审核和清理，删除无效或重复的数据，确保台帐数据的有效性和完整性。

3.查询与统计

-物资管理部门应建立物资台帐查询系统，方便各部门查询物资的库存情况、出入库记录等信息。

-根据管理需要，物资管理部门应定期对物资台帐进行统计分析，生成各类物资报表，如库存报表、出入库报表、消耗报表等，为物资管理决策提供依据。

四、物资台帐的盘点

1.盘点计划

-物资管理部门应制定年度物资盘点计划，明确盘点范围、盘点时间、盘点人员等。盘点计划应报公司领导审批后实施。

-盘点计划应涵盖公司内所有物资，包括库存物资、在途物资、委托加工物资等。盘点时间应选择在业务相对稳定的时期，避免影响正常生产经营活动。

2.盘点方法

-物资盘点可采用实地盘点法、抽样盘点法等。实地盘点法适用于价值较高、数量较少的物资；抽样盘点法适用于价值较低、数量较多的物资。

-在盘点过程中，盘点人员应认真核对物资的实物数量、规格型号、质量状况等，与物资台帐记录进行逐一核对。如发现帐实不符，应详细记录差异情况，并及时查明原因。

3.盘点结果处理

-盘点结束后，盘点人员应编制盘点报告，详细记录盘点情况，包括盘点范围、盘点时间、盘点结果、帐实差异及原因分析等。

-对于帐实不符的情况，物资管理部门应组织相关人员进行调查核实，并根据差异原因进行相应处理。如属于正常损耗、丢失、损坏