办公室会议管理制度.docx

?一、总则

1.目的

为规范办公室会议管理，提高会议效率，确保会议决策得到有效执行，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于办公室组织召开的各类会议，包括但不限于部门例会、工作协调会、专题研讨会、项目推进会等。

3.基本原则

-精简高效原则：会议应注重实效，精简会议内容和议程，提高会议效率。

-事先计划原则：会议应提前做好规划和准备，明确会议目的、时间、地点、参会人员、议程等。

-充分准备原则：参会人员应提前了解会议议题，准备相关资料，确保会议讨论的充分性和有效性。

-民主集中原则：会议决策应充分发扬民主，广泛听取意见，在民主的基础上进行集中决策。

二、会议分类及组织

1.部门例会

-召开周期：每周[X]召开一次，如遇特殊情况可提前或推迟。

-参会人员：部门全体成员。

-会议内容：总结上周工作进展，汇报本周工作计划，讨论解决工作中存在的问题，传达上级指示和要求。

-组织部门：由部门负责人负责组织，指定专人做好会议记录。

2.工作协调会

-召开时机：根据工作需要适时召开，用于协调解决跨部门或部门内部的工作问题。

-参会人员：相关部门负责人或涉及工作的人员。

-会议内容：针对具体工作事项，明确各部门职责分工，协调工作进度，解决工作中出现的矛盾和问题。

-组织部门：由涉及工作的主要部门或办公室负责组织，办公室负责记录。

3.专题研讨会

-召开时机：针对特定业务领域或重要问题进行深入研讨时召开。

-参会人员：相关专家、业务骨干、部门负责人等。

-会议内容：围绕专题进行深入分析和讨论，提出解决方案或建议，为决策提供参考依据。

-组织部门：由相关业务部门或办公室发起，办公室协助安排会议场地、通知参会人员等，指定专人做好会议纪要。

4.项目推进会

-召开周期：根据项目进度定期召开，一般为[X]周或[X]月召开一次。

-参会人员：项目负责人、项目团队成员、相关部门负责人等。

-会议内容：汇报项目进展情况，分析存在的问题，明确下一步工作任务和时间节点，协调解决项目推进过程中的困难。

-组织部门：由项目负责人负责组织，办公室负责会议记录和跟踪落实会议决策。

三、会议准备

1.确定会议主题和议程

-会议组织者应根据工作需要和领导要求，提前确定会议主题和议程。

-议程应明确会议的各项议题及讨论顺序，确保会议有序进行。

2.确定参会人员

-根据会议主题和内容，确定参会人员名单，并提前通知相关人员。

-如有需要，可邀请外部专家或嘉宾参加会议，并提前做好沟通和协调工作。

3.准备会议资料

-会议组织者应提前准备好与会议议题相关的资料，如汇报材料、数据报表、政策文件等。

-参会人员应根据会议通知要求，提前准备好发言材料或相关资料，以便在会议上充分发表意见。

4.安排会议场地

-根据参会人数和会议形式，选择合适的会议场地，并提前进行布置。

-确保会议场地的音响、投影仪、麦克风等设备正常运行，提供必要的文具和饮用水。

5.发布会议通知

-会议通知应提前[X]天发布，明确会议的主题、时间、地点、参会人员、议程等信息。

-通知方式可采用邮件、内部办公系统、电话等多种形式，确保参会人员及时收到通知。

四、会议组织与实施

1.签到入场

-会议开始前[X]分钟，会议组织者或指定人员在会场入口处设置签到台，组织参会人员签到入场。

-对迟到的参会人员进行记录，并及时提醒其尽快入场就座。

2.会议开场

-会议开始时，主持人应简要介绍会议背景、目的、议程和参会人员。

-明确会议纪律和要求，确保会议有序进行。

3.议题讨论

-按照会议议程，依次进行议题讨论。

-参会人员应积极发言，充分表达自己的观点和意见，围绕议题展开深入讨论。

-主持人应掌控会议节奏，引导讨论方向，确保讨论不偏离主题，避免出现冷场或混乱局面。

4.记录与纪要

-会议组织者应指定专人负责会议记录，记录会议的主要内容、讨论情况、决策结果等。

-会议记录应准确、完整、清晰，确保能够真实反映会议全貌。

-会议结束后，会议组织者