EHS.QP-033-SAC 对内对外沟通管理程序.doc

SunTrendAsiaPacificLimited朗升亚太有限公司

对内对外沟通管理程序

文件编号

EHS.QP-033

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版本

A

生效日期

2013年01月10日

文件修改记录

版本

修改内容

生效日期

修改人

A

首版

2013-1-10

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制定人

审核人

批准人

日期：

日期：

日期：

文件类型

程序文件

对内对外沟通管理程序

文件编号

EHS.QP-033

质量标准

ISO9001

版本

A

相关部门

公司内所有部门

页次

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目的：加强与内外部利益相关方的交流与合作，规范公司对内对外信息沟通，确

保体系的有效运行。

范围：适用于公司所有对内和对外有关社会责任的信息沟通的活动。

权责：

厂长室：负责与内部员工、当地政府、员工代表和其它利益相关者的信息沟通。

采购部、客服部、业务部：负责与客户（买方）、供货商、分包商的信息沟通。

管理者代表：提供指导和支持，必要时报高层领导批准。

其它各部门和工人代表：支持并配合对内对外信息的沟通。

定义：

社会责任利益相关方：主要指当地工会、商会、儿童保护组织、共青团组织和劳工组织等。

管理内容：

对内对外沟通总要求：

信息沟通可以采用口头或书面形式,也可以采用其它适当的方式,如电话、传真、电子邮件、研讨会和新闻发布会等。

对内对外信息沟通均应保存适当的记录与证据。

一旦收到有关质疑、质询和投诉信息，应尽快核实质疑和投诉人的身份（包括姓名、职位、服务机构和联络电话等），查清质疑或投诉原因，详细作业参照《申诉管理程序》作业。

应针对质疑或投诉的问题解释公司政策和程序，妥善处理质疑和投诉事件，并及时作出处理结果。重大问题应报高层领导批准。

一旦发现有违反公司政策、法律法规或沃尔玛（WAL-MART）标准的事项，应及时采取补救和纠正行动。情况严重时，应及时报告总经理。

信息沟通过程中，注意保护个人隐私和公司商业秘密。

对内信息沟通：

公司社会责任政策、管理体系运行情况，由行政部负责及时传达到公司各部门及员工。

社会责任管理体系运行中产生的信息资料,应根据政策和程序要求及时传达到相关部门和人员,并记录其内容和处理结果.

员工的咨询、质疑和投诉，由员工代表或行政部收集，并负责回答。

对外信息沟通：

文件类型

程序文件

对内对外沟通管理程序

文件编号

EHS.QP-033

品保标准

ISO9001

版本

A

相关部门

公司内所有部门

页次

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与供货商和分包商的信息沟通由采购部负责,与客户(买方)的信息沟通由业务部负责,与当地政府、工会和其它外部利益相关者的信息沟通由行政部负责，管理者代表应提供指导和支持，必要时报高层领导批准。

公司任何人收到来自外部的文件、电话、传真或其它信息资料，应转交上述责任部门，根据情况处理。

当地政府、工会或其它外部利益相关者提出的检查、参观或访问要求，由行政部接待，并报管理者代表协助。

外部利益相关者提出的意见、建议、投诉或质疑，应由责任部门负责调查核实情况，妥善处理，及时回复，并报管理者代表备案。

管理者代表定期访问本地利益相关者团体，征求他人的意见和建议，通报公司实施WAL-MART标准的进展和效果，提供相关的数据和资料，包括管理评审和监督活动的结果。

如果有合同要求，管理者代表应对利益相关者提供合理的资料和取得资料的渠道，以核实公司是否符合沃尔玛（WAL-MART）标准的要求。如果合同有进一步的要求，公司应该透过采购合同的条款，要求供货商的分包商提供上述安排和渠道。