合同签订管理规定及流程.docx

?一、总则

1.目的

为加强公司合同签订管理，规范合同签订流程，保障公司合法权益，提高合同管理水平，特制定本规定及流程。

2.适用范围

本规定适用于公司与自然人、法人及其他组织之间签订的各类合同，包括但不限于销售合同、采购合同、租赁合同、服务合同、技术合同等。

3.基本原则

合同签订应遵循合法合规、平等自愿、公平公正、诚实守信的原则，确保合同内容真实、准确、完整，明确双方权利义务，避免法律风险。

二、合同签订管理职责

1.合同管理部门

公司设立专门的合同管理部门，负责合同签订的统筹管理工作，主要职责包括：

-制定和完善合同管理制度、流程及标准文本；

-对合同签订前的各项资料进行审核，确保合同条款合法合规、风险可控；

-组织合同谈判，参与重大合同的起草、修订工作；

-监督合同的履行情况，协调处理合同履行过程中的纠纷；

-建立合同档案，定期对合同签订及履行情况进行统计分析，为公司决策提供依据。

2.业务部门

业务部门负责合同的发起、谈判、起草、履行等具体工作，主要职责包括：

-根据业务需求，提出签订合同的申请，并提供相关业务资料；

-负责与合同对方进行沟通、谈判，拟定合同条款；

-按照合同管理部门的审核意见，对合同进行修改完善；

-组织合同的签订、履行，并及时向合同管理部门反馈合同履行情况；

-负责处理合同履行过程中的具体问题，配合合同管理部门处理合同纠纷。

3.法务部门

法务部门负责对合同的合法性进行审查，提供法律意见和风险防范建议，主要职责包括：

-参与重大合同的谈判、起草工作，从法律角度对合同条款进行审查；

-对合同签订前的资料进行合法性审核，确保合同内容符合法律法规要求；

-协助处理合同履行过程中的法律纠纷，提供法律支持和解决方案。

4.财务部门

财务部门负责对合同涉及的财务条款进行审核，提供财务意见和风险提示，主要职责包括：

-审查合同中的付款方式、结算周期、价格条款等财务内容，确保符合公司财务政策和规定；

-对合同的财务风险进行评估，提出防范措施和建议；

-负责合同款项的收付管理，监督合同款项的执行情况。

三、合同签订流程

1.合同申请

业务部门根据业务需要，填写《合同申请表》，详细说明合同的基本情况、对方当事人信息、合同标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任等主要条款，并提供相关业务资料，如项目可行性报告、市场调研报告、招投标文件等。《合同申请表》经业务部门负责人审核签字后，提交给合同管理部门。

2.资格审查

合同管理部门收到《合同申请表》后，首先对合同对方当事人的主体资格、经营范围、信用状况等进行审查。通过查询国家企业信用信息公示系统、第三方信用评级机构等渠道，核实对方的营业执照、组织机构代码证、法定代表人身份证明等相关资质文件，确保对方具备签订合同的合法资格和履约能力。对于重大合同或涉及金额较大的合同，必要时可委托律师事务所对对方当事人进行尽职调查。

3.合同起草与审核

-合同起草：业务部门根据谈判结果，负责起草合同文本。合同文本应使用公司统一的合同模板，确保条款完整、表述清晰、逻辑严谨。对于特殊业务或没有统一模板的合同，可由业务部门与合同管理部门共同起草。

-初审：合同管理部门收到合同文本后，对合同的条款进行初步审核。重点审查合同条款是否符合公司业务要求和管理规定，是否存在法律风险、财务风险和其他潜在风险。初审通过后，在合同文本上签署审核意见，并提交给法务部门和财务部门进行专业审查。

-专业审查：法务部门从法律角度对合同文本进行审查，重点关注合同的合法性、有效性、完整性以及双方权利义务的对等性，对合同条款中存在的法律问题提出修改意见。财务部门从财务角度对合同文本进行审查，重点审查合同中的财务条款是否符合公司财务政策和规定，是否存在财务风险，对涉及财务的条款进行审核并提出意见。

-修改完善：业务部门根据合同管理部门、法务部门和财务部门的审核意见，对合同文本进行修改完善。修改后的合同文本再次提交给合同管理部门进行复审，确保审核意见得到充分落实。复审通过后，合同文本方可进入签订环节。

4.合同审批

-一般合同审批：对于金额较小、风险较低的一般合同，经合同管理部门负责人审核签字后，报公司分管领导审批。分管领导审批通过后，合同即可签订。

-重大合同审批：对于金额较大、