合同存档、查阅管理办法.docx

?一、总则

1.目的

为加强公司合同管理，规范合同存档与查阅行为，确保合同资料的完整性、准确性和安全性，维护公司合法权益，特制定本办法。

2.适用范围

本办法适用于公司及所属各部门签订的各类合同、协议及相关补充文件（以下统称合同）。

3.基本原则

合同存档与查阅管理遵循集中统一、分类管理、安全保密、规范有序的原则。

二、职责分工

1.合同管理部门

-负责合同的起草、审核、签订、履行跟踪等工作，并及时将合同原件及相关资料提交至档案管理部门存档。

-建立合同台账，详细记录合同的签订、履行、变更、终止等情况，定期与档案管理部门核对合同存档信息。

-根据工作需要，向档案管理部门提出查阅合同的申请，并填写《合同查阅申请表》（见附件1）。

2.档案管理部门

-负责合同的统一存档管理，建立合同档案库，按照分类编号规则对合同进行整理、编号、装订和存放。

-制定合同存档管理制度，明确档案管理人员职责，确保合同档案的安全保管和有效利用。

-对合同查阅申请进行审核，按照规定提供查阅服务，并做好查阅登记工作。

3.其他部门

-协助合同管理部门做好合同的签订、履行等工作，及时将涉及本部门的合同相关资料提交至合同管理部门。

-根据工作需要，经审批后可向档案管理部门查阅合同，但需遵守本办法的相关规定。

三、合同存档管理

1.存档范围

公司签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同、担保合同等，以及与合同相关的补充协议、变更协议、解除协议、授权委托书、招投标文件、会议纪要、往来函件等资料。

2.存档要求

-合同原件及相关资料应齐全、完整，内容清晰、准确，签字盖章手续完备。

-合同应使用A4纸张打印或复印，左侧装订，一式多份的合同应逐页加盖骑缝章。

-对于电子合同，应确保电子文档的格式规范、内容完整，并与纸质合同具有同等法律效力。电子合同应定期进行备份，存储介质应妥善保管。

-合同档案应按照合同类别、签订时间、项目名称等进行分类整理，编制档案目录（见附件2），以便于查找和管理。

3.编号规则

合同档案编号采用年份+合同类别代码+顺序号的方式，具体如下：

-年份为合同签订年份的后两位数字，如23表示2023年签订的合同。

-合同类别代码根据合同的性质和类别进行编制，具体代码如下：

-买卖合同：MT

-租赁合同：ZL

-服务合同：FW

-技术合同：JS

-借款合同：JK

-担保合同：DB

-其他合同：QT

-顺序号为同一类别合同在当年内的流水号，从001开始依次编号。

例如，2023年签订的第5份买卖合同，编号为23MT005。

4.存档流程

-合同签订后，合同管理部门应在[X]个工作日内将合同原件及相关资料整理齐全，提交至档案管理部门存档。

-档案管理部门收到合同资料后，应及时进行核对、整理和编号，按照分类存放规则将合同档案存入档案库，并在档案目录中登记相关信息。

-对于重大合同或涉及公司核心业务的合同，档案管理部门应建立专门的档案卷宗，进行重点保管，并定期进行检查和评估。

四、合同查阅管理

1.查阅权限

-公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应按照以下权限进行申请和审批：

-合同管理部门人员查阅本部门签订的合同，由部门负责人审批。

-其他部门人员查阅涉及本部门业务的合同，由本部门负责人审批。

-公司领导查阅合同档案，无需审批，可直接向档案管理部门提出查阅申请。

-因审计、法律纠纷等特殊原因需要查阅合同档案的，由相关部门负责人提出申请，经公司分管领导审批后，方可查阅。

-外部单位或个人查阅公司合同档案的，须经公司法定代表人书面批准，并签订《合同查阅保密协议》（见附件3），档案管理部门方可提供查阅服务。

2.查阅申请

-公司内部人员申请查阅合同档案时，应填写《合同查阅申请表》，详细说明查阅目的、合同名称、编号、查阅内容等信息，并提交至合同管理部门。

-合同管理部门对查阅申请进行审核，审核通过后，在申请表上签署意见，并将申请表转至档案管理部门。