工作群管理制度.docx

?一、总则

1.目的

为了加强公司内部沟通与协作，规范工作群的使用，提高工作效率，确保信息传递的及时、准确和安全，特制定本管理制度。

2.适用范围

本制度适用于公司内部所有工作群，包括但不限于部门群、项目群、跨部门协作群等。

二、群成员管理

1.成员加入

-因工作需要加入工作群的员工，由相关负责人批准后加入。

-新员工入职后，由人力资源部门通知其加入相应的工作群。

2.成员退出

-员工离职或因工作变动不再需要留在工作群时，由本人提出申请，经所在部门负责人批准后退出。

-若员工未及时提出退出申请，部门负责人有权在确认其离职或工作变动后，将其移出工作群。

3.群成员实名制

-群成员统一使用真实姓名，格式为姓名-部门，如张三-销售部。

-群昵称应保持简洁明了，避免使用生僻字、符号或与工作无关的词语。

三、信息发布管理

1.发布原则

-信息发布应遵循准确、及时、清晰、简洁的原则，确保群内成员能够快速理解信息内容。

-严禁发布未经证实的谣言、虚假信息、敏感信息及与工作无关的内容。

2.发布内容

-工作安排：包括工作计划、任务分配、进度汇报等。

-工作通知：如公司政策、制度、会议通知、培训通知等。

-工作问题及解决方案：成员之间分享工作中遇到的问题及解决方法，促进经验交流。

-业务相关信息：如行业动态、市场信息、竞争对手分析等。

3.发布要求

-重要信息发布前应进行审核，确保内容准确无误。涉及多个部门的信息，应由相关部门共同审核。

-发布信息时应注明发布时间，以便成员查阅和追溯。

-对于需要群成员回复或讨论的信息，应明确回复要求和时间节点。

四、沟通交流管理

1.交流方式

-鼓励群成员积极参与工作讨论，分享经验和见解，促进工作协同。

-交流内容应围绕工作主题展开，避免无关话题的干扰。

-成员之间应保持礼貌和尊重，不得使用侮辱性、攻击性或不文明的语言。

2.紧急情况沟通

-遇到紧急工作事项，成员应及时在群内发布信息，并@相关负责人，确保问题得到及时处理。

-对于紧急情况，相关负责人应迅速响应，组织协调解决问题，并及时反馈处理结果。

3.会议沟通

-如需在工作群内组织会议，应提前明确会议主题、时间、参与人员及议程安排。

-会议过程中，成员应保持安静，认真听取发言，不得随意打断。如有问题或建议，应在适当的时候提出。

-会议结束后，应及时整理会议纪要，并在群内发布，确保所有成员了解会议内容和工作要求。

五、文件共享管理

1.共享原则

-文件共享应遵循安全、规范、有序的原则，确保文件的完整性和保密性。

-共享文件应与工作相关，不得共享涉及公司机密、个人隐私或违法违规的文件。

2.共享内容

-工作文档：如合同、报告、方案、表格等。

-工作资料：如行业标准、技术规范、市场调研数据等。

-培训资料：如课件、视频、讲义等。

3.共享要求

-文件共享前应进行整理和分类，确保文件命名规范、清晰易懂。

-对于重要文件，应设置相应的权限，避免无关人员误操作或泄露文件内容。

-定期清理共享文件，删除过期或不再使用的文件，保持共享空间的整洁。

六、群消息提醒管理

1.提醒设置

-群成员可根据工作需要，自行设置消息提醒方式，但应避免设置过于频繁或影响他人工作的提醒。

-对于重要的工作群，建议全体成员将消息提醒设置为消息免打扰，并定期查看群消息，以免错过重要信息。

2.特殊情况提醒

-当群内发布紧急通知或重要信息时，相关负责人可通过@全体成员的方式进行提醒，确保所有成员能够及时收到消息。

-在重要会议、项目节点或其他关键时期，可根据实际情况调整群消息提醒设置，确保成员能够集中精力处理工作。

七、群管理员职责

1.群创建与维护

-负责工作群的创建、命名和初始成员设置。

-定期检查群成员信息，及时清理离职或不再需要留在群内的人员。

2.信息管理

-审核群内发布的信息，确保符合本管理制度的要求。对于不符合要求的信息，及时进行提醒或删除。

-整理和保存群