合同管理系统需求分析.docx

?一、引言

（一）编写目的

本需求分析文档旨在详细描述合同管理系统的功能需求、性能需求、数据需求等，为系统的设计与开发提供清晰的指导，确保系统能够满足企业合同管理的实际业务需求。

（二）项目背景

随着企业业务的不断拓展，合同数量日益增多，传统的手工合同管理方式效率低下、易出错，难以满足企业对合同全生命周期管理的要求。因此，开发一套合同管理系统，实现合同的电子化管理、流程自动化、风险预警等功能，具有重要的现实意义。

（三）参考资料

1.企业现有合同管理制度和流程文档。

2.与相关部门和人员的沟通记录。

二、系统概述

（一）系统目标

1.提高合同管理的效率和准确性，减少人工操作失误。

2.实现合同全生命周期的电子化管理，包括合同起草、审批、签订、执行、变更、终止等环节。

3.提供实时的合同状态查询和统计分析功能，为企业决策提供数据支持。

4.加强合同风险预警，及时发现和处理潜在风险。

（二）系统功能概述

1.合同起草：支持用户在线起草合同，提供模板管理、条款编辑、格式调整等功能。

2.合同审批：实现合同审批流程的电子化，根据预设的审批规则自动流转，记录审批意见和时间。

3.合同签订：管理合同的签订过程，包括合同盖章、归档等操作，生成电子合同文件。

4.合同执行：跟踪合同的执行情况，记录合同履行进度，提醒相关人员按时履行合同义务。

5.合同变更：处理合同的变更申请，记录变更内容和审批结果，更新合同相关信息。

6.合同终止：办理合同的终止手续，清理相关数据，进行总结和评估。

7.查询统计：提供合同信息的查询功能，支持按多种条件进行筛选，生成各类统计报表。

8.风险预警：根据预设的风险规则，对合同进行风险评估，及时发出预警信息。

三、功能需求

（一）合同起草

1.模板管理

-提供合同模板的创建、编辑、删除功能。

-支持模板的分类管理，方便用户查找和使用。

2.条款编辑

-允许用户在线编辑合同条款，支持文本输入、格式设置、表格插入等操作。

-提供条款引用功能，可从已有的模板或条款库中引用相关内容。

3.格式调整

-能够对合同文本进行格式排版，如字体、字号、段落间距等调整。

-支持合同文本的分页、分栏显示。

4.附件上传

-允许用户上传与合同相关的附件，如营业执照、资质证书等。

-对附件进行分类管理，方便查看和下载。

（二）合同审批

1.流程定义

-可根据企业实际情况自定义合同审批流程，包括审批节点、审批人员、审批顺序等。

-支持多流程并行和串行审批。

2.审批流转

-合同提交后，系统自动按照预设流程进行流转，将待审批任务推送至相应审批人员。

-审批人员可在线查看合同详细信息，填写审批意见，提交审批结果。

3.审批记录

-记录合同审批的全过程，包括审批时间、审批人员、审批意见等。

-提供审批记录的查询和导出功能。

（三）合同签订

1.盖章管理

-支持电子印章和实体印章的使用，实现合同的电子盖章和纸质盖章管理。

-记录盖章时间、盖章人员等信息。

2.归档管理

-将签订后的合同进行归档，生成电子合同文件。

-支持合同文件的分类存储和检索。

（四）合同执行

1.进度跟踪

-合同执行人员可实时更新合同履行进度，如交货时间、付款情况等。

-系统根据进度自动生成提醒信息，通知相关人员。

2.提醒功能

-设定合同执行的关键时间节点，提前提醒相关人员履行合同义务。

-支持多种提醒方式，如邮件、短信、系统消息等。

（五）合同变更

1.变更申请

-合同执行过程中，如需变更合同内容，可提交变更申请，填写变更原因和变更内容。

-系统对变更申请进行编号和记录。

2.变更审批

-按照预设的变更审批流程进行审批，审批通过后更新合同相关信息。

-记录变更审批的过程和结果。

（六）合同终止

1.终止申请

-合同到期或提前终止时，可提交终止申请，说明终止原因。

-系统对终止申请进行审核，审核通过后进入终止流程。

2.终止处理

-清理合同相关数据，如执行记录、