档案管理基本知识---对新手比较有用.docxVIP

?一、引言

档案管理是一项至关重要的工作，它涉及到组织或个人各类信息的有序存储、保护与有效利用。对于新手而言，了解档案管理的基本知识是踏入这一领域的关键。本文将系统地介绍档案管理的基本概念、流程、分类方法、整理技巧以及保管与利用等方面的内容，帮助新手快速掌握档案管理的核心要点。

二、档案管理基本概念

（一）档案的定义

档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

（二）档案管理的内涵

档案管理就是对档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动的总称。其目的在于确保档案的完整与安全，以便在需要时能够迅速、准确地查找和获取所需信息，为组织决策、业务开展、历史研究等提供有力支持。

三、档案管理流程

（一）档案收集

1.收集范围确定

明确本组织或个人所产生的各类有保存价值的文件材料，包括但不限于公文、合同、报表、信函、技术资料、会议记录、照片、音像等。不同类型的组织和业务活动，收集范围会有所差异。

2.收集渠道

-内部渠道：各部门定期将产生的文件材料移交至档案管理部门。

-外部渠道：如接收上级机关下发的文件、与其他单位交换的资料等。

3.收集方法

-定期收集：制定固定的时间周期，如每月或每季度进行一次全面收集。

-随时收集：对于重要或紧急产生的文件材料，及时收集。

（二）档案整理

1.分类

-年度分类法：按照文件形成的年度进行分类，便于按年度查找和统计档案。

-组织机构分类法：根据组织内部的机构设置进行分类，突出不同部门的工作档案。

-问题分类法：依据文件内容所反映的问题进行分类，适用于专业性较强的档案。

2.编号

为每份档案或档案类别赋予唯一的编号，以便于标识和管理。编号可以采用数字编码、字母与数字组合等方式。

3.装订

对于纸质文件，去除金属物，采用线装、胶装等合适的装订方式，确保文件整齐、牢固。

4.编目

编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、来源等信息，方便查找和检索。

（三）档案保管

1.保管场所选择

选择安全、干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗的场所作为档案库房。库房应配备必要的消防设备、温湿度调节设备等。

2.保管方式

-纸质档案：采用密集架存放，便于节省空间和管理。

-电子档案：进行备份存储，可采用磁带、光盘、硬盘等多种存储介质，并定期进行数据检查和维护。

3.保管期限划分

根据档案的重要性和利用价值，确定保管期限，一般分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。

（四）档案鉴定

1.鉴定原则

遵循全面审查、历史观点、维护全宗和保管期限从长的原则。

2.鉴定方法

-直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，判断其价值。

-分析鉴定法：通过分析档案的来源、内容、形式等因素，综合确定其价值。

3.销毁处理

对于失去保存价值的档案，按照规定的程序进行销毁，确保档案信息不被泄露。

（五）档案统计

1.统计内容

包括档案的数量、种类、保管期限、利用情况等。

2.统计方法

建立档案统计台账，定期进行数据登记和汇总分析，为档案管理决策提供依据。

（六）档案利用

1.利用方式

-查阅：提供档案原件或复印件供利用者查阅。

-借阅：将档案借给利用者在规定时间内使用。

-出具证明：根据利用者需求，出具档案内容的证明材料。

2.利用手续

利用者需填写利用申请表，经审批后，按照规定的程序进行利用操作。利用过程中要做好登记和监督，确保档案安全。

四、档案分类方法

（一）按来源分类

可分为上级机关文件、本机关文件、下级机关文件、外单位来文等。这种分类方法便于了解文件的来源和隶属关系。

（二）按时间分类

如年度分类、季度分类、月度分类等。时间分类能清晰地反映档案形成的时间顺序，有助于研究事物发展的阶段性。

（三）按内容分类

1.综合性分类：将档案分为行政管理、业务工作、财务审计、人事档案等大类。

2.专业性分类：适用于专业性较强的单位，如医院可分为医疗档案、护理档案、药剂档案等；学校可分为教学档案、学生档案、科研档案等。

（四）按形式分类

分为纸质档案、电子档案、照片