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?一、总则

1.目的

为规范公司礼品管理，确保礼品的使用符合公司利益和文化，加强礼品在商务活动、客户关系维护、员工激励等方面的有效应用，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司总部及各分支机构在业务活动、公关活动、员工福利等方面涉及的礼品采购、存储、发放、使用及相关管理活动。

3.礼品定义

本制度所指礼品包括但不限于实物礼品（如电子产品、办公用品、食品、工艺品等）、礼券、礼品卡、服务类礼品（如旅游套餐、培训课程等）以及具有纪念意义的定制礼品。

二、礼品管理职责

1.行政部门职责

-负责制定礼品管理制度及相关流程，并监督执行。

-根据公司业务需求和预算，统筹礼品的采购工作，包括供应商选择、采购谈判、合同签订等。

-负责礼品的验收、入库、存储管理，确保礼品的质量和安全。

-建立礼品库存台账，定期进行盘点，保证账实相符。

-协助各部门进行礼品的发放和使用，提供必要的支持和服务。

2.财务部门职责

-负责审核礼品采购预算及费用报销，确保礼品费用的合理性和合规性。

-对礼品采购、发放等环节涉及的财务事项进行核算和监督，定期进行财务分析。

3.业务部门职责

-根据业务需要，提前向行政部门提出礼品需求申请，明确礼品用途、规格、数量等信息。

-负责本部门礼品的发放和使用，并对礼品的效果进行跟踪和反馈。

-配合行政部门进行礼品供应商的评估和选择，提供相关建议和信息。

4.审计部门职责

-对礼品管理情况进行定期审计和不定期抽查，监督礼品采购、使用等环节的合规性。

-对礼品管理中发现的问题提出审计意见和建议，督促相关部门进行整改。

三、礼品采购管理

1.采购预算

-每年年初，各部门应根据业务计划和预计开展的活动，向行政部门提交年度礼品需求预算。行政部门汇总后，结合公司年度经营目标和财务状况，制定年度礼品采购预算草案，报公司管理层审批。

-礼品采购预算应明确礼品的种类、预计数量、采购金额等明细，确保预算的合理性和可操作性。

-如遇特殊情况需要调整礼品采购预算，应按照预算审批流程进行申请和审批。

2.供应商选择

-行政部门负责建立礼品供应商库，通过市场调研、供应商推荐、招标、询价等方式，筛选出信誉良好、产品质量可靠、价格合理的供应商。

-对新入选的供应商，应进行实地考察或资质审核，确保其具备合法经营资质和良好的商业信誉。

-定期对供应商进行评估和考核，根据其产品质量、交货期、售后服务等方面的表现，调整供应商库，淘汰不合格供应商。

3.采购流程

-业务部门根据实际需求填写礼品采购申请单，详细注明礼品名称、规格、数量、用途、预计采购时间等信息，经部门负责人审批后提交行政部门。

-行政部门收到采购申请单后，进行审核。如申请内容符合预算和业务需求，安排采购人员进行采购。

-采购人员应至少选择三家供应商进行询价或招标，对比各供应商的报价、产品质量、服务条款等，选择最优方案签订采购合同。

-采购合同应明确礼品的规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款，确保双方权益得到保障。

-礼品到货前，采购人员应通知行政部门安排验收。行政部门组织相关人员按照合同要求对礼品的数量、质量、规格等进行验收，验收合格后办理入库手续。

四、礼品库存管理

1.入库管理

-礼品到货后，仓库管理人员应根据送货单和采购合同，对礼品的数量、规格、型号、质量等进行仔细核对。

-核对无误后，在送货单上签字确认，并将礼品按照类别、规格、批次等进行分类存放，同时在库存管理系统中录入入库信息，包括礼品名称、数量、入库日期、供应商等。

-对于验收不合格的礼品，仓库管理人员应及时通知采购人员与供应商沟通处理，办理退货或换货手续。

2.存储管理

-设立专门的礼品仓库，保持仓库环境整洁、干燥、通风，确保礼品不受潮、不受损、不丢失。

-对礼品进行分区存放，标识清晰，便于查找和管理。贵重礼品、易损礼品应单独存放，并采取相应的防护措施。

-建立库存盘点制度，定期对礼品进行盘点。每月末进行小盘点，每季度末进行大盘点，确保账实相符。盘点结果应形成盘点报告，如发现账实不符，应及时查明原因并进行调整。

3.出库管理

-业务部门因工作需要领用礼品时，应填写礼品领用申请表，注