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第一章办公自动化根本概念

办公自动化（OfficeAutomation,简称0A）是70年代首先在工业兴旺国家兴起的一门技术学。它是适应

信息亿社会的需要，基于软学的理论和计算机技术、通信技术的普遍应用而开展起来的。

第一节办公活动的形成

办公，是处理集体事务的一类活动，是信息处理的重要组成局部。在人类历史上，办公行为的出现，比人

类有意识而（不是本能）地进行信息活动晚得多。早在蒙味时代，人类已经懂得采用某些符号记录信息，作为对

自然现象的总结和生活经验的积累。但是，这样的处理，仅向于“私”个（人或家庭）的范围。而办公活动，是

以“公，也就是为“集体”办事作为基础的。这种活动，开始于原始社会的早期。例如，人们在分配猎获物

时，便需要办公了。这就是说，在人类蒙昧时代的中级阶段，即人类从树上活动为主转移到地面的、以打猎为

主的生活，有简单的工具，有相对稳定活动地点的时候，就出现办公活动的萌芽。而形成一套正规的办公行为,

则可以追溯到国家出现之前的氏族社会。恩格斯在《家庭、私有制和国家的起源》一书中引用摩尔根的材料时

指出，易洛魁人的氏族有下面的习俗：选举或撤换酋长；公家出面处理死者的财产；相互保护平安；举行氏族

议事会，解决氏族间的纠纷；举行宗教仪式；组成成年男女享有平等表决权的民主集会等等。而希腊人的氏族

间的事务活动，比这更为完备。这些活动，看来都属r办公的范畴。根据我国历史记载，距今七千年前的半坡

氏族和可姆渡氏族社会中，土地、房屋、牲畜等，氏族公有，氏族成员共同劳动、共同消费。在处理这些问

题时，也需要有“办公”活动。

在国家形成之后，办公活动更空前增多。无论是战争还是和平时期；无论是军事、政治、外交、文化还是

内务，都充满了办公活动。这样，经历了很长的一个历史阶段，虽然办公的内容和手段都在不断变化，但办公

行为却逐渐形成一套比较确定的形式。不同的国家，不同社会制度，甚至不同的部门或行业，办公的体制、习

惯、程式都不尽相同，但我们仍然可以总结出若干共同点，从几个方面对办公活动加以说明。

第二节现代社会办公活动的描述

社会中各种活动单位，其活动内容都可以用不同的流程来描述。例如，一个工厂，有二个主要环节：生产、

动力、管理；对应三个流程：物质流、能量流、信息流。一个商店，有四个环节：购、销、调、存：对应两个

流程：物质流和信息流。一个机关或管理部门，有两个环节：事务处理和决策，对应一个流程：信息流。当然,

这只是大致的说法，具体到某个单位，还可以作更具体和更细致的分析。

从总的来看，办公的核心是实现管理，大到国家包（括国际事务），小到基层单位，都是这样。而实现管理

是通过处理信息来进行的，就是对应信息这个流程。我们可以比较一下，工人的工作对象是产品，农民工作的

对象是农作物，医生工作的对象是病人，这些对象都是具体的；而办公人员呢？他们的工作对象不是具体的物

质，而是反映人类社会活动的信息，他们从事各类与管理有关的信息处理，属于脑力劳动者。他们固然不同于

工作在生产第一线的体力劳动者，就是与从事科学研究的脑力劳动者也有很大区别，形成一类独特的专业活动。

那末，用什么来反映办公的行为呢？就办公活动的内容来说，可以分为：

书面信息的接收与理：包括公文阅读、文件批示、资料存档、方案制订、答复查询等。

书面信息的生成与理：包括草拟文件、编制图表、批阅公文、整理资料、记录、拍照等。

书面信息的传递和管理：包括电报、电传、文件资料的收发、保存、复制和检索。

口头信息的生成和理：包括开会、汇报、命令、谈话、指示、报告、讨论等。

口头信息的传递和管理：包括电话、录音及播送等。

办公资料的运用：包括时间安排、设施调度与方案执行、检查等。

若从行为的性质来看，在“办公”这个大前提