XX集团接待管理制度.docx

XX集团接待管理制度

?一、总则

1.目的

为规范XX集团接待工作，展现集团良好形象，加强与各方的沟通交流，促进业务合作与发展，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于集团总部及各下属单位的各类公务接待活动，包括但不限于上级领导、政府部门、合作伙伴、客户等来访的接待安排。

3.基本原则

-热情周到：以热情友好的态度接待来访人员，提供细致、周到的服务，让客人感受到集团的尊重和关怀。

-规范有序：接待工作应遵循一定的程序和标准，确保各项安排有条不紊，高效顺畅。

-务实节俭：在保证接待质量的前提下，严格控制接待费用，杜绝铺张浪费，注重接待实效。

-对口接待：根据来访人员的身份和目的，由相应的部门或单位负责对口接待，确保接待工作的针对性和专业性。

二、接待组织与职责

1.接待工作领导小组

成立以集团董事长为组长，总经理为副组长，各相关部门负责人为成员的接待工作领导小组。负责统筹协调集团重大接待活动，制定接待工作方针和政策，审批重要接待方案，解决接待工作中的重大问题。

2.接待部门职责

-集团办公室：作为接待工作的牵头部门，负责制定和完善接待管理制度，统筹安排集团层面的重要接待活动；协调各部门之间的接待工作；负责接待活动的总体联络、行程安排、食宿交通保障等工作；对接待费用进行审核和报销。

-对口业务部门：负责本部门业务相关的接待工作，包括接待方案的制定和实施；负责与来访客人进行业务沟通和洽谈；协助集团办公室做好接待活动中的相关协调工作。

-其他部门：根据接待工作领导小组的安排，配合做好相关接待工作，提供必要的支持和协助。

三、接待分类与标准

1.上级领导来访接待

-接待规格：根据上级领导的职务和来访目的，确定相应的接待规格。一般由集团主要领导出面接待，相关部门负责人陪同。

-接待安排：

-提前沟通：在上级领导来访前，集团办公室应主动与上级单位联系，了解来访领导的基本情况、行程安排、来访目的等信息，及时向集团领导汇报，并与对口业务部门沟通协调，共同制定接待方案。

-行程安排：根据来访领导的工作安排和兴趣爱好，合理安排参观考察、会议交流等活动。参观考察地点应选择具有代表性和展示集团形象的场所，如集团总部、生产基地、研发中心等。会议交流应提前准备好相关资料和汇报材料，确保交流内容充实、高效。

-食宿安排：根据接待规格和实际情况，安排合适的食宿地点。住宿应选择安全、舒适、交通便利的酒店，餐饮应注重地方特色和卫生标准，避免铺张浪费。

-陪同人员：安排熟悉业务、沟通能力强的人员陪同上级领导参观考察和会议交流，确保接待工作的顺利进行。

-接待费用：接待费用应严格控制在规定标准内，主要包括食宿费、交通费、资料费等。费用报销应按照集团财务制度执行，提供真实、合法、有效的票据。

2.政府部门来访接待

-接待规格：根据政府部门的级别和来访事项的重要程度，确定接待规格。一般由集团相关领导和对口业务部门负责人接待。

-接待安排：

-提前了解：在政府部门来访前，集团办公室应与政府部门联系，了解来访人员的基本情况、来访目的和要求等信息，及时向集团领导汇报，并与对口业务部门沟通协调，共同制定接待方案。

-行程安排：根据政府部门的工作安排和来访目的，合理安排参观考察、会议交流等活动。参观考察地点应选择与集团业务相关且具有一定示范作用的场所，会议交流应重点汇报集团在贯彻落实政府政策、推动地方经济发展等方面的工作情况。

-食宿安排：根据接待规格和实际情况，安排合适的食宿地点。住宿应选择安全、舒适、交通便利的酒店，餐饮应注重地方特色和卫生标准，避免铺张浪费。

-陪同人员：安排熟悉业务、沟通能力强的人员陪同政府部门人员参观考察和会议交流，确保接待工作的顺利进行。同时，根据需要邀请相关专家或行业代表参加会议交流，加强与政府部门的沟通与合作。

-接待费用：接待费用应严格控制在规定标准内，主要包括食宿费、交通费、资料费等。费用报销应按照集团财务制度执行，提供真实、合法、有效的票据。

3.合作伙伴来访接待

-接待规格：根据合作伙伴的重要程度和合作项目的规模，确定接待规格。一般由集团相关领导和对口业务部门负责人接待。

-接待安排：

-提前沟通：在合作伙伴来访前，集团办公室应与合作伙伴联系，了解来访