ERP业务数据质量管理制度.docx

ERP业务数据质量管理制度

?一、总则

1.目的

本制度旨在规范ERP系统业务数据的管理，确保数据的准确性、完整性、及时性和一致性，为企业的决策支持、业务运营提供可靠的数据基础。

2.适用范围

本制度适用于公司内部所有使用ERP系统进行业务操作和数据处理的部门和人员。

3.职责分工

-数据管理部门

-负责制定和完善ERP业务数据质量管理制度和流程。

-对ERP系统数据质量进行监控、分析和评估，定期发布数据质量报告。

-协调各部门解决数据质量问题，组织数据质量改进活动。

-各业务部门

-负责本部门业务相关数据在ERP系统中的录入、维护和审核，确保数据的准确性和完整性。

-配合数据管理部门进行数据质量检查和问题整改，制定本部门数据质量提升措施并落实。

-信息系统运维部门

-负责保障ERP系统的稳定运行，及时处理系统故障和性能问题，确保数据的正常流转和存储。

-根据数据管理部门的要求，对系统进行优化和调整，以满足数据质量保障的需求。

二、数据质量标准

1.准确性

-数据应与实际业务情况相符，不存在错误、虚假或误导性信息。例如，客户信息中的联系方式、产品信息中的规格参数等必须准确无误。

-关键业务数据如订单金额、库存数量等的计算应准确，避免计算错误导致的数据偏差。

2.完整性

-所有必要的业务数据字段都应在ERP系统中完整填写，不得遗漏。例如，采购订单应包含供应商信息、采购物品明细、交货日期等完整内容。

-关联数据之间应保持完整的逻辑关系，如销售订单与发货单、发票之间的数据关联应准确且一致。

3.及时性

-业务发生后，相关数据应及时录入ERP系统，确保数据反映业务的最新状态。例如，销售业务完成后，应在规定时间内将销售订单、发货记录等录入系统。

-数据的更新和维护应及时跟进业务变化，如客户信息变更、产品价格调整等应及时在系统中更新。

4.一致性

-相同业务数据在不同模块、不同表单或不同系统之间应保持一致。例如，物料主数据在采购模块、生产模块和库存模块中的描述和属性应统一。

-数据的编码规则、命名规范等应保持一致，避免因标准不统一导致的数据混乱。

三、数据录入与维护管理

1.数据录入要求

-数据录入人员应经过相关培训，熟悉ERP系统操作和业务流程，确保准确录入数据。

-录入数据前，应仔细核对原始业务单据，确保数据来源准确可靠。对于不确定的数据，应及时与相关业务人员沟通确认。

-严格按照数据质量标准和系统操作规范进行录入，确保录入数据的准确性、完整性和及时性。录入完成后，应进行自审，检查录入数据是否符合要求。

2.数据维护流程

-业务部门发现数据需要维护时，应填写数据维护申请表，详细说明维护原因、内容和涉及的数据范围。

-申请表经部门负责人审核签字后，提交给数据管理部门。

-数据管理部门收到申请表后，进行初步审核，对于涉及跨部门的数据维护，组织相关部门进行沟通协调，明确维护责任和操作流程。

-信息系统运维部门根据审核后的申请表，在ERP系统中进行数据维护操作，并记录维护过程和结果。维护完成后，通知数据管理部门进行验证。

-数据管理部门对维护后的数据进行验证，确保数据质量符合要求。验证通过后，在申请表上签字确认，并将申请表存档。

四、数据审核管理

1.审核职责

-各业务部门负责人负责本部门录入和维护数据的审核工作，确保数据质量符合要求。审核应涵盖数据的准确性、完整性、及时性和一致性等方面。

-对于重要业务数据或涉及金额较大的业务数据，应进行双人审核或多级审核，以降低数据风险。

2.审核流程

-数据录入或维护完成后，录入人员应提交审核申请。

-部门负责人收到审核申请后，按照审核标准进行审核。审核过程中，可通过系统查询、与原始单据核对、向相关人员询问等方式进行。

-对于审核通过的数据，部门负责人在系统中进行确认；对于审核不通过的数据，应注明原因并退回录入人员进行修改，修改后重新提交审核。

-审核记录应在系统中进行详细记录，包括审核时间、审核人员、审核结果和审核意见等，以便后续查询和追溯。

五、数据质量监控与分析