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ERP系统管理制度

?一、总则

（一）目的

为了规范公司ERP系统的使用与管理，确保系统的稳定运行，提高工作效率，实现信息的及时、准确传递，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于公司内部所有涉及ERP系统操作、维护、管理的部门和人员。

（三）基本原则

1.合法性原则：系统的使用与管理应符合国家法律法规及相关政策要求。

2.安全性原则：确保系统数据的安全，防止数据泄露、篡改和丢失。

3.准确性原则：保证系统中数据的真实、准确，为公司决策提供可靠依据。

4.高效性原则：充分利用系统功能，提高工作效率，优化业务流程。

二、职责分工

（一）信息管理部门

1.负责ERP系统的整体规划、选型、实施和升级工作。

2.制定和完善ERP系统管理制度、操作流程和规范。

3.负责系统的日常维护、数据备份与恢复、故障排除等技术支持工作。

4.对系统用户进行培训，解答用户在系统使用过程中遇到的问题。

5.监控系统运行状态，及时处理系统异常情况，确保系统稳定运行。

（二）各业务部门

1.负责本部门ERP系统相关业务数据的录入、审核和维护工作，确保数据的准确性和及时性。

2.配合信息管理部门进行系统测试、验收和优化工作。

3.按照系统操作流程和规范使用系统，不得擅自更改系统设置和操作权限。

4.及时反馈系统使用过程中存在的问题和改进建议。

（三）系统管理员

1.负责ERP系统的日常操作和维护，包括用户管理、权限设置、数据备份与恢复等。

2.监控系统运行日志，及时发现并处理系统异常情况，如性能问题、数据错误等。

3.协助信息管理部门进行系统升级和功能优化工作。

4.对系统用户进行技术指导和培训，解答用户在操作过程中遇到的技术问题。

（四）数据录入员

1.按照规定的操作流程和标准，准确、及时地将业务数据录入ERP系统。

2.对录入的数据进行自查，确保数据的完整性和准确性。

3.协助相关部门进行数据查询和统计工作。

（五）审核员

1.对业务部门提交的ERP系统数据进行审核，确保数据符合业务规则和管理要求。

2.对审核过程中发现的数据问题及时反馈给业务部门进行修正。

3.定期对审核工作进行总结和分析，提出改进建议。

三、系统操作与使用

（一）用户账号管理

1.信息管理部门负责ERP系统用户账号的创建、修改和删除工作。

2.用户账号的创建应根据岗位职责和业务需求进行，确保账号权限与工作职责相符。

3.用户应妥善保管自己的账号和密码，不得将账号转借他人使用。如发现账号被盗用或密码泄露，应及时通知信息管理部门进行处理。

4.用户离职或岗位变动时，信息管理部门应及时删除或调整其账号权限。

（二）系统登录

1.用户应在规定的工作时间内登录ERP系统，如需加班登录系统，应提前向部门负责人报备。

2.登录系统时，用户应使用本人账号和密码，不得使用他人账号登录系统。

3.如忘记密码，用户应及时通过系统提供的找回密码功能进行重置，或联系信息管理部门协助处理。

（三）业务数据录入与维护

1.业务数据录入应遵循真实、准确、完整、及时的原则，确保数据与实际业务情况相符。

2.数据录入员应按照系统操作指南和数据录入规范进行操作，不得随意简化或跳过操作步骤。

3.业务部门应对录入的数据进行严格审核，确保数据的准确性和合规性。审核通过后的数据方可提交至ERP系统。

4.对于已录入系统的业务数据，如需修改或删除，应按照相关规定进行审批，并由原数据录入员进行操作。修改或删除的数据应进行详细记录，以备审计查询。

（四）系统查询与统计

1.用户可根据工作需要，在ERP系统中查询相关业务数据和统计报表。

2.查询和统计条件应明确、合理，确保查询结果的准确性和有效性。

3.如需导出系统数据，应按照公司数据管理规定进行操作，确保数据的安全性和保密性。

（五）系统操作规范

1.用户在操作ERP系统时，应严格按照系统操作流程和规范进行，不得擅自进行违规操作。

2.在系统操作过程中，如遇到系统故障或异常情况，应及时记录相关信息，并通知信息管理部门进行处理。

3.不得在系统中进行与工作无关的操作，如玩游戏、浏览无关网页等。

四、系统维护与管理

（一）系统日常维护

1.信息管理部门应安排专人负责ERP系统的日常维护工作，包括系统巡检、数据备份与恢复、性能优化等。

2.系统管