公章使用管理制度 (1).docx

公章使用管理制度(1)

?一、总则

1.目的

为规范公司公章的使用管理，保障公司公章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的合法权益，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司总部及各下属分公司、子公司公章的使用管理。

3.定义

本制度所称公章是指公司在工商行政管理部门登记备案的公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章等具有法律效力的印章。

二、公章的刻制、启用与废止

1.公章的刻制

-公司公章的刻制须经公司法定代表人批准，由行政管理部门统一办理。

-刻制公章时，应选择具有资质的印章制作单位，并与其签订保密协议，明确双方的权利和义务。

-新刻制的公章应及时在公安机关进行备案。

2.公章的启用

-新公章启用前，行政管理部门应将公章的印模、启用时间、使用范围等信息进行登记，并报公司法定代表人批准。

-公章启用时，应进行发文通知，明确公章的启用时间和使用范围。

3.公章的废止

-公章因磨损、遗失、被盗等原因需要废止时，行政管理部门应及时向公司法定代表人报告，并在公司内部发布公告。

-废止的公章应及时上缴行政管理部门，由行政管理部门统一进行销毁，并做好销毁记录。

三、公章的保管

1.保管原则

-公章的保管应遵循谁保管、谁负责的原则，确保公章的安全。

-公章应专人保管，不得委托他人代管。

2.保管人员职责

-负责公章的日常保管，确保公章存放安全，防止公章被盗、遗失或损坏。

-严格按照本制度规定的使用范围和程序使用公章，对不符合规定的用章要求有权拒绝。

-对公章的使用情况进行登记，建立公章使用台账，定期向公司行政管理部门报告。

-如发现公章被盗、遗失或损坏，应及时向公司行政管理部门报告，并采取相应的措施。

3.保管地点

公章应存放在安全可靠的地方，一般应存放在公司保险柜或专门的印章保管箱内。

四、公章的使用

1.使用范围

-公司公章的使用范围包括但不限于以下方面：

-以公司名义对外签订的合同、协议、承诺书等法律文件。

-公司的各类公文、信函、报表、证明等文件。

-公司对外报送的各类报表、资料、证件等。

-公司内部的各类文件、通知、决定等。

-其他需要使用公司公章的事项。

-公司合同专用章的使用范围仅限于以公司名义对外签订的合同、协议等法律文件。

-公司财务专用章的使用范围仅限于公司财务收支、结算等相关业务。

-公司法定代表人章的使用范围仅限于公司法定代表人授权的特定事项。

2.使用流程

-申请：使用公章时，使用人应填写《公章使用申请表》，详细说明用章事项、用章内容、用章时间、用章份数等信息，并经部门负责人审核签字。

-审批：《公章使用申请表》经部门负责人审核签字后，报公司分管领导审批。重大事项或涉及金额较大的用章事项，需报公司法定代表人审批。

-登记：公章保管人员对经审批后的《公章使用申请表》进行登记，注明用章时间、用章事项、用章人等信息，并留存《公章使用申请表》复印件。

-用章：公章保管人员根据审批后的《公章使用申请表》，在指定的地点使用公章，并对用章过程进行监督。用章完毕后，应在《公章使用申请表》上加盖公章，并将《公章使用申请表》原件交回申请部门。

3.特殊情况处理

-如遇紧急情况或特殊原因无法事先履行审批手续的，用章人应电话向公司分管领导或法定代表人报告，经同意后可先行用章，但事后应及时补办审批手续。

-如因工作需要携带公章外出使用的，应填写《公章外出使用申请表》，经公司分管领导或法定代表人审批后，由两名以上专人携带公章外出，并做好公章的保管和使用记录。

五、公章使用的监督与检查

1.监督检查部门

公司行政管理部门负责对公章的使用情况进行监督检查，定期或不定期对公章的保管、使用情况进行抽查。

2.监督检查内容

-公章的保管是否安全，是否存在被盗、遗失或损坏的情况。

-公章的使用是否符合本制度规定的使用范围和程序，是否存在未经审批擅自使用公章的情况。

-公章使用台账是否记录完整、准确，是否与《公章使用申请表》一致。

3.违规处理

-如发现公章保管人员违反本制度规定，擅自使用公章或因保