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关于合同管理的几点建议

?摘要：合同管理在企业运营中占据着至关重要的地位，它贯穿于企业经济活动的全过程，直接关系到企业的合法权益和经济效益。本文旨在深入剖析合同管理中存在的常见问题，并针对性地提出一系列切实可行的建议，以期帮助企业提升合同管理水平，有效防范法律风险，实现可持续发展。

一、引言

合同作为企业与外部进行经济交往的重要法律文件，是明确双方权利义务关系的依据。良好的合同管理能够确保合同的顺利履行，保障交易安全，促进企业的健康发展。然而，在实际操作中，许多企业的合同管理存在诸多漏洞和不足，给企业带来了潜在的风险和损失。因此，加强合同管理，提高合同管理的科学性和规范性，具有极其重要的现实意义。

二、合同管理存在的问题

（一）合同签订前的风险防控意识不足

1.对合同相对方的资信调查不够全面深入

企业在签订合同前，往往未能充分了解合同相对方的主体资格、经营状况、财务状况、信用记录等信息。部分企业仅凭对方提供的有限资料或口头介绍就轻易签订合同，导致在后续合同履行过程中因对方缺乏履约能力而遭受损失。例如，一些企业在与新成立的公司签订大额采购合同时，未对其注册资本、经营业绩等进行详细调查，结果在交货期临近时，对方却因资金链断裂无法按时供货，给企业生产经营带来严重影响。

2.合同条款审查不严谨

合同条款是明确双方权利义务的关键所在，但部分企业在签订合同时，对合同条款审查不够严谨细致。合同条款存在模糊不清、表述歧义、权利义务失衡等问题，容易引发合同纠纷。比如，在一份买卖合同中，对于货物质量标准的约定不明确，只写了符合行业标准，没有具体指出是哪个行业标准以及详细的质量指标，当双方对货物质量产生争议时，就难以依据合同条款进行判定。

（二）合同签订过程不规范

1.合同审批流程执行不严格

一些企业虽然制定了合同审批流程，但在实际操作中却未能严格执行。存在跳过某些审批环节、审批意见不明确、审批时间过长等现象。例如，有的合同未经法务部门审核就直接签订，导致合同存在法律风险；有的审批意见只是简单签字同意，没有对合同关键条款进行实质性审查，无法有效防范风险。

2.合同签订手续不完备

部分企业在签订合同时，没有按照规定的程序和要求办理相关手续。如合同签字盖章不齐全、授权代表签字不符合要求、未加盖骑缝章等。这些看似细微的问题，在发生纠纷时却可能导致合同效力存在瑕疵，给企业维权带来困难。

（三）合同履行过程监控不力

1.缺乏有效的合同履行跟踪机制

企业在合同签订后，往往忽视对合同履行过程的跟踪和监控。没有及时掌握合同履行进度、对方履约情况等信息，不能及时发现并解决合同履行过程中出现的问题。例如，在一份建设工程合同履行过程中，业主没有定期对工程进度进行检查和监督，施工方拖延工期，最终导致工程逾期交付，给业主造成了经济损失。

2.对合同变更管理不当

合同履行过程中，由于各种原因可能需要对合同进行变更。但部分企业对合同变更管理不够规范，没有按照规定的程序办理变更手续，变更内容不明确、双方未达成一致意见就擅自变更等情况时有发生。这容易引发合同纠纷，损害企业利益。

（四）合同文档管理混乱

1.合同归档不及时、不完整

企业在合同签订和履行完毕后，没有及时将合同相关文件进行归档保存。部分合同资料丢失、散落，导致在需要查阅合同资料时无法及时获取。而且归档的合同文件往往不完整，缺少合同审批表、补充协议、往来函件等重要附件，影响了合同档案的完整性和有效性。

2.合同检索和查询困难

由于缺乏科学合理的合同文档管理系统，企业在查找合同信息时存在很大困难。无法快速准确地检索到所需合同，降低了工作效率，也不利于对合同进行综合分析和风险评估。

三、合同管理的建议

（一）强化合同签订前的风险防控

1.全面深入开展资信调查

-收集合同相对方的各类信息，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明等主体资格文件，了解其经营范围、经营期限等基本情况。

-通过工商登记信息查询、第三方信用评级机构报告、实地考察等方式，详细了解对方的经营状况、财务状况、信用记录等。对于重大合同的相对方，还可以要求其提供经审计的财务报表、银行资信证明等资料，以便更准确地评估其履约能力。

-建立合同相对方信用档案，记录其信用状况、交易历史等信息，并定期进行更新和评估。对于信用不佳的相对方，要谨慎与其签订合同，或者采取必要的风险防范措施，如要求提供担保、增加预付款比例等。

2.严谨审查合同条款

-组织法务人员、业务人员等相关专业人员对合同条款进行全面细致的审查