高效会议管理技巧(培训).pptVIP

沟通的定义为了设定的目标把信息、思想、情感在个体或者群体之间传递并且达成协议的过程沟通金三角自己对方设身处地沟通的冰山模式5%55%30%10%环境5%~20%工作层面话题80%~95%关系层面有效沟通原则有明确的沟通目标有明确的时间约束重视每一个细节积极倾听努力达成目标造成沟通困难的因素缺乏自信，主要因为知识和信息掌握不够重点强调不足或条理不清不能积极聆听，有偏见，先入为主，判断错误按自己的思路思考，忽略他人的需求失去耐心，造成争执准备不充分，没有慎重思考就发表意见时间不充分情绪不好语言不通大脑过滤记忆力差如何建立信任找共同点适当展示自己的能力和水平适当暴露自己脆弱的地方不必说出所有的真相01反馈的两种类型02正面指导反馈03建设性反馈会议中的反馈技巧批评三部曲1.首先表扬特定的成就2.指出做的不好的地方3.以肯定和支持结束倾听的技巧01实际的说话技巧02第六讲主持人的会议管理技巧倾听是暂时忘掉自我的思想、期待、成见和愿望。全神贯注的理解谈话者的内容，与他一起去体验，感受整个过程。这是一种管理技巧，可以通过学习和锻炼得到提高。倾听的礼节听听别人的故事听听别人完整的故事先听听别人完整的故事倾听的技巧点头且微笑眼神的接触发出倾听的声音身体向前倾重复和总结必要时做记录倾听的误区别人说话时你在想你自己的事边听边与自己的不同观点比较经常打断别人的谈话为演讲者结束他的演讲忽略过程只要结果仅听自己想听或愿听的东西精力不集中，易被其他东西干扰表达感受的两句话我也有过相同的经历如果我是你，我跟你感觉一样说话技巧展示01探询02评论03建立04测试理解情况05总结06排除07引进08就程序提出建议09第七讲如何对待会议中的意外情况与“donkey驴”相遇遭遇“rabbittracking兔子般追踪”与“shark鲨鱼”相遇与“crab螃蟹（跑题者）”相遇与“cicada蝉”相遇与“cicada蝉”相遇讲故事（和讨论的主题无关）讲了很长才进入主题讲的太模糊，没有具体事例拒绝倾听别人的主要观点对于“cicada蝉”的解决可用话语或非语言的暗示事先提醒关于会议的程序和时间限制用总结的方式结束与“shark鲨鱼”相遇有攻击别人的倾向总是给予消极的、否定的意见会议的目的开展有效的沟通传达资讯监督员工、协调矛盾达成协议与解决问题资源共享开发创意激励士气巩固主管地位21点明困难所在衡量问题的轻重缓急确定行动纲领发现问题并寻找解决方法想出新点子评议新点子4365达成协议与解决问题会议的种类按人数分类按开会方式分类按开会目的分类1.团队会议2.一对一会议1.面对面会议2.电话会议3.视频会议1.宣布人事安排、讲解政2.策的会议2.当众表扬或批评别人的4.会议3.临时处理突发事件的会议4.固定的团队会议5.集思广益的会议01固定的部门会议：02建议频率：至少每月一次注意事项：不能多与每周一次，否则容易形成拖沓的不良习惯；将会议时间记录在笔记本上，以防因一时疏忽造成工作上的被动。会议的频率建议频率：至少每两月一次01注意事项：利用全体大会通报政策，但不能频繁，否则回给公司造成沉重的负担。02全体会议处理突发事件的会议建议频率：随时注意事项：切忌太频繁，否则会使员工感觉日日有危机，会让公司陷入工作无序的可怕境地。建议频率：按需要注意事项：可以按需要天天发生，但是会议长度最好不要超过1小时。01一对一会议02会议成本的计算会议的时间成本直接的会议成本效率损失成本第二讲会议效率不高的原因及解决方案会议效率不高的原因及预防性管理高效会议的八大特征会议规范高效会议的预防性管理（二）参会者要有听的技能要充分作好准备工作明确开会原因及目的高效会议的八大特征只有必要时才召集好好筹划过拟订和分发了议程表遵守时间一切按部就班请了最有经验的和有才能的人出席作出了评论和归纳记录所有决定、建议和负责人会议规范种类时间安排方面的规范固定的会议流程规范会议本身要遵守的规则固定的会议流程规范开始欢迎会议目的议程具体时间安排规章制度3议程1分享话题和目标交换信息产生生意/做决定/确认行动总结2结束会议总结安排下次会议跟踪备忘录跟踪计划01参会者要将工作安排交给会议主席03所有参会者都要有准备发言的心态05负责人对决议能否达成负主