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（人力资源管理）浅议人事

档案管理对人力资源管理

的提升

浅议人事档案管理对人力资源管理的提升

【摘要】为适应企业发展战略的需要，企业档案工作必须从传统的单纯记录功能发展到人力

资源管理工作的重要辅助工具。本文重点论述如何发挥规范化的人事档案管理对人力资源管

理的提升作用，以及实现的对策。

【关键词】人事档案人力资源人力资源管理

壹、人事档案于人力资源管理中的作用

1.提供真实可靠的信息

企业要想真正做到知人善任、人尽其才，挖掘每个员工的潜力，发挥他们于各个岗位上的最

大效力，就必须首先掌握有关每个员工的壹些最真实最全面的个人信息，如员工的工作经历、

思想品德、业务水平、个人技能、个人素质等。通过查阅员工档案了解每个员工的全部历史

和全部工作经历，从而为企业的选人、用人提供有价值的参考信息。

2.提供重要的依据

人事档案为企业的壹些重大决策提供了必要的依据。像绩效考核，又称人事考核、绩效评估、

员工考核等等，关系着员工的晋升和奖惩，决定着企业对不同员工该采取什么样的培训方法，

给予多少的薪金等决策。而绩效考核需要有大量的考核记录作为依据，人力资源管理部门能

够充分利用人事档案，对员工的业绩、素质、能力等进行综合分析，做出相应的决策，从而

保证企业决策的科学化、合理化。

3.人事档案能够优化人力资源的合理配置

人力资源配置是实现人和物相结合，提高人力资源使用效率和使用价值的重要途径。人力资

源且不是静止的，它随着时间的推移，内外环境的变化，会出现人员流动、岗位变化、优胜

劣汰等情况，人事档案能够实现人力资源信息的共享，科学预测人力资源的需求，促进人才

于各地区、行业、组织之间的合理流动，使人力资源得到最佳的配置。

二、人力资源管理中利用人事档案的现状和困境

尽管人事档案于人力资源管理中发挥着举足轻重的作用，然而于现代人力资源管理中的应用

情况却且不尽如人意。主要表现为人事档案于逐渐被淡化，企业于选才、用才、育才、激才、

留才等方面不再见重人事档案，究其原因可归纳为以下几点：

1.终身雇佣制的打破，使人员流动成为可能，也使用工时限短期化，人事档案的内容不全面，

反映壹个人的工作能力、工作业绩、培训方面的材料很少，给企业选才、识才带来了不便。

2.人事档案内容缺少真实性。近年来，个人信息内容失真现象屡屡出现，假年龄、假工龄、

假学历之风愈演愈烈，面对真假难辨的信息，人事档案管理人员往往没有渠道来进行有效的

鉴定工作，只能被动接收信息。而不真实的信息导致人事部门无法正确评估职工。

3.人事档案缺少时效性。人事档案中的材料过于陈旧，均是对当事人历史的记录，我国的人

事档案大约是于五年之内才整理壹次，已经放入人事档案的材料不会再审核鉴定，新放进去

的材料也无非是些考核登记表、工资表等程式化的东西，而真正反映当事人近期动态情况的

材料却少之又少，人力资源管理部门无法从这些人事档案中获取到有价值的信息。

4.人事档案管理技术落后。传统的人事档案大均以纸质档案管理为主，随着人员的流动性的

加强，会出现当事人去了另壹个单位或城市，但他的档案却仍于原单位或原城市，人力资源

管理部门要想查阅这个人的档案就要去别的单位或另壹个城市去查阅，给人力资源管理部门

带来很大不便，造成大量时间和人力的浪费，降低了工作效率。

5.当前社会价值取向较以往发生重大变化。从事档案管理的人员既不能获得社会所推崇的高

薪、高位，又不能得到应有的价值肯定。于企业中，机构撤且、人员裁减等工作中，首当其

冲的就是档案部门和档案管理人员。长期下来，档案人员逐渐减少，管理工作水平日益下降，

整体管理工作逐步弱化甚至恶化。

三、提升人事档案管理于人力资源管理中作用的策

随着现代企业制度的建立，市场竞争的日益激烈，企业人事档案管理工作必须转变观念，转

变服务模式，把档案工作延伸到经济建设的最前沿。

1.充实人事档案的内容

于传统人事档案的基础上应增加壹些能够反映个人综合能力、素质和由权威部门认定的业绩

考核资料以及能够反映个人性格特征、专业能力、兴趣爱好等个性化的材料。

2.增强人事档案的真实性

真实性是人事档案最基本的特性。人事档案管理工作应于原有基础上进行清查、核对人员信

息，剔除无效、虚假信息，扩展存档范围，将个人可公开信息分类储备，建立企业人才数据

库。这些数据库由专人动态管理，及时更新个人信息。对于企业较为重要的人员(如高管、

专业技术人员)应更为详尽地收集其个人信息。传统的个人信息均为书面文字形式，信息内

容较少，现代的人事档案管理工作能够充分借用现代化多媒体手段，以音像资料记录个人信

息，这样，能