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关于将纸质档案数字化、电子化的工作方案

?一、工作背景

随着信息技术的飞速发展，档案管理工作面临着新的挑战与机遇。纸质档案在存储、查阅、利用等方面存在诸多不便，如占用空间大、易损坏、查找效率低等问题日益凸显。为了提高档案管理的效率和质量，提升档案服务水平，实现档案资源的高效利用，决定开展纸质档案数字化、电子化工作。

二、工作目标

1.在[具体时间范围]内，完成[X]%的纸质档案数字化、电子化工作，建立完善的电子档案管理系统。

2.实现纸质档案与电子档案的同步管理，确保档案信息的准确性、完整性和安全性。

3.提高档案查阅、利用效率，为各部门提供便捷、高效的档案服务，满足工作决策和业务开展的需求。

三、工作原则

1.真实性原则：数字化、电子化过程应确保档案内容与原始纸质档案一致，不篡改、不遗漏。

2.完整性原则：全面完成所有纸质档案的数字化、电子化工作，保证档案信息的完整无缺。

3.安全性原则：采取严格的安全措施，保障电子档案信息不被泄露、篡改或丢失，确保档案信息安全。

4.规范性原则：遵循国家和行业相关标准规范，统一数字化、电子化流程和格式，保证工作质量。

四、工作范围

本次纸质档案数字化、电子化工作涵盖本单位所有部门的各类纸质档案，包括但不限于文书档案、业务档案、财务档案、人事档案、科技档案等。

五、工作步骤

准备阶段（[准备阶段时间区间]）

1.成立工作小组

-组建由档案管理部门负责人担任组长，各相关部门业务骨干为成员的纸质档案数字化、电子化工作领导小组，负责统筹协调工作。

-设立数字化工作实施小组，负责具体的扫描、图像处理、数据挂接等工作。

2.制定工作方案

-根据工作目标和原则，结合本单位实际情况，制定详细的纸质档案数字化、电子化工作方案，明确工作流程、技术要求、人员分工、时间安排等内容。

3.开展需求调研

-深入各部门了解档案利用需求，收集对数字化、电子化档案的功能、查询方式等方面的意见和建议，为系统建设提供依据。

4.组织人员培训

-对参与数字化、电子化工作的人员进行业务培训，包括档案管理知识、扫描设备操作、图像处理软件使用、电子档案管理系统操作等内容，确保工作人员熟悉工作流程和技术要求。

5.确定技术方案

-根据档案数量、类型、存储要求等因素，选择合适的数字化设备和软件，确定扫描分辨率、图像格式、存储方式等技术参数。

-与专业的档案数字化服务机构进行沟通洽谈，签订合作协议，明确双方的权利和义务。

6.准备工作场地和设备

-清理、整理出专门的数字化工作场地，确保环境整洁、通风良好、光线充足，满足扫描工作要求。

-配备必要的扫描设备、计算机、存储设备、图像处理软件等硬件和软件设施，并进行调试和检测，确保设备正常运行。

数字化实施阶段（[实施阶段时间区间]）

1.档案整理

-按照档案分类方案对纸质档案进行全面清查和整理，剔除重复、无效档案，修复破损档案，确保档案的齐全完整。

-对整理后的档案进行编号、编目，建立档案目录数据库，为数字化工作提供基础数据支持。

2.扫描录入

-根据档案类型和扫描要求，使用专业扫描设备对纸质档案进行逐页扫描，确保扫描图像清晰、完整。

-对于大幅面档案，采用拼接扫描或分区域扫描的方式进行处理，并保证拼接准确、图像无缝。

-将扫描生成的图像文件按照规范的命名规则进行命名，并存储到临时存储设备中。

3.图像处理

-对扫描图像进行去噪、去污、裁剪、纠偏等处理，提高图像质量，确保图像清晰可读。

-对于图像中的文字信息进行识别，将识别结果与原始档案内容进行核对，对识别错误的内容进行人工修正，生成准确的文本信息。

4.数据挂接

-将处理后的图像文件和对应的档案目录信息进行关联挂接，建立电子档案数据库。

-对电子档案进行分类存储，设置相应的权限管理，确保档案信息的安全和保密。

5.质量抽检

-定期对已完成数字化的档案进行质量抽检，抽检比例不低于[X]%。

-检查扫描图像的清晰度、完整性、准确性，以及数据挂接的正确性等，对抽检不合格的档案及时进行整改。

验收阶段（[验收阶段时间区间]）

1.自查自纠

-数字化工作实施小组对完成的数字化、电子化档案进行全面自查，检查档案整理、扫描录入、图像处理、数据挂接等环节是否符合