公司印章管理制度.docx

公司印章管理制度

?一、总则

1.目的

为加强公司印章管理，规范印章使用流程，维护公司合法权益，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司总部及各下属子公司、分公司（以下统称公司）各类印章的管理。

3.印章种类

本制度所指印章包括但不限于公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、部门章以及其他具有法律效力的专用章等。

二、印章的刻制与启用

1.印章刻制

-公司各类印章的刻制均需由行政部门统一办理。根据工作需要，由相关部门或人员填写《印章刻制申请表》，详细注明印章名称、规格、使用范围等信息，并经部门负责人、分管领导审批后，交行政部门办理。

-行政部门应选择具有合法资质的印章刻制单位进行刻制。刻制过程中，行政部门应全程监督，确保印章的质量和安全性。

2.印章启用

-印章刻制完成后，行政部门应及时办理印章启用手续。填写《印章启用申请表》，附上印章印模，经部门负责人、分管领导、法定代表人签字批准后，正式启用。

-行政部门应将印章启用信息及时通知相关部门和人员，并在公司内部发布启用公告，明确印章的使用范围、保管要求等事项。

三、印章的保管

1.保管原则

-公司印章应实行专人保管制度，确保印章的安全和妥善使用。

-印章保管人员应具备高度的责任心，严格遵守印章管理制度，不得擅自将印章交予他人使用。

2.保管人员职责

-负责印章的日常保管，确保印章存放安全，防止印章被盗、丢失或损坏。

-严格按照印章使用流程进行用印审批，对不符合规定的用印申请予以拒绝，并及时向上级报告。

-做好印章使用登记工作，详细记录用印日期、用印事项、用印文件名称、批准人等信息，定期将印章使用登记表交行政部门存档。

-发现印章丢失或被盗，应立即采取措施，如挂失、报警等，并及时报告公司领导。

3.不同印章的保管规定

-公司公章、法定代表人章由行政部门负责人指定专人保管。

-合同专用章由合同管理部门负责人指定专人保管。

-财务专用章由财务部门负责人指定专人保管。

-发票专用章由财务部门负责税务工作的人员保管。

-部门章由各部门负责人指定专人保管，并报行政部门备案。

四、印章的使用

1.使用范围

-公司公章用于以公司名义对外出具的各类文件、报告、证明、函件等；签订各类合同、协议；办理公司相关的登记、备案、申报等手续；以及其他需要加盖公章的事项。

-法定代表人章用于以公司法定代表人名义签署的文件、合同等，或用于办理涉及法定代表人个人的相关事务。

-合同专用章用于签订各类经济合同、协议等。

-财务专用章用于公司财务收支、银行结算、票据开具等与财务相关的业务。

-发票专用章用于开具各类发票。

-部门章用于各部门内部文件的流转、通知的发布、业务报表的报送等，不得用于对外签订合同、协议或出具具有法律效力的文件。

2.使用流程

-用印申请人填写《印章使用申请表》，详细注明用印事项、用印文件名称、用印份数、用印日期等信息，并附上相关文件或资料。

-用印申请人将《印章使用申请表》提交给部门负责人审核，部门负责人应根据用印事项的性质和内容，对用印申请进行严格审查，确保用印事项真实、合法、合规，并在申请表上签署意见。

-经部门负责人审核同意后，用印申请人将申请表提交给分管领导审批。分管领导应对用印事项的重要性、必要性进行评估，签署审批意见。对于重大事项或涉及金额较大的用印申请，需经法定代表人审批。

-用印申请人持经审批后的《印章使用申请表》及相关文件资料，到印章保管人员处办理用印手续。印章保管人员应再次核对用印申请的内容和审批手续，确认无误后，在用印文件上加盖相应印章，并在《印章使用登记表》上进行详细登记。

-用印完毕后，印章保管人员应及时将印章归位保管，并将《印章使用申请表》及相关文件资料整理归档。

3.特殊情况的用印规定

-如遇紧急情况，无法事先履行用印审批手续的，用印申请人应电话请示相关领导同意后先行用印，并在事后及时补办审批手续。

-对于异地用印的情况，原则上应通过邮寄或传真等方式将用印文件寄回公司，由印章保管人员按照规定流程办理用印手续。如确实需要在异地现场用印的，需经公司领导特别批准，并安排专人监督用印过程。

五、印章的停用与销毁

1.停用条件