公文字体规范-公文管理制度.pdf

公文管理制度

1.目的

为提高收发文速度和质量，规范收发文秩序，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，

特制订本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司各类公文的收、发、编号、阅办、流转、归档、销毁等管理工作。

3.公文的定义和分类

公文是指公司在经营管理过程中形成的具有管理效力和规范体式，以纸质或电子方式为

载体的文书。如政府部门函、电、来文，外联单位函、电、来文，本公司上报下发的各种文

件、资料等。

常用的公文种类有：决议、决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、

会议纪要等。

4.职责

4.1.公司行政管理部是公司公文处理的归口管理部门，负责公司公文的统一收发、分办、传

递、用印、立卷、归档和销毁等工作，并指导各部门的公文处理工作。

4.2.原则上行政管理部是公司公文的统一接收处。各部门、各员工因各种途径接收到的外部

公文，都应及转交行政管理部编号登记处理，不得私自保留、处理。

5.收文的管理

5.1.纸质公文的签收和开启

5.1.1.以信件或快递形式寄送的公文，一律由收发室签收发放，收发室签收时应注意检查封

口和邮戳。对于封口和邮票毁坏的函件应查明原因，情况不明应拒绝签收。

5.1.2.收发室工作人员应有效甄别公文或私信。

a.凡注明收件人姓名的一律交收件人本人签收（拆封后，信件内容为公函的及时交部门

经理处理）；

b.收件人为部门的一律交部门经理签收；

c.收件人为公司的一律交行政管理部经理签收；

公文管理制度V1.0

d.无法识别的信函一律交行政管理部签收或确认签收人。

5.1.3.凡来公司公启文件，收件人在签收和拆封时要注意检查封口和邮戳。对于封口和邮戳

毁坏的函件应查明原因，并在签收时备注。对密件开口一定要查明原因、查清有无泄密

并作出相关处理或应对措施。

5.2.网络公函的签收处理

5.2.1.针对无纸化、信息化办公的普及，公司根据工作需要开通行政管理部负责人（或公文

管理人员）的外部网络使用权限，以方便接收外部公文。

5.2.2.对于接收到的网络公函，公文管理人员收到文件后应及时编号登记（注明发文部门

（人）、收件部门（人）、收件日期、转发抄送人、处理要求及结果等），并建立电子档案。

5.2.3.公司领导、各部门员工个人如接收到网络公文，应及时转发行政管理部登记处理。

5.2.4.收件人登记后的网络公函后应根据公文的处理要求及时转发、抄送各职能部门传阅、

经办；无明确处理部门的公函由行政管理部经理上报公司领导批示。

5.2.5.各责任人根据网络公函的内容及重要性判别，需要打印处理的及时打印按公文管理要

求处理。

5.3.公文的编号保管

5.3.1.文件管理人员对外来文件拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、

保管。

5.3.2.须由公司承办或归档的公司领导亲启文件，公司领导启封后，也应交行政管理部办理

正常编号归档、传阅处理手续。

5.3.3.本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交行政管理部进行登记编号保管，不

得个人保存。

5.4.公文的阅批与分转

5.4.1.凡正式文件均需由行政管理部经理、部门经理根据文件内容和性质阅签后，由文件管

理人员分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导（或分管领导）亲自阅批后分送承

办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要立即办。

5.4.2.一般函、电、单据等，由文件管理人员直接分转处理。如涉及几个单位或部门会办的

文件，应同主办单位或部门联系后再分转处理。

5.4.3.为加速文件运转，文件管理人员应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门，

如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次分转，整个文件从接收到分转完成最迟

公文管理制度V1.0

不得超过2天（特殊情况例外）。

5.5.文件的传阅与催办

5.5.1.传阅文件应严格控制传阅范围，不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所，不得

向外泄露文件内容，更不得将文