文件资料管理培训.pptx

文件资料管理培训;ISO对文件与记录的要求

;d)确保在使用外可获得适用文件的有关版本；

e)确保文件保持清晰、易于识别；

f)确保外来文件得到识别，并控制其分发；

g)防止作废文件非预期使用，若因任何原因而保留作废文件时，对这些文件进行适当的标识。

体系文件一般可分为手册、程序文件、作业指导书、

记录表单。;文件控制;文件的编制及审批授权人如下;所有一二三级文件须设立文件编号，编号原则如下：;所有的受控文件正本即原装文件需在每页背面盖上蓝色的正本文件印章；副本需在每页正面盖上

红色文件受控章；作废文件每页盖上废止文件印章；外来文件背面盖上外来文件印章后由文控中心统一保存。受控文件一律不可以直接复印。;一二三级文件的分发由文件制订人指定，文控中心按其指定的部门进行发放，公司的受控文件、资料发到相关部门后，各使用部门应指定专人负责保管，并放置于使用方便的场所，确保凡对体系的有效运行具有关键作用的岗位都能得到有关文件的现行版本。分发完成后，文控中心将已签收的分发清单和相应文件、资料一起存档，保留正本以便追溯和复印。

对于外来的国家或国际标准、客户/供应商的标准/规格等，由相关部门定期通过查询以及透过政府部门、商业咨询机构、互联网及其它专业机构，或通过客户/供应商及相关方的传达、收集，确保为最新版本，并由文控中心控制这些文件的使用.;4.2.4记录控制

※应建立并保持记录，以提供符合要求和质量管理体系有效运行的证据。记录应保持清晰、易于识别和检索。应编制形成文件的程序，以规定记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置所需的控制。;记录控制;记录表单的版本控制：当表单只作格式上的调整，其记录内容范围没有发生改变或增减时，可不作改版处理。只有当记录内容范围发生改变时，才作改版处理。

各种表单记录应使用质量记录总览表规定的最新版本的表单，不要随意制作表单记录，因各程序为由表单串联起来的业务流程。

填写时应字迹清晰，且填写时不准遗漏（保持完整），记录的填写必须真实、及时、清楚、正确，并有填写日期和填写人签字，真实是记录的生命。

书面错误需修改时，应用“/”将错误内容划去，重新书写正确内容，并在旁边签名、日期，不允许使用涂改液。;记录的典型问题：

盲。记录的设置、设计目的、功能不明，不是为管理、改进所用，而是为了应付检查。

乱。记录的设置、设计随意性强，缺乏体系考虑，记录的填写、保管收集混乱，责任不清。

散。保存、管理分散，未作统一规定。

松。记录填写、传递、保管要求不严，日常疏于检查，达不到要求，无人考核，且掉失涂改现象严重。

空。该填不填，空格很多，缺乏严肃性、法定性（严格地说：记录的每个空格都可视为未执行文件规定的要求）。

记录要遵循必要性、真实性、可追溯性、规范性原则实施。;THEEND;9、春去春又回，新桃换旧符。在那桃花盛开的地方，在这醉人芬芳的季节，愿你生活像春天一样阳光，心情像桃花一样美丽，日子像桃子一样甜蜜。10月-2010月-20Sunday,October18,2020

10、人的志向通常和他们的能力成正比例。23:48:4523:48:4523:4810/18/202011:48:45PM

11、夫学须志也，才须学也，非学无以广才，非志无以成学。10月-2023:48:4523:48Oct-2018-Oct-20

12、越是无能的人，越喜欢挑剔别人的错儿。23:48:4523:48:4523:48Sunday,October18,2020

13、志不立，天下无可成之事。10月-2010月-2023:48:4523:48:45October18,2020

14、ThankyouverymuchfortakingmewithyouonthatsplendidoutingtoLondon.ItwasthefirsttimethatIhadseentheToweroranyoftheotherfamoussights.IfIdgonealone,Icouldnthaveseennearlyasmuch,becauseIwouldnthaveknownmywayabout.

。18十月202011:48:45下午23:48:4510月-20

15、会当凌绝顶，一览众山小。十月2011:48下午10月-2023:48October18,2020

16、如果一个人不知道他要驶向哪头，那么任何风都不是顺风。2020/10/1823:48:4523:48:4518October2020

17、一