文员作业指导书.pdf

第一章职位说明书

第一节岗位职责

职位名称：总经办文员

直接隶属：总经办主任

直接下属：无

协调部门：集团各部门、分公司人行部

岗位描述：在总经办主任领导下，负责集团内部文件和外部文件的

收取、编号、传送、归档；负责总部的文件打印、复印、计算机管理与应

用，传真和电子信箱的收发,办公用品应用及管理、后勤库存管理及出入库

登记工作。

岗位职责：

1、负责集团文件的打印，外部文件的收取、编号、发送、整理、归

档、立卷工作；严格遵守保密制度。

2、负责总部的文件打印、复印、计算机管理与应用，传真和电子信

箱的收发工作。

3、严格履行文件发送交接登记手续，避免、因交接登记失误而造成

公文遗失等现象发生。

4、负责集团内部刊物、重要文件的收发、传递和保管。

5、负责集团印信的管理工作。

6、负责集团刊物《希波视界》的采编与发行工作。

7、负责对图书资料的建档与借阅工作。

8、负责来电来访的接待、记录、送达工作。

9、负责总经理办公室及本部门的内务整理。

10、负责集团所有计算机查杀毒的监督工作。

11、负责后勤库存管理及出入库登记工作。

12、严格控制办公费用指标，每月报办公费用考核表。

13、按时完成总经办主任交办的其他工作。

第二主要权利

1、对非本部门发文手续不全、书写不符合要求的文件，有权拒绝打

印。

2、对发文手续不全、书写不符合要求的文件，有权拒绝下发。

3、有权拒绝带毒软盘的接收使用。

4、有权对集团所有计算机查、杀毒工作进行周期性监督。

第二章日常规工作内容

第一卫生清理工作

1、提前十分钟到岗，清理办公室室内卫生。

2、负责办公室地面、墙壁、窗、门、桌椅、文件柜等设施的清洁。

第二办公设备开机准备工作

1、接通计算机电源。

2、接通传真机电源。

3、打印机、复印机使用时方可开机。

第三整理呈报材料

1、整理好报纸及代各部门转交总经理的各种材料，夹在文件夹内，

呈报总经理。

2、呈送时直接检查总经理办公室内水、茶、杯等备品是否足量。

第四节接收传真、电话

1、及时接听电话，按电话内容给予解答、回绝或转报，需要转报的

电话内容直接填写在待办单上。

2、接收传真件时询问清楚对方属哪单位、传真大致内容、传真发给

部门、接收人等，按工作需要决定是否接收（一般征费性广告单位不需接

收）。

3、通知接收部门领取传真件，监督其登记。

4、注意事项：

A、不可将董事长、总经理的办公室电话、手机号码告知非本公司人

员，对方询问可礼貌回绝。

B、不可将董事长、副董事长、总经理的办公地点、出差地点、路线

随便告知任何人。

C、不可透露传真内容。

第五节图书借阅

1、询问借阅人需要哪类书籍，书库是否拥有。

2、按《图书管理规定》由借阅人在《图书借阅一览表》中登记后借

阅。

3、借阅期限为一个月，到期后跟催借阅人归还或履行续借手续。

4、辞职员工须查阅《图书借阅一览表》，确认其是否有借阅书籍。

第六节报刊收发

1、各类报刊除董事长、总经理订阅的报刊、信件外，均由收发事门

卫分发。

2、董事长、总经理的报刊、信件在每天8：30前送至董事长、总经

理办公室。

3、董事长、总经理外出时，将收集