长篇文档排版教案1.pdf

Word2003长篇文档排版技巧（1）

要点：

（1）制作长文档前，先要规划好各种设置，尤其是样式设置；

（2）不同的篇章部分一定要分节，而不是分页。

这份报告要求的格式是：A4纸；要有封面和目录；单面打印；除封面和目录外，每页

要有页眉；页码一律在页面底端的右侧，封面和目录没有页码，目录之后为第1页。

一、设置纸张和文档网格

写文章前，不要上来就急于动笔，先要找好合适大小的“纸”，这个“纸”就是Word

中的页面设置。从菜单中选择【文件】|【页面设置】命令，显示“页面设置”对话框，选择

【纸张】选项卡，如图1所示。

图1

通常纸张大小都用A4纸，所以可采用默认设置。有时也会用B5纸，只需从“纸张大小”

中选择相应类型的纸即可。

很多人习惯先录入内容，最后再设纸张大小。由于默认是A4纸，如果改用B5纸，就

有可能使整篇文档的排版不能很好地满足要求。所以，先进行页面设置，可以直观地在录入

时看到页面中的内容和排版是否适宜，避免事后的修改。考虑到阅读报告的领导年龄都比较

大，对于密密麻麻的文字阅读起来比较费力，还可以调整一下文字。通常，很多人都采用增

大字号的办法。其实，可以在页面设置中调整字与字、行与行之间的间距，即使不增大字号，

也能使内容看起来更清晰。

在“页面设置”对话框中选择“文档网格”选项卡，如图2所示。

图2

选中“指定行和字符网格”，在“字符”设置中，默认为“每行39”个字符，可以适当

减小，例如改为“每行37”个字符。同样，在“行”设置中，默认为“每页44”行，可以适当减

小，例如改为“每页42”行。这样，文字的排列就均匀清晰了。

二、设置样式

现在，还是不用急于录入文字，需要指定一下文字的样式。通常，很多人都是在录入文

字后，用“字体”、“字号”等命令设置文字的格式，用“两端对齐”、“居中”等命令设置段

落的对齐，但这样的操作要重复很多次，而且一旦设置的不合理，最后还要一一修改。熟悉

Word技巧的人对于这样的格式修改并不担心，因为他可以用“格式刷”将修改后的格式一一

刷到其他需要改变格式的地方。然而，如果有几十个、上百个这样的修改，也得刷上几十次、

上百次，岂不是变成白领油漆工了？使用了样式就不必有这样的担心。

样式是什么？简单地说，样式就是格式的集合。通常所说的“格式”往往指单一的格式，

例如，“字体”格式、“字号”格式等。每次设置格式，都需要选择某一种格式，如果文字的

格式比较复杂，就需要多次进行不同的格式设置。而样式作为格式的集合，它可以包含几乎

所有的格式，设置时只需选择一下某个样式，就能把其中包含的各种格式一次性设置到文字

和段落上。

样式在设置时也很简单，将各种格式设计好后，起一个名字，就可以变成样式。而通常

情况下，我们只需使用Word提供的预设样式就可以了，如果预设的样式不能满足要求，只

需略加修改即可。

从菜单选择【格式】|【样式和格式】命令，在右侧的任务窗格中即可设置或应用格式

或样式，如图3所示。要注意任务窗格底端的“显示”中的内容，在图3中，“显示”为“有效

格式”，则其中的内容即有格式，又有样式。例如，“加粗”为格式，“标题1”为样式，“标题

1+居中”为样式和格式的混合格式。对于初学者来说，很容易混淆。为了清晰地理解样式的

概念，可在如图3所示的“显示”下拉列表中选择“有效样式”，则显示如图4所示的内容。这

时，将只会显示文档中正在使用及默认的样式。

图3图4

“正文”样式是文档中的默认样式，新建的文档中的文字通常都采用“正文”样式。很

多其他的样式都是在“正文”样式的基础上经过格式改变而设置出来的，因此“正文”样式

是Word中的最基础的样式，不要轻易修改它，一旦它被改变，将会影响所有基于“正文”样

式的其他样式的格式。

“标题1”~“标题9”为标题样式，它们通常用于各级标题段落，与其他样式最为不同的

是标题样式具有级别，分别对应级别1~9。这样，就能够通过级别得到文档结构图、大纲和

目录。在如图4所示的样式列表中，只显示了“标题1”~“标题3”的3个标题样式，如果标题

的级别比较多，可在如图3所示的“显示”下拉列表中选择“所有样式”，即可选择“标题4”