行政部采购管理制度.docx

行政部采购管理制度

??一、总则

1.目的

为加强公司采购工作的管理，规范采购行为，降低采购成本，保证采购质量，提高采购效率，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司行政部负责的所有采购活动，包括办公用品、办公设备、固定资产、劳保用品、食堂食材及其他行政类物资的采购。

3.基本原则

按需采购原则：根据公司实际需求进行采购，避免盲目采购和浪费。

质量优先原则：确保所采购物资的质量符合公司要求和相关标准。

价格合理原则：在保证质量的前提下，通过合理的采购渠道和谈判技巧，争取最优惠的价格。

阳光采购原则：采购过程公开、公平、公正，接受公司内部监督。

二、采购流程

（一）采购申请

1.使用部门提出申请

各部门根据实际工作需要，填写《采购申请表》，详细注明采购物资的名称、规格、型号、数量、预算金额、需求日期等信息，并由部门负责人签字确认。

2.审批流程

预算内采购：《采购申请表》经部门负责人签字后，提交至行政部采购专员。采购专员审核申请内容与实际需求相符后，报行政部经理审批。行政部经理审批通过后，即可进入采购环节。

超预算采购：若采购申请金额超过部门预算，需额外填写《预算外采购申请单》，详细说明超预算原因及采购必要性。经部门负责人、财务部门负责人、分管领导签字审批后，方可提交行政部采购专员进行采购申请流程。

（二）采购执行

1.采购专员进行采购

行政部采购专员收到经审批的《采购申请表》后，根据采购物资的性质、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式进行采购。采购方式包括但不限于以下几种：

集中采购：对于通用性强、采购量大的物资，如办公用品、劳保用品等，采用集中采购的方式，与供应商签订框架协议，定期采购。

分散采购：对于特殊规格、个性化需求的物资，采用分散采购的方式，直接与供应商进行谈判采购。

招标采购：对于金额较大、技术复杂的采购项目，如办公设备、固定资产等，采用招标采购的方式，通过发布招标公告、邀请供应商投标、开标、评标等程序，选择最优供应商。

2.选择供应商

采购专员通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。在选择供应商时，应考虑以下因素：

供应商资质：具备合法经营资质，信誉良好，无不良记录。

产品质量：所提供产品符合国家相关标准和公司要求。

价格水平：具有合理的价格体系，在市场上具有一定的价格竞争力。

服务能力：具备良好的售后服务能力，能够及时响应公司需求。

供应能力：能够按时、按质、按量供应所需物资。

采购专员对收集到的供应商信息进行整理、分析和评估，选择至少三家符合要求的供应商进行询价或招标。

3.询价与报价

采购专员向选定的供应商发送询价函，详细说明采购物资的规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点等信息，并要求供应商在规定时间内报价。供应商应根据询价函要求，提供详细的报价清单，包括产品价格、运输费用、税费等。采购专员对各供应商的报价进行比较和分析，选择价格合理、综合条件最优的供应商进行商务谈判。

4.商务谈判

采购专员与选定的供应商进行商务谈判，就采购价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款进行协商。在谈判过程中，采购专员应坚持公司利益最大化的原则，充分了解供应商的成本结构和利润空间，争取最优惠的采购条件。谈判达成一致后，双方签订采购合同或采购订单。

（三）合同签订

1.合同审核

采购合同或采购订单签订前，需提交至行政部法务人员进行审核。法务人员主要审核合同条款是否符合法律法规要求，是否存在法律风险，合同双方的权利义务是否明确等。审核通过后，在合同上加盖公司合同专用章。

2.合同签订

采购专员根据法务人员审核意见，与供应商签订采购合同或采购订单。合同或订单应明确采购物资的名称、规格、型号、数量、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款，确保双方权利义务清晰。合同签订后，采购专员应将合同副本分别发送至财务部门、使用部门等相关部门备案。

（四）验收入库

1.到货通知

采购专员应及时跟踪采购物资的到货情况，在物资到货前，提前通知使用部门和仓库管理人员做好验收准备工作。

2.验收标准

使用部门和仓库管理人员根据采购合同或采购订单要求，对采购物资的名称、规格、型号、数量、质量等进行验收。验收标准如下：

数量验收：按照送货单或发票核对物资数量，确保数量准确无误。

质量验收：依据采购合同约定的质量标准，对物资的外观、性能、功能等进行检验，确保质量符合要求。对于需要进行专业检测的物资，应委托具有资质的第三方检测机构进行检测。

规格型号验收：核对物资的规格型号是否与采购合同一致。

3.验收记录

验收人员在验收过程中，