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商务接待礼仪与流程手册

一、接待准备

（一）明确接待目的与对象

1、搞清楚为什么要接待这位客人，是商务合作洽谈、业务交流，

还是上级视察等。比如是为了促成一笔重要的订单，还是与合作伙伴

沟通近期项目进展。

2、详细了解客人的身份、职位、人数、性别、民族、宗教信仰等

信息。要是来的是国外客人，还得知道人家的文化习俗和禁忌。

（二）收集客人信息

1、提前和对方沟通，掌握客人的行程安排，包括抵达时间、离开

时间、乘坐的交通工具等。像客人坐哪趟航班、火车几点到，都要弄

得明明白白。

2、了解客人的特殊需求，比如有人对饮食有特殊要求，是素食主

义者，还是对某些食物过敏；有人身体不好，需要特殊的照顾等。

（三）制定接待计划

1、根据接待目的和客人信息，安排好接待流程。从客人下飞机、

火车开始，到参观公司、会议室洽谈，再到送客，每个环节都规划清

楚。

2、确定接待人员，安排好接待人员的分工，谁负责迎接、谁负责

讲解、谁负责记录等。

3、准备好接待资料，如公司简介、产品资料、项目介绍等，要是

有合作意向书等相关文件也一并备好。

4、安排好交通车辆，保证车辆干净整洁、性能良好，司机也要准

时准点。

5、确定接待场所，像会议室要提前调试好设备，保证音响、投影

仪等正常运行；如果安排就餐，要选好合适的餐厅。

（四）物资准备

1、准备好文具，如笔记本、笔、文件夹等，方便记录和整理资料。

2、准备好饮品，像茶、咖啡、矿泉水等，摆在会议室和接待区域。

3、如果需要，准备一些水果、点心等小食品。

4、确保接待场所的卫生干净，提前打扫，整理好桌椅，摆放好绿

植。

二、迎接环节

（一）提前到达指定地点

1、如果是迎接乘坐飞机的客人，要提前了解航班动态，在飞机预

计到达时间前至少30分钟到达机场。

2、要是迎接火车客人，提前20分钟到达火车站。

3、在到达迎接地点后，找好明显的位置等待客人，比如在机场的

出站口显眼处举着写有客人姓名的牌子。

（二）热情迎接

1、客人出现后，主动上前打招呼，面带微笑，伸出右手，眼神友

好地与客人交流，说些欢迎的话，如“欢迎您来我们公司”“一路辛苦了”。

2、帮忙拿行李，如果客人行李较多，要礼貌地询问是否需要帮忙，

并小心地接过行李。

（三）引导客人上车

1、用手势引导客人走向车辆，一般是伸出手掌，指向车辆的方向，

说“请这边走”。

2、为客人打开车门，用手挡住车门上方，防止客人碰头。

3、等客人上车后，再轻轻关上车门。

（四）途中交流

1、在车辆行驶过程中，简单介绍一下本地的概况、公司的基本情

况等，但不要过于冗长。

2、可以关心一下客人旅途是否愉快，问问对本地的初步印象。

三、公司参观环节

（一）到达公司

1、车辆到达公司后，引导客人下车，同样要注意帮忙开车门和引

导。

2、带领客人进入公司大门，向客人介绍公司的外观和标志性建筑。

（二）参观路线安排

1、根据公司的实际情况和客人的关注点，规划好参观路线。比如

先参观公司的展厅，了解公司的发展历程、产品系列等。

2、接着参观生产车间，要是有正在生产的产品，要向客人介绍生

产工艺和流程，但要注意安全，提醒客人佩戴好安全帽等防护用品。

3、再参观研发部门、办公区域等，让客人了解公司的日常运作。

（三）讲解介绍

1、安排专业的讲解人员，对公司的各个方面进行详细介绍。讲解

人员要语言清晰、表达流畅，突出公司的优势和特色。

2、在参观过程中，随时回答客人的问题，与客人进行互动交流。

四、会议洽谈环节

（一）进入会议室

1、提前打开会议室的门，引导客人进入会议室就座。

2、按照主宾、次宾等顺序安排座位，一般主宾坐在会议桌的正面

或最里面的位置。

（二）会议资料准备

1、将准备好的公司简介、产品资料等放在每个座位前，方便客人

查阅。

2、如果有演示文稿，提前在会议室的电脑上打开，并调试好投影

仪等设备。

（三）会议进行

1、会议开始时，主持人简要介绍会