公司部门会务接待手册.pdf

公司部门会务接待手册

一、手册说明

《会务接待手册》内容主要包含组织一次会议中所应做好的各项工作（会

前、会中、会后）及注意事项，以便于会务人员掌握会议服务的各项流程，更

好地为会议做好服务保障工作。

二、有关会议的说明

1.适用范围：本手册所指会议是指公司或部门牵头组织的各类会议。

2.会议通知应包括以下几项内容：

3.会议目的：明确说明举行此次会议要达到的效果；

4.会议时间：应包括会议的开始时间和结束时间；

5.会议地点：会议地点应明确标出，如果会议地点在公司外部，与会人员

并不熟悉，会议通知中应附上会议地点示意图；

6.会议议程：根据会议内容不同，可分为汇报、通报、研讨等内容。每项

会议议程应列出本项议程的汇报人、参会人员、列席人员和主持人的名

单。组织会议人员在确定与会人员时，应在明确会议目的基础上确定哪

些人必须参会，努力做到既不因某人的缺席影响会议效果，也不影响与

本次会议关系不大的人员的正常工作。同时又给相关人员以学习、观摩

的机会。

7.会议注意事项：

（1）着装要求：应以衣着整洁、大方得体为主要原则，必须佩带工作

牌。如有正装的着装要求需要明确指出。

（2）会议要求：会议组织者根据会议的性质和内容确定会议内容是要

录像、摄像。尽量保留第一手资料，并作为公司发展史的一部分

存档。会议如需保密，应做好保密工作。

（3）对请假的要求：明确参会人员因特殊原因无法参会需要向会议会

议会务组指定人请假，待准假后方可请假。会议组织者不得请

假。

（4）交通、食宿：如果会议需要安排组织与会人员的交通和食宿，应

确定住宿人员名单，落实人员达到报道时间，做好车辆接送安排

与食宿安排登记。

流程图：

人员

会议组织部门会务组相关部门备注

时序

开始

确定会议议题、目的、内容、

会前选址及确定

时间、参会人员范围

咨询酒店会议室及客房

起草会议通知

信息等。

审N修改

反馈

Y发布

人员确认、会议预算

接收

会议准备

1.预定会议室、用餐、会

起草会务通知议设备。

2.与会人员接送的车辆

会议议程制作

安排。