附录A.2 档案管理办法.doc

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中国水利水电第八工程局有限公司基础公司

档案管理办法

Q/FORMTEXTZSD0820702—2015

批准人：XXX

审核人：肖光军

编写人：戴伟国

文件会签表

人力资源办

党群工作办

工程管理办

财务管理办

经营管理办

市场营销办

设备物资办

安全环保办

主管部门：综合管理办公室

目录

TOC\o1-3\h\z\u一、总则 3

二、档案管理 3

档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值用的各种文字、图像、声像等不同形式的历史记录。

一、总则

（一）基础公司档案工作实行统一领导、统一制度、统一标准，分级管理的原则；并接收上级档案管理部门的监督和指导。

（二）基础公司任何部门和个人不得将档案据为部门或私人所有。

二、档案管理

（一）档案管理的职责要求

1.根据公司要求确定档案保管人员，负责各类文件材料归档和档案保管、借用、销毁、移交等工作，并做到防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠等确保档案的安全性、完整性。

2.档案管理人员应做好档案各环节基础数据的记录和统计，严格遵守档案保密制度，妥善保管库存档案，不得损坏、丢失，禁止擅自公开、销毁，严禁倒卖、外赠。

（二）档案保管期限与归口部门

1.文书档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。基础公司文书档案包括党、政、工、团、纪委以及各项目上报OA系统的文件，外单位的传真文件等，经打印或是复印后装订成册，由综合办公室负责保管。

2.科技档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。基础公司在科学研究、基建施工活动中形成的具有保存价值的、并经过鉴定、整理、归档的各种载体文件，如：图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、声像、光碟等科技文件资料等由工程管理办公室负责保管。

3.会计档案的保管期限分为永久、定期两种；定期保管期限分为5、15、25年三种。公司及各项目部在经济活动中形成的、具有查考价值的会计凭证、会计帐簿、会计报表和其他有关的会计核算材料等由财务管理办公室负责保管。

4.人事档案是人力资源等部门以人为单位记述员工经历与德才表现并集中保存的材料。由人力资源办公室负责保管。

（三）档案的借用

1.档案管理员应仔细核对借阅人信息，借用人须严格履行借用手续，填写档案借阅情况登记表。

2.档案管理员在档案归还时需要确认借用档案是否完好，是否有涂改、损毁、抽取、取页等情况。

3.档案借用时间不得超过30天。借用期限届满，确需继续借用的须重新办理借阅手续。借用期间借用人不得将档案转借他人。

4.非本公司员工查阅档案须持单位介绍信，经公司主管领导签字批准，方可查阅。并有专人负责监督查阅过程。

5.基础公司档案的借用，原则上只限于职责范围内，不提供任何个人私人信息的需求。

6.基础公司员工未归还借用的档案前，不得办理调动手续。

（四）档案的移交

1．凡在基础公司公务活动中形成的具有保存、查考价值的各种门类和载体文件材料，要求一律移交原件，均按要求进行收集、整理、鉴定。

2.各部门所管理的档案移交时，应详细列好移交清单并核对清楚后，由移交人、接交人、监交人分别签字，并将移交清单与移交档案一并保存。

3.档案管理员调离工作时，有档案损坏、遗漏情况，要查明原因，及时采取补收手续，确保档案资料完整。