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物业公司档案建立与管理
（一）档案的建立与管理
知识经济的悄然崛起，使信息的重要性日益凸显，信息资源已成为物业管理项目中不可缺少的组成部分。在项目档案建立与管理中，?我们将采用先进的计算机网络技术，对档案进行集中有序、标准、?规范的管理，配合先进资料检索软件以达到信息共享、合理利用的?目的，同时我们在信息资料收集中将广开渠道，对项目从主体到配?套，从建筑到环境，从硬件到软件都建立起相应的管理档案，有效?保证物业管理服务质量，提升物业管理整体水平。为此，我们建立?了一整套从档案收集、分类、归档、使用到销毁的管理制度及档案?管理人员的职责，以保证档案管理满足物业管理的需要。
1、资料的收集
在此项目管理中心设立专门的档案室，并有客服部的主管负责管理。在资料收集时应保证内容的丰富及渠道的广泛。按照档案的不同分?类，我们将通过两个途径进行收集。首先与业主委员会积极合作，力争全面、准确的收集到工程建设及工程技术等原始资料；第二是?在日常生活中建立房屋维修档案，设备运行档案、投诉回访记录等以及
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其他相关资料，并将档案的收集形成制度化。
2、资料的整理和分类
在收集到原始资料后，统一由档案管理员集中整理。剔除作废的和?无效的记录，修补破损的文档，然后按类别进行装订并整理成册，?做到条理清晰、分类合理、易于检查。
3、资料的归档管理
（1）对于分类整理好的信息资料进行分类保存即为归档。在此项目的档案管理中我们将实行原始资料和电脑档案双轨制，确保存储方?式的多元化，尽可能将资料转化为电脑磁盘存储以便于查找。同时?运用录像带、录音带、胶卷、照片、表格、图片等多种形式保存，?使抽象的档案资料具体化、形象化。
（2）对业主和物业服务中心利益影响较大的档案应加密保存。这些档案在电脑中按授权级别检索、对保存在档案室的原始资料应严格?控制借阅。档案管理员应编制统一的档案分类说明书及档案总目录，并按部门、内容、年度、保存期限及保密程序的分类顺序进行组卷、逐一编号，登记造册、编制目录，分柜保存。业主档案资料的分类?原则是按业主购房位置、各办公机构的设置及办公性质建档。
（3）为保证档案的安全和完善，档案室应随时保持干燥、通风、清洁，并加装安防设施。同时配置合适的文件柜、文件盒以及消防器?材等，确保存储地点符合防火、防虫、防鼠、防潮等要求并定期巡?查。档案室应避免无关人员任意进出，档案室钥匙交由档案管理员?专门保管。
存档?登记表
编号：
存入档案名称：
存档类别：
存档单位：
存档人：
存档份数：
存档时间：
存档事由：
是否加盖印章
印章类别
4、?档案销毁
根据文档的保存期限和性质，定期对过期和作废的文档进行剔除和销毁，防止档案的堆积和混淆。对于已存档期的档案经主管领导批准可销毁，同时建立已销毁文档清单。
（二）档案分类
1、基础管理文件材料
（1）项目规划详图、竣工总平面图、单体建筑、结构、设备的竣工图、绿化平面图、附属配套设施、地下管网工程竣工图等文件资料。
（2）竣工验收合格报告、新建住宅上平方准许交付使用证等文件材料。
（3）物业质量保证文件和使用说明文件等资料。
（4）供水、供电、供气、供热、有线电视等专业服务协议，消防设施合?格证，电梯准用证、年检资料等材料。
（5）承接查验手续等文件材料。
（6）各种机电设备出厂合格证，使用说明书、安装调试报告、保修卡、保修协议等文件材料。
（7）业主购房合同文件。
（8）维修基金管理、使用、续筹等文件材料。
（9）前期物业管理服务合同、物业管理服务合同及其他协议等文件材料。
（10）装饰装修管理规定及巡查、制止违规行为、向行政管理部门报告记录。
（11）与业主大会往来文件材料。
（12）申报达标、市优、国家示范项目的争创规划、实施方案等文件材料。
（13）各项管理制度、规定，各岗位工作标准，各级各类人员的岗位职责及考核办法等文件资料。
（14）管理违约。
（15）业主档案。
（16）房屋及其配套设计权属材料。
（17）投诉记录及处理、回访等文件材料。
（18）业主满意度调查及分析、整改措施等文件材料。
（19）特约服务等文件材料。
（20）项目管理的年度计划、总结。
（21）与公司往来的各种请示、报告、批文等。
（22）与辖区物业行政主管部门、各专业服务部门往来文件材料、项目管理会议记录、与业主委员会之间沟通协调有关事项会议记录、参加社区联席会议记录等文件材料。
（23）员工管理文件材料。（A）员工花名册
（B）员工培训记录（培训计划、地点、签到单、考评单）
（24）钥匙管理文件材料。
（25）其他应归档的综合性文件材料。
（26）各种提示、通知资料留存（或照片等）。
2、房屋管理与维修养护
（1）公共区域巡查记录
（2）领料单
（3）维修派工单
（4）报修记录
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