办公室3—公司机关日常管理规定.docVIP

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公文处理及收发文控制程序

一、公文处理办法。

公司公文处理执行集团公司办〔2006〕165号《中铁十二局集团公司公文处理办法》（见附件1）的有关规定，不再另行制定办法。

二、收发文管理程序

（一）发文处理程序

发文处理程序一般包括拟搞、核稿、登记编号、签发、印制、盖章、送发、归档。发文的审核及签发过程应使用公司发文稿纸进行审批。（附表1）

拟稿：根据工作任务由相关职能部门拟稿。

核稿：先由拟稿部门负责人对文稿内容进行审核及文字校对，然后交由办公室专职秘书，依据公文处理办法进行文稿及行文格式的审核。

会签：根据文稿内容,由涉及单位或联合发稿的部门负责人审核稿件内容进行会签。

签发：以公司或公司党委名义上报的请示、报告或下发的文件等分别由董事长、总经理或党委书记审核、签发；其他部门下发的文件由分管领导签发。

登记编号：经公司领导签发同意发文后，由办公室统一负责进行发文编号登记。

印制：文稿印制前，办公室文印人员应对文稿的报头、文号、主送单位、发放范围、排版格式、印制份数等进行认真检查校核；以公司党委或公司名义上报、下发的文件分别用“中共中铁十二局集团电气化工程有限公司委员会”、“中铁十二局集团电气化工程有限公司文件”报头纸印制；以公司纪委、工会、团委名义行文的文件分别使用“中共中铁十二局集团电气化工程有限公司纪律检查委员会文件”、“中国铁路工会中铁十二局集团电气化工程有限公司委员会文件”、“共青团中铁十二局集团电气化工程有限公司委员会文件”报头纸印制；一般性函件用“中铁十二局集团电气化工程有限公司”报头纸印制。

用印：以公司党委或公司名义上报、下发的文件材料，需分别加盖“中共中铁十二局集团电气化工程有限公司委员会”、“中十二局集团电气化工程有限公司”印章；以公司纪委、工会、团委名义行文的文件分别加盖各自印章，并作好用印登记。

送发∶对照原稿，对文稿的报头、文号、报送及发放范围及份数进行逐项检查；按照有关规定，衡量文件的印制过程是否符合要求；按发放范围除通过网络公布文件外，应及时将纸质文件送发到指定范围。

归档：由承办单位将文件的原稿、发文纸和印制好的文件交公司档案室存档。承办单位也应留文归档，并根据发文数量定期汇编成册，以便查询。

（二）收文处理程序

1、公司内各单位（部门）向党委、公司、纪委、工会、团委等报送的请示、报告、汇报等材料的送阅处理程序：

eq\o\ac(○,1)、审阅来文是否符合报送要求；

eq\o\ac(○,2)、填写收文登记并编号；

eq\o\ac(○,3)、按照办公室负责人意见，送有关领导阅示，并按领导阅示的意见传阅；

④将来文转承办单位（部门）处理，并做好签收登记。

⑤催办处理情况；

⑥归档。

2、上级来文处理程序:

eq\o\ac(○,1)、填写收文登记并编号；

eq\o\ac(○,2)、按文件内容分类处理。上级文件及重要信息刊物依据文件要求及性质依次传阅、办理；其他来文，送有关领导阅示。

eq\o\ac(○,3)、按领导批示传阅或转有关部门承办；

eq\o\ac(○,4)、催办来文落实情况；

eq\o\ac(○,5)、严格按归档要求归档。

3、外单位来往函件的处理程序

eq\o\ac(○,1)、凡署名“电气化工程有限公司”、“电气化工程有限公司办公室”收的函件,由办公室启封并填写外来文件收文登记。启封后的函件依据函件内容，按照收文处理程序办理。

eq\o\ac(○,2)、其他署名函件按照署名部门或单位及时转送，并做好签收登记。

附表1

电气化工程有限公司()发文稿纸

[]号

紧急程度

秘密等级

限制级别

签发

会签

主送

抄送

拟稿单位

拟稿人

校对

单位审稿

办公室核稿

打字

联系人

电话

份数

附件

主题词

标题

印信管理

一、公司机关印信管理

公司印章、公司法定代表人名章、公司领导名章的刻制和管理由办公室设专人统一负责。

1、为确保公司公章用印安全，公章使用需要做到以下四点：

（1）用印部门需有用印申请和领导签字批准方可使用公章，用章后做好登记。

（2）印章管理人员对用印事由把好关，严禁公章私用。

（3）公章加盖要注意规范性，不得出现空白章，确有需要时应另填空白公章使用申请表（附表2）报主管领导审批后，方可指定专人办理。

（4）以公司名义发的各类证书、奖状等，需加盖公司印章的，必须经过领导签字批准后，按核定的分数盖章，空白证书、奖状不予盖章。

2、印章的日常管理。印章管理人员岗位变迁时，要认真做好移交手续，确保印章安全受控。因工程施工或招投标需要等需借用公司公章的，必须由使用单位或部门填写《行政公章借用审批表》（附表3