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文件与档案管理办法

TOC\o1-2\h\u19921第一章文件与档案管理的总则 1

77811.1文件与档案管理的目的 1

311241.2文件与档案管理的适用范围 1

13941第二章文件的形成与收集 2

135612.1文件的形成要求 2

308862.2文件的收集流程 2

5093第三章文件的分类与编号 2

254743.1文件的分类标准 2

215163.2文件的编号规则 2

23033第四章文件的归档 2

83224.1文件归档的时间要求 2

264114.2文件归档的手续 2

6871第五章档案的保管 3

96125.1档案保管的条件 3

77285.2档案保管的安全措施 3

3115第六章档案的利用 3

51086.1档案查阅的规定 3

151356.2档案复制的流程 3

12032第七章档案的销毁 3

267247.1档案销毁的条件 3

188327.2档案销毁的程序 3

22711第八章附则 4

171998.1解释权 4

276948.2实施日期 4

第一章文件与档案管理的总则

1.1文件与档案管理的目的

文件与档案管理的目的在于保证各类文件和档案的完整性、准确性和安全性，为企业的运营和决策提供可靠的信息支持。通过有效的管理，能够提高工作效率，便于信息的查询和利用，同时也有助于保护企业的知识产权和历史记录。

1.2文件与档案管理的适用范围

本办法适用于企业内部各类文件和档案的管理，包括但不限于行政管理文件、财务文件、人事档案、项目档案等。涵盖了企业从成立到运营过程中产生的各种纸质和电子文件、档案。无论是总部还是分支机构，都应严格按照本办法进行文件与档案的管理工作。

第二章文件的形成与收集

2.1文件的形成要求

文件的形成应遵循规范化、标准化的原则。文件的内容应准确、清晰、完整，语言表达应简洁明了，避免使用模糊、含混的词汇。文件的格式应统一，包括字体、字号、行距、页边距等方面的规定。对于重要文件，应经过相关部门的审核和批准后方可正式形成。

2.2文件的收集流程

各部门应指定专人负责文件的收集工作。收集的范围包括本部门内部产生的文件以及与本部门工作相关的外部文件。收集工作应定期进行，保证文件的及时收集。在收集过程中，应对文件的完整性和准确性进行检查，如发觉问题应及时与相关人员沟通解决。收集到的文件应进行初步分类和登记，为后续的处理工作做好准备。

第三章文件的分类与编号

3.1文件的分类标准

根据文件的内容和性质，将文件分为行政管理类、财务类、人事类、业务类等多个类别。每个类别下再根据具体的业务内容进行细分，如行政管理类可分为通知、报告、合同等。分类标准应明确、具体，便于操作和管理。

3.2文件的编号规则

文件编号应具有唯一性和可识别性。编号规则采用分类编码与流水号相结合的方式，例如，行政管理类文件的编号为XG001，其中XG表示行政管理类，001为流水号。编号应在文件形成时确定，并在文件的首页和每页的右上角进行标注。

第四章文件的归档

4.1文件归档的时间要求

文件的归档应及时进行。对于定期产生的文件，如月报、季报、年报等，应在规定的时间内完成归档工作。对于其他文件，应在文件办理完毕后的一个月内进行归档。特殊情况需要延期归档的，应经相关领导批准。

4.2文件归档的手续

归档时，应由文件形成部门填写归档清单，注明文件的编号、名称、日期、页数等信息，并经部门负责人审核签字。档案管理部门在接收归档文件时，应进行核对，如发觉问题应及时与文件形成部门沟通解决。核对无误后，档案管理部门应在归档清单上签字确认，并将文件存入档案库。

第五章档案的保管

5.1档案保管的条件

档案保管应具备适宜的环境条件。档案库应保持干燥、通风，温度和湿度应控制在适宜的范围内。档案库应采取防火、防潮、防虫、防盗等安全措施，保证档案的安全。同时应配备必要的设备和设施，如档案柜、灭火器、除湿机等。

5.2档案保管的安全措施

加强档案库的管理，严格限制非档案管理人员进入档案库。档案管理人员应定期对档案进行检查，如发觉档案有破损、霉变、虫蛀等情况，应及时采取措施进行处理。建立档案备份制度，对重要档案进行定期备份，以防数据丢失。

第六章档案的利用

6.1档案查阅的规定

查阅档案需提出申请，填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准。查阅档案时，应在指定的地点进行，不得擅自将档案带出。查阅过程中，应爱护档案，不得涂改、损坏、丢失档案。

6.2档案复制的流程

如需复制档案